1.16 - Manutenzione e Assestamento Archivi

• 1.16.1 - Servizi Manutenzione Conti
• 1.16.1.1 - Modifica Codice Conto
• 1.16.1.14 - Ricostruzione Saldi
• 1.16.1.15 - Disattiva Clienti/Fornitori non movimentati
• 1.16.1.16 - Ricalcolo Plafond Residuo Dichiarazione d'Intento
• 1.16.1.2 - Ristrutturazione Piano dei Conti
• 1.16.1.3 - Duplica Conto
• 1.16.1.4 - Aggiornamento Rapporto Contabile su Anagrafica
• 1.16.1.5 - Riorganizzazione Anagrafiche clienti/fornitori
• 1.16.10 - Servizi Manutenzione Movimenti
• 1.16.10.1 - Elimina movimenti contabili obsoleti
• 1.16.10.2 - Riattiva movimenti IVA
• 1.16.10.3 - Riattiva movimenti Giornale
• 1.16.10.6 - Annullamento Chiusura/Apertura Conti
• 1.16.15 - Servizi Archiviazione Documentale
• 1.16.15.2 - DMI-ArXi
• 1.16.15.2.1 - Acquisizione Documenti Passivi
• 1.16.26 - Servizi Personalizzati
• 1.16.26.1 - Megamark
• 1.16.26.1.1 - Acquisizione PDF Fatture Punti Vendita
• 1.16.26.1.12 - Import Fatture/Note Credito Telecom/Buoni Pasto
• 1.16.26.1.19 - Acquisizione PDF Fatture Punti Vendita
• 1.16.26.1.22 - Acquisizione Tickets da KIR

1.16.1 - Servizi Manutenzione Conti

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1.16.1.1 - Modifica Codice Conto

Indipendentemente dal caso concreto, il conto di partenza è sempre e comunque cancellato e tutte le sue occorrenze, nell'ambito degli archivi di SIGECOB, sono automaticamente sostituite con quelle del nuovo codice.

La fusione di due conti comporta la somma dei progressivi del conto di partenza su quello d'arrivo.

In fase di esecuzione, la procedura provvede ad indicare lo stato di avanzamento dell'elaborazione. Infatti, il termine di ciascuna fase di aggiornamento è segnalato a video, con l'indicazione della fase appena conclusa. Al termine dell'elaborazione, è prodotto un tabulato riportante gli estremi delle operazioni effettuate.

 

È necessario che il conto d'arrivo e il conto di partenza siano dello stesso tipo.

Prima di eseguire la funzione Modifica Codice Conto, si consiglia di effettuare sempre una copia degli archivi.

1.16.1.14 - Ricostruzione Saldi

Questa funzione permette di ricostruire i Progressivi Anno corrente e Anno precedente (Saldo iniziale e Dare/Avere) di tutti i Conti di Contabilità Generale, assumendo i dati dai movimenti contabili.

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Operativamente, è richiesto d'impostare la Ditta e l'Anno contabile (0 per l'Anno corrente e 1 per l'Anno precedente).
Convalidare per confermare l'elaborazione.

Sono esclusi dal calcolo tutti i movimenti in accertamento.

1.16.1.15 - Disattiva Clienti/Fornitori non movimentati

Questa funzione permette di disattivare i Clienti/Fornitori Non movimentati da almeno un anno e su cui i Progressivi A.C. e A.P. sono a zero. Per accertare che i Clienti/Fornitori non siano movimentati da almeno un anno, il programma controlla gli archivi dei movimenti contabili, dei movimenti di magazzino e degli ordini.
Sui Conti disattivati, il campo Stato assumerà in automatico il valore D (Disattivato).

È prevista una procedura schedulata che Non disattiva i Clienti/Fornitori, ma provvede ad inviare un flusso csv, con l'elenco dei Conti non movimentati, agli Interlocutori indicati nella Tabella procedurale ALT-Alert Modifica Clienti, in corrispondenza del Tipo Alert DCNM (se alert attivo).

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Modalità Operativa

Il programma richiede l'impostazione dei seguenti campi:

Ditta

Non movimentato dal
Il programma propone la data di 2 anni antecedente a quella di elaborazione, con possibilità di modifica. In ogni caso, la data impostata deve essere inferiore di almeno un anno rispetto a quella dell'elaborazione.

Escluso i Conti inseriti dopo
Questo campo permette di escludere dall'elaborazione i Conti inseriti dopo la data impostata.

Completata l'impostazione dei parametri, cliccare sul pulsante di Convalida :

Attivare il check-box in corrispondenza dei Conti da disattivare, quindi cliccare su Convalida . Per selezionarli massivamente, è sufficiente cliccare sul check-box d'intestazione del data-grid.

1.16.1.16 - Ricalcolo Plafond Residuo Dichiarazione d'Intento

Questa funzione permette di ricalcolare il plafond residuo dei Clienti/Fornitori e può essere eseguita anche in modalità schedulata.

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Modalità Operativa

È richiesta l'impostazione dei seguenti campi:

Ditta

Anno contabile
Impostare 0 (zero) per Anno corrente oppure 1 per Anno precedente.

Stato Plafond
Valore fisso ad 1 (solo capienti).

Tipo Conto
Il ricalcolo del plafond può essere eseguito solo per i Clienti (valore C), solo per i Fornitori (valore F) o per entrambi (spazio).

Conto
Impostare il Conto Cliente o Fornitore per il quale eseguire il ricalcolo; è possibile indicare solo il Mastro, in modo da elaborare tutti i Clienti/Fornitori. Se il Tipo Conto è a spazio, invece, Non è ovviamente possibile impostare questo campo.

1.16.1.2 - Ristrutturazione Piano dei Conti

Con questa funzione l'utente ha la possibilità di modificare completamente la struttura del Piano dei Conti, relativamente ad un gruppo.

Poiché più ditte possono avvalersi di uno stesso Piano dei Conti, le eventuali modifiche apportate a quest'ultimo, produrranno i loro effetti su ognuna di esse.

In fase di esecuzione, la procedura provvede ad indicare lo stato di avanzamento dell'elaborazione. Infatti, il termine di ciascuna fase di aggiornamento è segnalato a video, con l'indicazione della fase appena conclusa.

1. Immissione Conti

Questa fase richiede l'impostazione del Gruppo Piano dei Conti e l'indicazione dei conti di partenza, da modificare nei corrispondenti conti d'arrivo.

Poiché le impostazioni testé indicate saranno memorizzate in un file di servizio, il loro inserimento e la relativa modifica possono essere effettuate in momenti distinti.

Dopo aver impostato il Gruppo Piano dei Conti, l'ambiente di lavoro si presenta come segue: 

Confermando il messaggio decisionale si effettua la cancellazione del file di servizio, annullandolo invece, le nuove impostazioni saranno aggiunte in coda. A questo punto, è richiesta la valorizzazione dei seguenti campi:

Conto da modificare
Inserire il codice del Conto di Partenza, nel formato AAAAAAAMM (Analitico seguito dal Mastro). Impostando l'analitico maggiore di 0 (zero), è possibile trasferire solo un conto generale. Impostando solo il mastro invece, si trasferiscono tutti i conti Clienti/Fornitori/Generali da un mastro ad un altro, mantenendo sempre lo stesso analitico.

Si osservi, che mentre più conti da modificare possono confluire in uno stesso conto nuovo, in cui saranno sommati i vari progressivi, un singolo conto da modificare non può e non deve confluire in diversi conti nuovi.

Conto nuovo
Unico vincolo sta nell'esistenza del mastro da impostare.

E' opportuno ribadire, che se la modifica dei conti è effettuata a livello di mastro, la funzione manterrà gli stessi analitici.

2. Immissione conti da lista esterna

Questa funzione semplifica notevolmente la ristrutturazione del Piano dei Conti, offrendo all'utente la possibilità d'impostare i dati (conti di partenza e d'arrivo) in un file esterno ad . Detto file può essere creato in formato testo (con Wordpad, Notepad, o altro) o csv. L'impostazione della prima riga del file deve essere effettuata come nel seguente esempio:

CODE_CONT;CODE_CONA

dove CODE_CONT rappresenta la colonna dei conti da modificare (conti di partenza) e CODE_CONA quella dei conti d'arrivo, in cui dovranno confluire i primi.

Nelle righe successive invece, vanno invece impostati i codici da sottoporre a modifica, seguendo una delle due modalità riportate:

12,07; 15,06
1207; 1506

Eseguendo la ristrutturazione come indicata nell'esempio, il conto cliente 12,07 Rossi Mario e gli eventuali movimenti in esso presenti confluiranno nel conto 15,06. Quest'ultimo potrà essere un conto nuovo o un conto già esistente, nel qual caso tutti i movimenti del conto 12,07 si accoderanno a quelli del conto 15,06.

Un'ulteriore modalità invece, prevede l'impostazione diretta dei mastri, come nell'esempio di seguito riportato:

07;06

In questo caso il mastro 07 (con tipo file “G”) e tutti i suoi analitici confluiranno nel mastro 06 (sempre con tipo file “G”), provvedendo, nel caso ci siano analitici già esistenti, ad accodare i movimenti del conto di partenza a quelli del conto d'arrivo.

Come si evince dall'esempio, i conti o i mastri di partenza e d'arrivo devono avere lo stesso tipo file.

L'esecuzione della fase di ristrutturazione determina la cancellazione del file di servizio.

3. Verifica impostazioni

Questa fase consente di controllare quanto inserito nel file di servizio. A tal fine saranno stampati due tabulati che, a scelta dell'utente, potranno essere riferiti alla singola ditta o a tutte le ditte del Gruppo Piano dei Conti.

Il primo tabulato contiene un elenco di tutti i conti della ditta o delle ditte non considerate in fase di ristrutturazione, il secondo tabulato invece, riporta gli eventuali conti nuovi, presenti nei conti da modificare.

4. Stampa impostazioni

Questa funzione genera un tabulato, in cui sono riportate tutte le impostazioni effettuate.

La videata d'accesso alla funzione è analoga a quella vista per la fase d'Immissione Conti.

5. Anteprima

La funzione di Anteprima consente di visualizzare le impostazioni effettuate per la Ristrutturazione, in un prospetto che può essere stampato per ogni singola ditta.

L'accesso alla funzione si realizza mediante la stessa maschera vista in precedenza.

6. Ristrutturazione

Anche la ristrutturazione può essere eseguita con riferimento ad una singola ditta o a tutte le ditte del Gruppo Piano dei Conti. Naturalmente, dopo aver eseguito quest'operazione, il Piano dei Conti associato alla ditta o alle ditte sarà quello risultante dalla ristrutturazione.

Un messaggio attenzionale ricorda che, prima di eseguire la fase di Ristrutturazione, è consigliabile effettuare la copia degli archivi.

1.16.1.3 - Duplica Conto

1 - Duplica

Nella videata di accesso alla funzione, è richiesta l'impostazione dei seguenti campi:

Conto da duplicare
Uno stesso Conto (esistente) può essere duplicato su più Conti nuovi.

Conto nuovo
Impostare il Codice da attribuire al nuovo Conto: il Conto deve essere creato ex-novo e deve avere lo stesso Mastro di quello di partenza (Cliente, Fornitore o Conto Generale).

In questo campo Non è possibile impostare Conti già esistenti.

Rapporto Contabile - Inizio Validità
È possibile impostare il Rapporto Contabile da attribuire al Conto e la data d'Inizio Validità dello stesso (è proposta in automatico la data attuale). Se il Conto da duplicare è di tipo Cliente/Fornitore e su di esso è attiva la gestione del Rapporto Contabile, questo è proposto in automatico con possibilità di modifica.

Se il Conto da duplicare e il nuovo fanno capo allo stesso Rapporto Contabile, sarà duplicato sul nuovo Conto anche il Gruppo di Fatturazione.

Modifica Nuovo Conto

In corrispondenza della riga data-grid è presente il pulsante , che permette di accedere alla modifica del nuovo Conto. Questa operazione può essere effettuata in qualunque momento, anche dopo aver duplicato uno o più Conti, purché il cursore sia posizionato sul campo Conto da duplicare.

2 - Duplica Conto da file esterno

Questa funzione esegue la duplica di uno o più Conti, senza i relativi progressivi e movimenti, prevedendo la possibilità d'impostare i dati (Conti d'origine e Conti d'arrivo) in un file esterno a .

Specifiche del File

I Conti o i Mastri d'origine e d'arrivo devono avere lo stesso Tipo File.
L'esecuzione della duplica comporta la cancellazione del file utilizzato per l'acquisizione dei dati.

Effettuando la duplica come indicato nell'esempio, si verificano due conseguenze: il Conto Cliente 12,08 Rossi Mario sarà duplicato nel Conto inesistente 15,06 e il Rapporto Contabile del Conto 15,06 diventerà quello del Conto 16,06. Se s'intende azzerare il Rapporto Contabile, invece, impostare 0 (zero) in corrispondenza della colonna CODE_RCON (es.: 1207; 1506;0), mentre per far assumere in automatico il Rapporto Contabile dal Conto d'origine, si dovrà semplicemente ignorare la colonna CODE_RCON e non riportarla nel file.

Dopo aver duplicato i Conti previsti, il cursore si posiziona sul campo Conto da duplicare, in modo da consentire la possibilità di duplicare altri Conti oppure accedere alla modifica di un Conto già duplicato (sempre attraverso il pulsante ).

1.16.1.4 - Aggiornamento Rapporto Contabile su Anagrafica

Questa funzione permette di aggiornare, a partire dalla data impostata dall'utente, il Rapporto Contabile indicato sull'Anagrafica di un Conto Consegna. In seguito alla modifica del Rapporto Contabile, il programma provvede ad aggiornare anche il campo anagrafico Data modifica e l'indicatore Flag modifica (valore 2). In caso di cancellazione, è aggiornato anche il campo Natura Conto, che passa da 5 (Conto Consegna) a 0.

La funzione di Aggiornamento Rapporto Contabile può essere eseguita anche in modalità schedulata.

Operativamente, è richiesto d'impostare la Data d'inizio validità del nuovo Rapporto Contabile: è proposta in automatico la data di 10 giorni anteriore a quella odierna.

1.16.1.5 - Riorganizzazione Anagrafiche clienti/fornitori

Questa funzione riorganizza l'archivio dell'anagrafica di base sulle chiavi della denominazione e della partita I.V.A., relativamente ai clienti e ai fornitori, allo scopo di ridurre i tempi di attesa durante l'interrogazione.

Si suggerisce di eseguire la funzione dopo l'inserimento di molti nominativi nell'anagrafica di base e comunque, con cadenza mensile.

1.16.10 - Servizi Manutenzione Movimenti

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1.16.10.1 - Elimina movimenti contabili obsoleti

prevede una funzione di utilità, che esegue la cancellazione dei movimenti contabili obsoleti.

Tale procedura, propedeutica all'esecuzione del programma per il compattamento degli archivi, offre il vantaggio di rendere più rapido l'accesso ai dati, grazie all'organizzazione degli archivi stessi.

Prima di procedere all'eliminazione dei movimenti contabili, assicurarsi che nessun utente stia operando in prima nota.

L'accesso alla fase di cancellazione richiede solo l'impostazione della Ditta e della Data limite, come evidenzia la videata di seguito riportata:

A fini precauzionali é stato introdotto un automatismo che, indipendentemente dall' esercizio indicato, provvederà a limitare la cancellazione dei movimenti registrati in prima nota, fino ai due esercizi contabili precedenti. Per cancellare movimenti dell'anno precedente a quello in corso invece, è richiesta l'impostazione del tasto F3.

Effettuata la conferma dei dati immessi, il sistema procederà alla cancellazione dei movimenti, escludendo, per evidenti motivi, quelli attivi ai fini della gestione partite scoperte e cespiti ammortizzabili.

1.16.10.2 - Riattiva movimenti IVA

Questa funzione permette di riattivare i movimenti già stampati in definitivo sui Registri IVA. Dal punto di vista operativo, questa funzione comporta la cancellazione dei Dati IVA Ditta e la riattivazione delle Statistiche Contabili, che assumeranno stato provvisorio e, di conseguenza, dopo la stampa definitiva dei Registri IVA, dovranno essere riaggiornate.

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Attenzione! Prima di stampare i Registri IVA riattivati, l'Utente deve rettificare il valore del campo Mese Ultima Chiusura IVA nei Dati Anagrafici Ditta (impostando il Mese precedente a quello da riattivare) e il campo Ultima pagina Registro IVA nelle Numerazioni di Servizio
Entrambe le fasi sono obbligatorie!

Modalità Operativa

La funzione richiede l'impostazione dei seguenti campi:

Impostare spazio per includerli tutti.

Convalidare per avviare l'elaborazione.

1.16.10.3 - Riattiva movimenti Giornale

Questa funzione consente di riattivare i movimenti del Giornale Contabile, anche dopo aver eseguito la stampa in definitivo.

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Modalità Operativa

Dopo aver convalidato i suddetti campi, i movimenti saranno riattivati. È fornito al termine un messaggio di «Fine elaborazione».

1.16.10.6 - Annullamento Chiusura/Apertura Conti

Questa funzione permette di annullare la fase di Chiusura/Apertura Conti, prevista nell'ambito delle operazioni di Passaggio Anno.

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Ovviamente, l'Annullamento può essere eseguito solo dopo aver espletato la Chiusura/Apertura Conti e a condizione che non sia stato eseguito il Passaggio Finale.

Operativamente, l'Utente dovrà indicare la Ditta d'interesse e confermare con il tasto F3 l'elaborazione, altrimenti con il tasto Exit (Esc o F11) è possibile uscire dalla funzione senza eseguirla.

Dopo l'Annullamento, l'indicatore Stato Chiusure sulla Ditta e sui Conti assumerà valore 1 e, pertanto, dopo aver apportato le dovute correzioni, bisognerà rieseguire la fase di Chiusura/Apertura Conti.

Si precisa che: le scritture immesse manualmente dalla Prima Nota saranno escluse dall'Annullamento e, quindi, se necessario, dovranno essere cancellate manualmente.

1.16.15 - Servizi Archiviazione Documentale

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1.16.15.2 - DMI-ArXi

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1.16.15.2.1 - Acquisizione Documenti Passivi

La funzione di Acquisizione Documenti Passivi può essere eseguita anche in modalità schedulata.

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Modalità Operativa

In fase di accesso alla funzione, è prevista l'impostazione dei seguenti parametri:

Ditta

Fornitore
È proposto il Mastro Fornitori di default impostato sui Conti Standard.

Impostare spazio per selezionarli entrambi.

Dopo aver confermato le selezioni, si ottiene l'elenco degli Indici Non associati ad alcun Documento passivo, registrato dalla PrimaNota.

Nella colonna Errore, riportata a sfondo rosso, sono descritte le eventuali anomalie che impediscono di acquisire il Documento; la descrizione si riferisce al primo errore riscontrato e, quindi, corretto il primo, è possibile che il programma ne riscontri un altro. Solo in caso di errore, si attiva il pulsante per la modifica di alcuni campi dell'Indice.

Le righe su cui non sono rilevati errori, invece, sono già proposte con il check-box attivo ai fini dell'acquisizione (è comunque possibile disattivare il check-box e quindi escludere la riga dall'elaborazione).

In seguito a cancellazione, il Documento Non potrà più essere acquisito.

Dopo aver selezionato le righe da elaborare, convalidando, si avvia la fase di acquisizione dei Documenti selezionati. Sarà generato il timbro virtuale del protocollo (se previsto sui Dati DMI del Tipo Documento) e saranno generati gli Indici, ai fini dell'Aggiornamento Indici nel modulo Gestione Servizi.

L'Indice e il PDF collegato saranno cancellati dalla cartella di SPOOL.

1.16.26 - Servizi Personalizzati

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1.16.26.1 - Megamark

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1.16.26.1.1 - Acquisizione PDF Fatture Punti Vendita

Funzione di Ricalcolo del Fatturato, che può essere eseguita per l'Anno corrente e fino ad un massimo di due Anni precedenti; relativamente ai Clienti oppure ai Fornitori.

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Nella videata d'accesso alla funzione, impostare i seguenti campi:

Anno contabile
Indicare 0 (zero) per l'Anno corrente oppure 1 per l'Anno precedente. Per richiedere che l'elaborazione sia eseguita sul 2º Anno precedente, impostare 2 e forzare con il tasto F3.

Tipo File
Impostare C per elaborare i Clienti oppure F per i Fornitori.

La funzione può essere eseguita anche in modalità schedulata.

1.16.26.1.12 - Import Fatture/Note Credito Telecom/Buoni Pasto

Questa funzione è stata implementata per consentire l'import delle Fatture e delle Note Credito emesse dal Fornitore Telecom, a partire da un file in formato XML.

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Modalità Operativa

Convalidando le impostazioni iniziali, si accede ad un'altra videata in cui è richiesto d'indicare il file XML da processare, selezionandolo tra quelli visualizzati nell'apposita find-grid (tasto F8 sul campo Nome flusso XML):

Se il check-box Valida file XML è attivo, dopo aver selezionato il file e convalidato con l'apposito pulsante , il programma provvede a verificare la corrispondenza con il relativo file XSD e la congruità dei dati contenuti, come illustrato nell'immagine successiva:

Nel data-grid in alto a sinistra sono elencati i Documenti, in quello a destra il castelletto IVA, mentre in quello in basso a sinistra è fornito il dettaglio delle Contropartite: l'associazione tra Documento, castelletto IVA e Contropartite è evidenziata dal valore della colonna Prg. Nel data-grid in basso a destra, infine, sono visualizzate eventuali incongruenze riscontrate nella verifica di ciascun Documento.

In corrispondenza di ciascun Documento è attivo un apposito pulsante , cliccando sul quale è possibile visualizzare solo i dati relativi al Documento selezionato. Per annullare il filtro e visualizzare i dati di tutti i Documenti, cliccare sul pulsante in corrispondenza dell'intestazione del data-grid.

Se l'Utente ha selezionato il Tipo lavoro C, che implica anche la fase di Generazione, i Documenti indicati saranno importati nella tabella di Interfaccia Co.Ge. e il file XML, elaborato con successo, sarà spostato nella sottocartella dei file processati.

1.16.26.1.19 - Acquisizione PDF Fatture Punti Vendita

Questa funzione è stata implementata per consentire l'acquisizione dei PDF delle Fatture da scontrino emesse dai Punti Vendita, al fine dell'Archiviazione Documentale con CREDEMTEL.

I PDF pervenuti dai vari Punti Vendita e registrati in apposite cartelle saranno processati da ArXivar che, alla fine dell'elaborazione, provvederà a spostarli nella cartella «$GSSPOOL/pdv», associando ad ognuno di essi un indice. Questa funzione di Acquisizione poi, provvederà a processare i PDF e, tramite l'indice attribuito da ArXivar, collegherà il PDF al Log documentale precedentemente creato, dalla funzione di Import Corrispettivi Punti Vendita.

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Modalità Operativa

Operativamente, dopo aver impostato la Ditta (è visualizzato in automatico il Mastro Clienti assunto dalla Causale Contabile) e cliccato sul pulsante di Convalida , il programma visualizza in un data-grid l'elenco delle Fatture presenti nella cartella «$GSSPOOL/pdv».
I Documenti candidati all'elaborazione sono contrassegnati con un segno di spunta, mentre gli errori eventualmente riscontrati nell'indice sono visualizzati nell'apposita colonna. È possibile visualizzare l'anteprima di ciascun Documento visualizzato, cliccando sul pulsante corrispondente.

1.16.26.1.22 - Acquisizione Tickets da KIR

La funzione Ciclo Passivo Integrato consente l'abbinamento del Documento alla Fattura, solo a condizione che il Documento sia in Stato «0 - controllato».

La funzione può essere eseguita anche in modalità schedulata.

Modalità Operativa

Cliccando sul pulsante in corrispondenza di un determinato Job (data-grid in alto a sinistra), il programma visualizza solo i Documenti associati al Job selezionato e le relative righe di dettaglio dei Documenti stessi. Per visualizzare solo le righe di un singolo Documento, invece, cliccare sul pulsante corrispondente al Documento d'interesse (data-grid in alto a destra).
Per disattivare la funzionalità di filtro, quindi ripristinare la videata iniziale, cliccare sull'apposito pulsante .

Dal Codice del Punto Vendita si risale alla Ditta destinataria del Documento, quindi all'Attività, al Centro di Costo e al Mastro Fornitori. Attraverso la Partita IVA del Fornitore, si risale al Codice Conto in eSIGEA. Il Documento importato è associato al log documentale, consentendone la visualizzazione nelle varie funzioni di inquiry.

Al termine, la funzione genera un report con l'elenco dei fogli di lavoro importati oppure degli errori riscontrati.