2.2 - Gestione Cessione Crediti

• 2.2 - Gestione Cessione Crediti: Introduzione
• 2.2.1 - Immissione
• 2.2.2 - Export Cessioni
• 2.2.2.8 - SIAC
• 2.2.3 - Import Incassi/Assestamento Rischio
• 2.2.3.1 - Mediofactoring SpA
• 2.2.3.1.1 - Import Incassi
• 2.2.3.1.2 - Piano di Rientro
• 2.2.4 - Assesta e Compensa
• 2.2.5 - Assestamento Rischio Clienti
• 2.2.6 - Controllo Fido Clienti Ceduti

2.2 - Gestione Cessione Crediti: Introduzione

Le funzionalità previste in questa fase mirano ad automatizzare la gestione della Cessione Crediti, tra Azienda Utente e Società di Factoring. La disposizione delle funzioni nel menù riflette l'ordine cronologico di esecuzione delle stesse.

Prima di procedere all'analisi dell'argomento, è opportuno precisare che questa gestione Non rientra nelle funzionalità previste per la versione base e, pertanto, la sua attivazione può essere disposta solo su richiesta dell'Azienda Utente.

Per poter comprendere a pieno le funzionalità offerte dalla gestione Cessione Crediti, questa sezione si pone l'obiettivo di esporre l'argomento sotto il profilo finanziario e di fornire alcuni strumenti, utili a valutare le Società di Factoring operanti nel settore.

La Cessione Crediti si basa su una forma contrattuale atipica, denominata factoring: in senso lato, il factoring può essere inteso come un pacchetto di servizi finanziari e non, che aiutano l'impresa sul piano gestionale e nei rapporti con i Clienti. Il factoring infatti, è utile soprattutto per chi vuole affidare ad una Società specializzata, la gestione ed il controllo del Portafoglio Clienti, perchè consente, dal punto di vista finanziario, di soddisfare la necessità di fondi di natura temporanea e, dal punto di vista gestionale, di migliorare la programmazione degli incassi.

Nel mercato finanziario, è possibile distinguere due tipologie di factoring: prosoluto e prosolvendo: nel factoring prosoluto, il Fornitore non è tenuto a prestare alcuna garanzia sulla solvibilità del Cliente, mentre nella cessione prosolvendo è intrinseca la garanzia di solvibilità del Debitore ceduto, conseguentemente, in caso di inadempimento del Cliente ceduto, il factor potrà agire contro il Cedente.

Il factoring prosoluto quindi, si rivela la soluzione più efficace al problema del rischio di perdite, derivanti dall'insolvenza della clientela, nel caso di vendite con pagamento dilazionato. Dopo un'approfondita valutazione, la Società di factoring attribuisce ad ogni singolo Cliente, se ne sussistono le condizioni, un massimale di rischio o plafond nei limiti del quale, il Fornitore è garantito contro le perdite derivanti dall'insolvenza del Cliente.

Ne consegue, che il Fornitore incassa immediatamente il valore della fornitura, dedotto l'importo delle commissioni di factoring, ed il Cliente paga la fornitura medesima con dilazione alla Società di factoring.

A fronte dei molteplici vantaggi esposti, è previsto, a carico del Fornitore, l'obbligo di cedere la globalità dei propri crediti al Factor, il quale s'impegna a gestirli, riscuoterli e rimettere al Cedente il ricavato, previa deduzione di una commissione per il servizio reso.

Nel mercato italiano, le fonti disponibili sono rappresentate dalle statistiche della Banca d'Italia e dell'Associazione italiana per il factoring (Assifact) e dall'analisi dei bilanci delle Società di factoring, effettuata dall'Osservatorio sulle istituzioni finanziarie non bancarie (Ossfin) della SDA - Bocconi.

In particolare, la Banca d'Italia effettua annualmente un'indagine campionaria sulle principali categorie d'intermediari finanziari, tra cui le Società di factoring, l'Assifact rileva una serie d'informazioni relative ai crediti acquisiti ed alle anticipazioni concesse, con riferimento a circa quaranta tra le maggiori Società di factoring. L'Osservatorio invece, effettua un'analisi dei bilanci ed una valutazione delle performance delle principali categorie d'intermediari finanziari, l'Assifact infine, collabora all'analisi ed alla soluzione delle problematiche riguardanti il factoring, mediante un'attività di studio, informazione ed assistenza tecnica, a favore dei propri associati.

2.2.1 - Immissione

La fase d'Immissione si risolve in una tradizionale registrazione in partita doppia, che riguarda il conto del cliente ordinario ed il corrispondente conto cessione. Ne consegue, che per ciascun cliente ceduto, appartenente al relativo mastro, deve esistere il corrispondente conto, nel mastro clienti c/cessione.

Il collegamento tra cliente ordinario e cliente c/cessione è garantito specificando nel campo anagrafico Conto Rapporto, il codice del conto cessione, attribuito al cliente ordinario.

Nell'eventualità ci fossero più mastri clienti, si dovrà intervenire sul Conto Rapporto del cliente c/cessione, oppure inserire per ogni mastro cliente ordinario, una causale contabile di cessione.

Nell'ambito del mastro c/cessione poi, è necessario intestare un codice sviluppo a ciascuna società di factoring, con cui si gestiscono rapporti di cessione crediti. Il collegamento standard tra cliente ordinario e cliente c/cessione infatti, è basato proprio sull'uguaglianza degli analitici. Tuttavia, nel caso si verifichi il passaggio di un cliente da un factor all'altro, è necessario inserire un nuovo cliente, nell'ambito del mastro cliente c/cessione, con sviluppo relativo al nuovo factor. Lo scopo è quello di gestire separatamente, la storia delle cessioni dello stesso cliente a più società di factoring.

Modalità Operative 

Operativamente, la fase d'Immissione si sviluppa nella seguente videata, cui si accede dopo l'impostazione della Ditta e dell'Anno contabile di riferimento:

Data operazione
La data proposta dal sistema corrisponde a quella dell'ultima operazione immessa, nell'ambito dell'esercizio selezionato. L'utente ha comunque la possibilità d'impostarne una diversa.

La data operazione non può essere anteriore a quella dell'ultima stampa definitiva del Giornale Contabile , nè posteriore a quella del sistema o alla data di chiusura dell'esercizio contabile.

In corrispondenza di questo campo inoltre, è possibile attivare la funzione di Jump, digitando il tasto funzione f9.
A questo punto comparirà un menù a tendina, che consente all'utente di saltare da una funzione a un'altra.
In particolare, le funzioni rese accessibili dal tasto di Jump sono:

Le funzioni di cui ai punti 7 e 8 sono subordinate alla presenza del modulo di Contabilità Analitica.

Causale
Identifica il codice della causale contabile, che guida la fase d'immissione, in automatico il programma propone la causale 26405 - Cessione Credito, con possibilità per l'utente di modificarla. Durante la registrazione, sarà sempre evidenziata la descrizione della causale, nel relativo campo della maschera di piede.

La causale contabile che apre la registrazione deve essere necessariamente primaria e avere il carattere G, nel campo Tipo Operazione Contabile.

Valuta accredito - Valuta addebito
È possibile impostare anche i giorni di valuta dell'accredito o addebito, per 0 (zero) il programma assume come data valuta la data attuale.

Conto dare
Corrisponde al codice del cliente c/cessione, una volta letto il conto, la procedura provvede a visualizzarne la denominazione o ragione sociale, nell'apposito campo al piede del video.

Conto avere
L'impostazione del cliente c/cessione consente al programma di proporre in automatico il conto del cliente ordinario ad esso agganciato. L'utente può tuttavia modificarlo, impostando un altro conto della stessa natura e con la stessa classificazione di quello proposto.

Il codice del mastro cessione è acquisito direttamente dalla causale contabile tuttavia, se nell'anagrafica del cliente ordinario risulta valorizzato il Conto Rapporto, il codice impostato in questo campo è prioritario, rispetto a quello eventualmente specificato sulla causale.

Numero e data documento
Costituiscono un riferimento univoco al documento e sono indispensabili, ai fini di una corretta individuazione della partita.

In corrispondenza dei suddetti campi, è prevista la possibilità di selezionare la partita d'interesse, impostando specifici parametri di filtro. La window predisposta a tale scopo si attiva con il tasto f4 e permette di specificare un preciso range di date, il tipo carta e la condizione di pagamento della partita da cedere.

---

Saldaconto 

Un'altra modalità di selezione partite è costituita dalla funzione Saldaconto, la cui utilità è quella di elencare tutti crediti ceduti negli ultimi sei mesi, con riferimento al conto cliente selezionato. Dalla lista proposta, l'utente può scegliere quale partita includere nell'operazione, impostandone l'importo o digitando accept (tasto F12). La selezione delle partite comporta il progressivo aggiornamento del campo Totale, riportato in basso a destra nella maschera.

Sulla Convalida sono attivi i tasti Page Down e Page Up, per scrollare l’elenco delle partite. Per abbandonare la funzione e procedere nella registrazione, digitare accept (tasto F12) o exit (tasto F11) sulla Convalida. La differenza sta nel fatto che con F12 si confermano le partite selezionate, mentre con F11 si accede ad una modalità di ricerca delle partite, alternativa alla funzione Saldaconto.

Funzione Saldaconto.

Questa volta si parte dalla prima partita, che all'interno del sistema risulti ancora aperta, sia essa scaduta oppure no. Nella maschera proposta a video sono riportati i dati principali della partita. Anche in questo caso, è possibile scorrere l'elenco con i tasti Page Down e Page Up. Digitando accept, la partita sarà inclusa nell’operazione, mentre con exit sarà semplicemente terminata la ricerca.

Con la selezione della partita o l'impostazione degli estremi del documento, si conclude la fase d'Immissione, il totale delle partite incluse nel documento registrato è riportato nel campo Sbilancio.

Se previsto ala causale contabile, è possibile inserire una o più righe di descrizione aggiuntiva.

I tasti attivi in corrispondenza di questo campo sono:

2.2.2 - Export Cessioni

Indipendentemente dalla selezione effettuata da menù, la fase di Export richiede l'impostazione dei seguenti dati:

Mastro Clienti
Specificare il codice del Mastro Clienti ordinario.

Mastro Cessioni
Il Conto Cessioni è composto dal Mastro Clienti e dal codice Sviluppo che individua il Factor.

Codice Cedente
Il Codice Cedente è attribuito dalla Società di factoring al Cliente, al fine d'individuarlo in modo univoco.

Data Inizio... Fine
È possibile limitare l'Export ad uno specifico intervallo temporale, le cui Date d'Inizio e Fine devono essere impostate in questi campi.

Il report ottenuto, opportunamente visionato, firmato e timbrato da chi di competenza, deve essere spedito, o comunque recapitato in altra forma, alla Società di factoring per attestare la Cessione.

2.2.2.8 - SIAC

Questa funzione permette d'interrogare i Crediti assicurati.

---

Modalità Operativa

In fase di accesso alla funzione, è prevista l'impostazione dei seguenti parametri di filtro:

Società assicurazione
Impostare il Conto della Società di Factoring o dell'Assicurazione. La Società deve essere preventivamente codificata nella tabella procedurale FCT-Società di Factoring/Assicurazione (con Tipo Società 1 - Assicurazione).

L'aggancio della Società di Factoring/Assicurazione al Cliente si realizza mediante impostazione del campo Cessione Credito, presente nella videata Dati Finanziari dell'Anagrafica Cliente.

Conto
È possibile indicare un singolo Conto oppure solo il Mastro.

Estero
Se nel campo precedente è stato indicato uno specifico Conto, il programma rileverà in automatico se si tratta di un Cliente estero e quindi questo check-box Non sarà impostabile. Se, invece, è stato impostato solo il Mastro, attivando questo check-box, si sceglierà d'interessare solo i Clienti esteri.

I Clienti esteri sono identificati in base al valore del campo anagrafico Allegato IVA (valori 2, 3 o 4).

Dal
È possibile indicare a partire da quale date s'intendono ricercare le partite.

Al
È la data limite delle partite d'interesse: è proposta in automatico la data attuale.

Agente
Se impostato, saranno assunte solo le partite dell'Agente richiesto.

Escluso partite chiuse
Normalmente sono assunte tutte le partite attive, volendo escludere quelle pareggiate, peró, è necessario attivare questo check-box.

Valuta
Se Italia, sarà assunta e proposta la Valuta della Ditta (valore 1); se Estero, invece, sarà assunta e proposta la Valuta del Cliente (valore 0).

Dopo aver confermato i parametri impostati, il programma visualizzerà in un data-grid le righe interessate: ogni 500 partite o 500 conti, in base al Formato richiesto, l'elaborazione si fermerà e si attiverà il pulsante (in alto a destra della videata), per procedere con la visualizzazione delle altre 500 righe e cosí via.

---

Inquiry in Formato Analitico

---

Inquiry in Formato Sintetico

2.2.3 - Import Incassi/Assestamento Rischio

Questa funzione, all'opposto della precedente, permette d'importare il flusso d'incassi inviato dal factor e provvede contestualmente, ad aggiornare l'Esposizione Cambiaria sul cliente ordinario, a registrare la data effettiva d'incasso del credito, ai fini di una corretta determinazione dei giorni medi di dilazione pagamento, ed a chiudere contabilmente la partita accesa sul cliente c/cessione.

È importante precisare, che questa funzione non è predisposta solo all'import degli incassi, ma anche alla gestione delle seguenti situazioni: retrocessione, storno ed utilizzo nota credito, le tre ipotesi sono di seguito esaminate.

La retrocessione si verifica quando la società di factoring non accetta il credito di un determinato cliente perchè insolvente o poco affidabile, oppure l'azienda cedente chiede ed ottiene la restituzione di un debitore precedentemente ceduto al factor.

Lo storno invece, si rende necessario qualora il factor comunichi erroneamente al cedente l'incasso di un credito e pertanto l'azienda, informata dell'errore, ha l'esigenza di ripristinare la situazione finanziaria del cliente a prima dell'incasso.

La nota di credito infine, è uno strumento di cui si avvalgono le società di factoring, per effettuare la compensazione di più fatture cedute.

Anche per la fase di Import, è prevista una procedura distinta per ciascuna società di factoring, fatta eccezione per Ifitalia Spa, che non dispone di un sistema di export dati verso i clienti. Per i crediti ceduti alla suddetta società pertanto, venendo a mancare la possibilità di un import automatico, è necessario procedere direttamente alla registrazione degli incassi, all'aggiornamento della posizione cambiaria dei clienti e alla chiusura contabile della partita sul conto del cliente cessione.

2.2.3.1 - Mediofactoring SpA

---

2.2.3.1.1 - Import Incassi

Questa funzione prevede la generazione delle scritture contabili di Insoluto e Storno Insoluto, avvalendosi di apposite Causali Contabili.

---

Scrittura Contabile di Insoluto

La scrittura contabile di Insoluto si attiva sulle Causali Mediofactoring 219, 228 e 229 del flusso di ritorno. Il programma provvederà a registrare un'operazione contabile con Causale «26.410 - Factor (Insoluto CL)», che accredita il C/Cessione in Dare (riaprendo la partita) e addebita in Avere un Conto transitorio con Classificazione 2.2.19.

Causale 26.410 - Factor (Insoluto CL)

Causale 26.460 - Factor (Insoluto CL)

Scrittura Contabile di Storno Insoluto

La scrittura contabile di Storno Insoluto è un normale incasso da Mediofactoring. Il programma rileva che si tratta di una partita insoluta ed effettua una registrazione di Storno Insoluto con Causale «26.411 - Factor (Storno Insoluto)»: storna in Dare il Conto transitorio e accredita in Avere il C/Cessione, richiudendo la partita.

Causale 26.411 - Factor (Storno Insoluto)

Causale 26.461 - Factor (Storno Insoluto)

2.2.3.1.2 - Piano di Rientro

A partire da un apposito flusso da Mediofactoring, questa funzione provvede ad importare le nuove Scadenze delle Partite Insolute, in base al Piano di Rientro concordato con il Cliente. Più precisamente, la funzione di Import prevede la cancellazione delle scadenze esistenti, con successiva generazione delle nuove.

È possibile manutenere le Scadenze anche dalle funzioni di  Inquiry e Manutenzione Partite Scoperte, accedendo in Modifica, solo dal modulo Gestione Finanza.

Il flusso deve assumere una denominazione del tipo «pdrxxxxx.mgg»:

Il flusso è in formato csv con separatore di campo «;» (punto e virgola) e «,» (virgola) per i decimali.

2.2.4 - Assesta e Compensa

Funzione di assestamento degli Incassi da Bolla su Conto Ordinario a Conto Cessione e compensazione delle Fatture promozionali sui Conti Cessione.

---

Modalità Operativa

Dopo aver impostato la Ditta e l'Anno contabile, è richiesto l'inserimento del Conto Cessione.

Se nella lista delle partite aperte sul Conto Cessione sono presenti più Conti Ordinari, l'elenco di questi è visualizzato in modalità option-list, per consentire la selezione del Conto d'interesse; altrimenti, il Conto Ordinario è proposto in automatico e si accede alla fase Compensa:

---

Compensa

Durante la creazione della lista P.I., tramite la Bolla (se questa è stata già fatturata), dai movimenti di magazzino sono assunti il Numero e la Data Fattura, che quindi sono proposti in automatico, allo scopo di facilitare la selezione della Fattura da girocontare. Il programma verifica che questa risulti ancora aperta sul Conto Cessione (quindi presente nella sezione di destra).

Dopo aver impostato i riferimenti della Fattura, è possibile annullare l'operazione, passando alla fase Assesta, oppure convalidare con l'apposito tasto : in seguito a Convalida, il cursore si posiziona al piede della videata, dove sono proposte la Causale (26.415 - Giroconto Incassi Factor) e la Data Operazione, entrambe modificabili.

In seguito a Convalida, il programma provvede a generare le operazioni di storno sul Conto Ordinario e di giroconto sul Conto Cessione: queste operazioni sono valide anche ai fini del Partitario e del Giornale Contabile, oltre che ai fini delle Partite Scoperte.

---

Assesta

Se si sta operando nell'Anno precedente, questa fase Non sarà eseguita.

Operativamente, nella colonna di sinistra s'inseriscono gli Importi che si vogliono compensare, mentre in quella di destra si indicano le Fatture cedute sulle quali effettuare la Compensazione, in base all'Importo indicato. Per spostarsi da una sezione all'altra, utilizzare gli appositi tasti . A questo punto, procedere con la stessa modalità descritta nella fase precedente.
A differenza della fase Compensa, in questo caso è possibile impostare anche una Descrizione aggiuntiva e la Causale proposta è la 26.409 - Giro Partita.

La fase di Assestamento provvede a generare movimenti di giro partita, validi solo ai fini delle Partite Scoperte.

2.2.5 - Assestamento Rischio Clienti

La fase di Assestamento è eseguita in automatico dal programma, se è stato già effettuato l'import degli incassi, mediante l'apposita procedura. Questa funzione considera nell'elaborazione la globalità degli incassi e sulla base di questi, provvede all'assestamento del rischio sul cliente ordinario. L'aggiornamento delle partite è contestuale alle operazioni d'incasso e del tutto trasparente per l'utente.

A tal fine è opportuno precisare, che in fase d'Interrogazione Partite Scoperte, la partita ceduta, sebbene contabilmente pareggiata, resta in Esposizione Cambiaria fino alla data di notifica dell'avvenuto incasso, da parte della società di factoring. Le fatture cedute e non incassate alimentano l'esposizione cambiaria del cliente ordinario, al fine di gestire su di un'unica posizione, tutto il rischio relativo al cliente. Per lo stesso soggetto infatti, potrebbero essere accese più posizioni, con la conseguente difficoltà di monitorarne il rischio.

Una volta incassato il credito, la partita non risulta più come esposizione cambiaria e la data d'incasso concorre alla determinazione dei giorni medi di dilazione pagamento. Di qui, un conseguente vantaggio sulla correttezza nel calcolo dei giorni medi, purtroppo falsati dall'aver splittato il cliente su più posizioni.

Esiste la possibilità di effettuare l'Assestamento in tempo reale, ossia contestualmente all'incasso del credito, oppure in differita, con tempi e modalità di esecuzione liberamente programmabili dall'utente. L'aggiornamento in differita si rende necessario prima di avviare la gestione della cessione crediti, al fine di normalizzare la base dati e abilitare da subito la gestione del rischio del cliente ordinario su di un'unica posizione.

Si noti che se il factor non dispone ancora di procedure per la generazione di flussi relativi agli incassi, oppure in caso di interventi manuali sulle partite del cliente c/cessione, è strettamente necessario eseguire questa funzione, per allineare la posizione del cliente ordinario a quella del cliente c/cessione ad esso collegato.

Selezioni

La fase di Assestamento richiede la selezione del conto cessioni su cui effettuare l'aggiornamento, dalla window proposta in fase d'accesso. Il codice conto può coincidere con il mastro cessioni o comprendere, oltre al mastro, l'analitico intestato al factor.

Nella videata di selezione inoltre, è possibile impostare la data a partire dalla quale ricercare le partite e data limite di quelle da assestare. Dopo la convalida dei dati immessi, la funzione propone la storicizzazione delle partite sui clienti c/cessione, fino a sei mesi prima della data odierna, questo al fine di garantire un miglioramento delle performance.

Assestamento Rischio Clienti

2.2.6 - Controllo Fido Clienti Ceduti

Questa funzione permette di analizzare la situazione dei Clienti ceduti, in merito all'eventuale capienza o sconfinamento rispetto al Fido concesso dalla Società di Factoring, quindi valutare l'entità del rischio connesso a ciascun soggetto.

Le Società di Factoring con cui l'Azienda interagisce devono essere preventivamente codificate nella tabella procedurale FCT-Società di Factoring.

---

Formati di Output

L'output prodotto da questa funzione può essere stampato in formato txt o laser, esportato in CSV/Dif, nonchè generato in formato PDF. Per richiedere la visualizzazione in modalità data-grid, infine, selezionare il formato di output Video.

Modalità Operativa

Dipendentemente dall'ordinamento selezionato da menù, dopo l'impostazione della Ditta, l'Utente può specificare l'intervallo di Clienti, Categorie, Zone o Agenti da elaborare. Digitando il tasto freccia su in corrispondenza della Convalida, inoltre, si attiva una window per l'inserimento di ulteriori parametri di filtro:

Prima di procedere alla visualizzazione del data-grid (se Formato di Output è Video), l'Utente ha possibilità di richiedere il calcolo automatico dei Giorni di dilazione pagamento, semplicemente confermando il messaggio attenzionale a video:

---

Funzionalità attive

Le informazioni visualizzate nel data-grid possono essere stampate in formato txt o laser oppure generate in formato PDF (se abilitato), cliccando sull'apposito pulsante in alto a destra. In ogni caso, la stampa sarà effettuata in base al criterio di aggregazione selezionato dall'Utente.