2.4 - Controllo di Gestione

• 2.4.1 - Budget
• 2.4.1.1 - Controllo di Gestione: 1. Immissione Budget
• 2.4.1.2 - Controllo di Gestione: 2. Acquisizione Budget
• 2.4.1.3 - Controllo di Gestione: 3. Variazione Budget
• 2.4.2 - Controllo di Gestione: 2. Emissione Impegni
• 2.4.3 - Controllo di Gestione: 3. Manutenzione Impegni
• 2.4.4 - Controllo di Gestione: 4. Validazione Impegni

2.4.1 - Budget

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2.4.1.1 - Controllo di Gestione: 1. Immissione Budget

La funzione d'Immissione prevede le operazioni di: Carico, Scarico e Rettifica degli Importi delle Voci del Budget. È opportuno precisare che: Non sono consentite la modifica e la cancellazione di operazioni preventivamente inserite. Allo stesso risultato si perviene attraverso le operazioni di diminuzione e/o rettifica, nel qual caso la descrizione aggiuntiva del movimento servirà a specificare la motivazione.
Il Budget può essere inserito per Responsabile e/o Centro di Costo/Ricavo.

Le operazioni di Carico e Diminuzione hanno rispettivamente l'effetto di aumentare e diminuire il Budget, mentre la Rettifica consente il trasferimento delle disponibilità di Budget, da un capitolo di spesa ad un altro, nell'ambito dello stesso Centro di Costo o da un Centro di Costo ad un altro.

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Modalità Operativa

1 - Impostazione Ditta

In fase di accesso alla funzione, è richiesto d'impostare la Ditta, l'eventuale Filiale/Divisione e l'Anno contabile di riferimento. 

Si noti che: Non è possibile caricare il Budget dell'Anno successivo a quello in corso, prima ancora che questo sia sopraggiunto. A tal fine però, è necessario che siano state preventivamente create la Contabile Ditta e le Numerazioni di Servizio dell'esercizio interessato.

2 - Impostazione Dati preliminari

In questa fase è richiesta la valorizzazione dei seguenti campi:

Data Operazione
Impostare la Data da attribuire al Budget. Questa Data dipende dalla periodicità del Budget, ossia dal valore impostato nel campo Periodo minimo Budget, impostato nei Dati Contabili Ditta.
è consigliabile farla coincidere con il 1° gennaio dell'esercizio selezionato.

Esempio: Se il Budget è annuale, la Data Operazione è 01/01/AAAA; se il Budget è semestrale, invece, la Data Operazione può essere 01/01/AAAA oppure 01/07/AAAA.

In corrispondenza di questo campo è attiva la funzionalità di jump (tasto F9 o pulsante ), che permette di accedere a diverse funzioni di Interrogazione e Manutenzione.

Causale
Individua il tipo di operazione (Carico, Diminuzione o Rettifica) da effettuare sul Budget e ne guida la registrazione. In questa funzione, sono ammesse solo Causali aventi il campo Tipo Operazione valorizzato a p (Budget).

Responsabile
Impostare il codice del Responsabile a cui imputare il Budget o forzare 0 (zero) con il tasto F3. Se il Responsabile è legato all'Utente, il codice è proposto in automatico e Non può essere modificato. In corrispondenza di questo campo, sono attive le ricerche per Codice (tasto F8) e Descrizione (tasto F6).

Conto Co.Ge.
CONTROLLARE Individua il Capitolo di Spesa o Ricavo su cui caricare il Budget: per l'impostazione di questo campo, sono attive le ricerche per Codice (tasto F8) e Descrizione (tasto F6).

Centro di Costo/Ricavo
Impostare il codice del Centro di Costo/Ricavo.

Dal... al
Specificare il periodo di competenza del budget: il programma propone in automatico le date d'inizio e fine dell'anno solare di riferimento. È possibile comunque, caricare il budget con riferimento a periodi limitati dell'anno (ad esempio il trimestre).

Competenza dal... al CONTROLLARE
Implementati i campi per la gestione del budget del periodo, sia in fase d'immissione che nella visualizzazione data-grid. La periodicità dipende dal valore dell'indicatore Periodo minimo budget. Se l'Utente ha richiesto la ripartizione automatica (mettere nome campo), il programma proporrà già i vari importi per ciascun periodo, con possibilità di variazione, purchè il residuo sia comunque 0 (zero). In caso di periodicità annuale, la window Non è proposta.
Dopo aver confermato la ripartizione degli importi, nel data-grid saranno visualizzati i valori per ciascun periodo e saranno generati tanti movimenti quanti sono i periodi del Budget.

Sbilancio
Per le operazioni di Carico (causale 24100) o Diminuzione (causale 24150), il valore da imputare in questo campo deve coincidere con l'importo da caricare o scaricare sul budget. In caso di Rettifica (causale 24200) invece, questo dato va forzato con il tasto funzione F3, affinchè assuma valore 0 (zero).
Il programma provvede ad incrementare/decrementare questo valore, man mano che l'utente inserisce le righe.

3 - Operazioni conclusive

Una volta impostati i dati preliminari nella maschera di testa, è possibile inserire l'importo relativo al tipo di operazione registrata.

Codice Conto - Centro di Costo/Ricavo
Dipendentemente dai dati già inseriti, sarà richiesta o meno l'impostazione del Codice Conto (capitolo di spesa/ricavo) e del Centro di Costo/Ricavo.

Voce Analitica
Se collegata al capitolo di spesa, la Voce Analitica è proposta in automatico: generalmente il codice della stessa coincide con quello del capitolo di spesa.

Si noti, che all'estrema destra di ogni riga inserita, in corrispondenza della colonna T, è evidenziato il tipo di operazione registrata: C - Carico oppure S - Scarico.

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Operazioni di Rettifica

Completato l'inserimento delle operazioni di scarico, per passare alla modalità di caricamento, è necessario impostare la combinazione di tasti SHIFT+F11, in corrispondenza di un qualsiasi campo della maschera attiva in quel momento. L'operazione termina quando l'importo caricato coincide con quello scaricato.

2.4.1.2 - Controllo di Gestione: 2. Acquisizione Budget

Questa funzione permette di caricare il Budget corrente, partendo dal Consuntivo Costi/Ricavi o dal Budget dell'anno precedente oppure acquisendo i dati da un file esterno in formato csv.

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Modalità Operativa

Nella videata d'accesso alla funzione, sono presenti i seguenti campi:

Specifiche Tecniche

IMPORT BUDGET
Nome File: $GD/dif/budget_DDDDD_AAAA.csv
Descrizione	Nome	Tipo	Dim.	Dec.	Note	Obbl.
Responsabile						SI
Conto Co. Ge.					Conto di Contabilità Generale a cui imputare il budget. Da impostare nel formato MMMMMM,AA.	SI
Centro di Costo/Ricavo						SI
Conto Co. An.					Codice della Voce Analica, da impostare nel formato AAAAA. Se impostato a 0 (zero) oppure a spazio, è assunta quella indicata sul Conto di Contabilità Generale.	SI
Importo					Utilizzare la virgola come separatore di decimali e il segno (eventualmente) in coda (esempio 1450,66). È possibile specificare anche un Importo negativo.	SI
Carico budget					Impostare C valore fisso.	SI
Data inizio budget					Impostare la data d'inizio competenza del budget, nel formato AAAAMMGG.	SI
Data fine budget					Impostare la data di fine competenza del budget, nel formato AAAAMMGG.	SI
Valore fisso					Impostare 1.	SI

È possibile scrivere il file in Excel e poi salvarlo in formato csv.

Data Operazione
Impostare la Data da attribuire al Budget. Questa Data dipende dalla periodicità del Budget, ossia dal valore impostato nel campo Periodo minimo Budget, impostato nei Dati Contabili Ditta.

Esempio: Se il Budget è annuale, la Data Operazione è 01/01/AAAA; se il Budget è semestrale, invece, la Data Operazione può essere 01/01/AAAA oppure 01/07/AAAA.

In corrispondenza di questo campo è attiva la funzionalità di jump (tasto F9 o pulsante ), che permette di accedere a diverse funzioni di Interrogazione e Manutenzione.

Competenza dal - al
Impostare il periodo di Competenza del Budget. Se il Budget è annuale, il periodo di Competenza è impostato in automatico dal programma.

Nell'ipotesi di acquisizione del Budget da file csv, l'impostazione dei campi successivi Non è richiesta perchè i dati sono assunti direttamente dal flusso.

Responsabile
Impostare il codice del Responsabile a cui imputare il Budget o forzare 0 (zero) con il tasto F3. Se il Responsabile è legato all'Utente, il codice è proposto in automatico e Non può essere modificato. In corrispondenza di questo campo, sono attive le ricerche per Codice (tasto F8) e Descrizione (tasto F6).

Conto Co. Ge.
Impostare il codice del Conto di Contabilità Generale a cui imputare il Budget.

Centro di Costo/Ricavo
Impostare il codice del Centro di Costo/Ricavo.

Percentuale
Impostare l'eventuale percentuale di variazione da applicare agli Importi delle Voci del Budget: in caso di decremento, impostare il numero seguito dal segno meno. I valori sono sempre arrotondati all'euro.

Il programma visualizza un data-grid con l'elenco delle Voci acquisite dal file oppure dal Consuntivo/Budget AP: le Voci che risultano corrette sono evidenziate a sfondo verde e sono già selezionate ai fini dell'elaborazione. Sono attivi anche i pulsanti per la modifica (pulsante ) e la cancellazione (pulsante ) delle singole Voci.

Sono evidenziate a sfondo rosso le celle che presentano degli errori e che, ovviamente, Non potranno essere selezionate ai fini dell'elaborazione. Per correggere una riga errata, cliccare sul pulsante corrispondente ed impostare, nella parte inferiore della videata, i dati corretti.

Al termine della modifica, la videata assume la seguente configurazione:

Per confermare definitivamente la generazione del Budget, cliccare sul tasto label Aggiorna Budget: le righe saranno colorate a sfondo verde.

2.4.1.3 - Controllo di Gestione: 3. Variazione Budget

Questa funzione permette d'intervenire sulle singole Voci del Budget corrente, applicando agli importi la percentuale di variazione impostata dall'Utente. Il Budget sarà incrementato o decrementato con scritture di rettifica e i valori saranno arrotondati all'euro.

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Modalità Operativa

Nella videata d'accesso alla funzione, sono presenti i seguenti campi:

Genera da
Poiché la variazione interessa le Voci Costi/Ricavi del Budget corrente, il valore di quest'indicatore è fisso a 5 - da Budget AC.

Data Operazione
Impostare la Data Operazione del Budget AC da modificare.
In corrispondenza di questo campo è attiva la funzionalità di jump (tasto F9 o pulsante ), che permette di accedere a diverse funzioni di Interrogazione e Manutenzione.

Competenza dal - al
Impostare il periodo di Competenza del Budget da variare.

Responsabile
Impostare il codice del Responsabile del Budget da variare oppure, forzando con il tasto F3, è possibile lasciare a 0 (zero) il campo.

Conto Co. Ge.
Impostare il codice del Conto di Contabilità Generale a cui è imputato il Budget da variare.

Centro di Costo/Ricavo
Impostare il codice del Centro di Costo/Ricavo del Budget da variare.

Percentuale
Impostare la percentuale di variazione da applicare agli Importi delle Voci del Budget: in caso di decremento, impostare il numero seguito dal segno meno. I valori sono sempre arrotondati all'euro.

Il programma visualizza un data-grid con l'elenco delle Voci del Budget AC da variare: le Voci che risultano corrette sono evidenziate a sfondo verde e sono già selezionate ai fini dell'elaborazione, mentre quelle a sfondo bianco hanno gli Importi a zero. Sono attivi anche i pulsanti per la modifica (pulsante ) e la cancellazione (pulsante ) delle singole Voci.

Per confermare definitivamente le modifiche, cliccare sul tasto label Aggiorna Budget: le righe saranno colorate a sfondo verde.

2.4.2 - Controllo di Gestione: 2. Emissione Impegni

La funzione di Emissione Impegni consente il caricamento e la stampa contestuale dell'impegno di spesa. A seconda della causale utilizzata nella registrazione, gli impegni si distinguono in due tipologie: provvisori e definitivi.
Nel primo caso, in quanto provvisorio, l'impegno non può essere evaso dalla contabilità ed è prevista un'apposita funzione di Validazione, che ha l'effetto di rendere attivi gli impegni inseriti come provvisori.
Nel secondo caso invece, trattandosi di un impegno già definitivo, non è richiesta la fase di Validazione, a meno che non lo si voglia scartare.

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Modalità Operative

1 - Impostazione ditta

In fase di accesso alla funzione, è richiesto l'inserimento del Codice ditta, dell'Anno contabile e della Data movimento, che corrisponde alla data di emissione dell'impegno.

2 - Impostazione dati preliminari

In questa fase è richiesta la valorizzazione dei seguenti campi:

Causale Movimento
Individua il tipo di operazione e ne guida la registrazione.

Fornitore
L'impostazione del mastro fornitori (ad esempio 45), seguito dal tasto F6, attiva la ricerca funzionale sulle seguenti chiavi:

Numero e Data Impegno
I riferimenti dell'impegno sono proposti in automatico dal programma.

Centro di Costo
Impostare il codice del Centro di Costo, cui imputare la spesa. Se l'impegno riguarda più centri di costo, indicarne solo il primo: successivamente, nella fase di Immissione righe, sarà possibile differenziare.

Responsabile
È un campo ad impostazione obbligatoria, che identifica il Responsabile cui fa capo la spesa o il ricavo. Se legato all'utente, è proposto in automatico e non è possibile modificarlo. In corrispondenza di questo campo, sono attive le ricerche per codice (tasto F8) e per descrizione (tasto F6).

Data Consegna - Note
Campi facoltativi: attualmente non sono riportati su alcuna stampa

Oggetto Impegno
Descrivere l'oggetto della spesa da stampare sull'impegno.

Competenza del periodo dal... al
Specificare il periodo di competenza dell'impegno: il programma propone in automatico le date d'inizio e fine dell'esercizio impostato in fase di accesso. Se la competenza si riferisce all'anno successivo a quello in corso, imputare la data futura e digitare il tasto F3. In questo caso il budget dell'esercizio in corso, relativo alle voci di spesa cui imputare l'impegno, non subirà diminuzioni, ma gli impegni così immessi andranno ad abbattere il budget dell'esercizio successivo.

Convalida
Impostare il tasto F12 per convalidare l'inserimento e procedere all'Immissione delle righe dell'impegno.

3 - Immissione righe impegno

Confermata l'impostazione dei dati preliminari, si passa all'immissione delle righe dell'impegno.

Voce di Spesa
Identifica il capitolo di spesa cui imputare l'impegno: in corrispondeza del suddetto campo, è attiva la ricerca per descrizione con il tasto F1.

Note
Campo descrittivo do sola imputazione.

Centro di Costo
È proposto in automatico, con possibilità di modifica, il codice impostato nei dati preliminari.

Oggetto
Ripropone la descrizione indicata tra i dati preliminari ed è possibile modificarla. Attualmente l'oggetto non è riportato sull'impegno.

Importo
Specificare l'ammontare dell'impegno. Si noti, che in basso a destra sono evidenziati l'importo dell'impegno al netto di eventuali sconti e la disponibilità residua. In caso di disponibilità negativa, la riga va confermata con il tasto F3 e non con il tasto F12.

4 - Conferma

Confermata la prima riga dell'impegno, il programma richiede l'immissione di ulteriori righe. A questo punto, per chiudere l'impegno, digitare il tasto F11 alla richiesta di una nuova voce di spesa.

Conclusa la registrazione, il programma propone una maschera di riepilogo in cui sono riportati: l'importo totale dell'impegno comprensivo di IVA, la condizione di pagamento abituale del fornitore e l'eventuale banca d'appoggio. È possibile variare i dati riportati sulla maschera di riepilogo. Per confermare l'immissione dell'impegno digitare il tasto Accept (tasto F12), mentre per annullarla impostare Exit (tasto F11).

5 - Stampa

La Conferma dell'impegno attiva contestualmente la richiesta della stampa: a questo punto, è sufficiente digitare Accept (tasto F12) per confermare, oppure Exit (tasto F11) per annullare.

È opportuno precisare, che l'annullamento della stampa non annulla l'immissione dell'impegno.

2.4.3 - Controllo di Gestione: 3. Manutenzione Impegni

2.4.4 - Controllo di Gestione: 4. Validazione Impegni

La funzione di Validazione si pone un duplice obiettivo: confermare un impegno provvisorio per renderlo definitivo, oppure invalidare un impegno definitivo per consentirne la successiva cancellazione.
A livello di menù, la funzione di Validazione è prevista distintamente per gli impegni provvisori e per quelli definitivi: in entrambi i casi comunque, la procedura provvede alla stampa di un apposito brogliaccio, con indicazione degli impegni processati e dello stato da essi assunto.

La Validazione di un impegno provvisorio consente di modificarne lo Stato in Dubbio o Scartato, oltre che confermarlo per renderlo definitivo.

La Validazione di un impegno definitivo invece, ha l'effetto di renderlo provvisorio e quindi riportarlo ad uno stato intermedio. Se la Validazione è finalizzata alla cancellazione dell'impegno, è necessario portare lo stesso allo Stato Scartato.

Modalità operative

1 - Impostazione ditta

In fase di accesso alla funzione, è richiesto l'inserimento del Codice ditta e dell'Anno contabile di riferimento.

2 - Impostazione dati preliminari

In questa fase è richiesta la valorizzazione dei seguenti campi:

Dal... al
Impostare il range di date entro il quale considerare gli impegni: il programma propone in automatico le date d'inizio e fine dell'esercizio selezionato, con possibilità di modifica da parte dell'utente.

Responsabile
Identifica il Responsabile cui fa capo la spesa e se legato all'utente, il programma lo visualizza in automatico e non è possibile modificarlo. In corrispondenza di questo campo, sono attive le ricerche per codice (tasto F8) e descrizione (tasto F6).

Fornitore
Impostare il conto fornitore intestatario dell'impegno. Lasciando a 0 (zero) il presente campo, la selezione sarà estesa a tutti gli impegni con data operazione compresa nell'intervallo indicato, indipendentemente dal codice fornitore.
La valorizzazione di questo dato è consigliata per velocizzare la ricerca, soprattutto se s'intende processare un singolo impegno.

3 - Operazioni conclusive

Con la convalida delle impostazioni iniziali, il programma richiede gli estremi dell'impegno (numero e data), a partire dai quali attivare la ricerca.

Per ottenere il dettaglio di ciascun impegno visualizzato, è sufficiente posizionarsi su di esso e digitare Accept (tasto F12). Il risultato di questa operazione è il seguente:

Per terminare la sessione di validazione impegni e tornare al menù principale, digitare più volte il tasto Exit (F11). All'uscita dalla funzione, il programma provvede alla generazione di un tabulato riepilogativo delle operazioni effettuate sugli impegni.