2.1.2.5 - Richieste di Approvvigionamento: 5. Programmazione Rel. 6.4.7.2 Funzione di programmazione delle Richieste di Approvvigionamento. Deve essere prevista a livello di Ditta e di Reparto , altrimenti Non è possibile eseguirla. In questa fase è anche possibile gestire la stampa o l'invio via e-mail dei Preventivi ad uno o più Fornitori, relativamente agli Articoli selezionati dall'utente. Per attivare entrambe le opzioni (stampa e invio e-mail), dal menù principale selezionare  PDF come Formato di output e P_DOC come Dispositivo. Selezionando il formato TXT o laser , invece, sarà consentita solo la stampa. Modalità Operativa In fase d'accesso alla funzione, è richiesto l'inserimento dei seguenti campi: Filiale Se indicata sull' Utente , la Filiale è impostata in automatico dal programma e Non è modificabile. Deposito Se indicato sull' Utente , il Deposito è impostato in automatico dal programma e Non è modificabile. Reparto Campo ad impostazione obbligatoria. Se indicato sull' Utente , il Reparto è impostato in automatico dal programma e Non è modificabile. La Richiesta di Approvvigionamento è intestata al Reparto impostato e assume la Serie di Numerazione indicata sullo stesso.Il programma provvede a controllare che questa funzione sia attiva sul Reparto e, in caso contrario, fornisce segnalazione a video: Utente conferma L'impostazione di questo campo permette di selezionare le Richieste in base all'Utente che ne ha eseguito la conferma. Per posizionarsi sul campo, digitare il tasto  page up sull'Articolo. È attiva la ricerca con il tasto F8 . Si precisa che: se l'Utente conferma è impostato ed è diverso da quello che sta eseguendo la Programmazione, le righe eventualmente aggiunte in questa fase  Non saranno visualizzate nel data-grid . Articolo Impostare l'Articolo d'interesse oppure lasciare a spazio per includerli tutti.   Fornitore abituale Impostare 0 (zero) per selezionarli tutti. Dopo aver impostato i parametri di filtro, si accede ad una videata di questo tipo: Il programma visualizza, sinteticamente per Articolo, le Richieste corrispondenti ai parametri impostati e che sono disponibili per essere ordinate. Tasti label In alto a destra della videata, sono presenti i seguenti tasti label : - Cliccando su questo tasto, si accede all'omonima funzione - Cliccando su questo tasto, si accede all' omonima funzione .  - Cliccando su questo tasto, si effettua l'annullamento massivo di tutte le Richieste in Stato Rifiutato che, di conseguenza, Non saranno più disponibili e potranno solo essere interrogate. In seguito all'annullamento, è inviata una e-mail di notifica, tramite ARXivar o all'utente che ha confermato le Richieste annullate. - Cliccando su questo tasto, si accede ad una videata in cui è possibile indicare per quali Richieste è stato ricevuto il Preventivo. A questo scopo, nel data-grid principale, è prevista la colonna Prv , che serve a segnalare le Richieste per quali il Preventivo è stato inviato (dicitura Inv. ) oppure ricevuto (dicitura Ric. ). Inoltre, il pulsante all'estrema destra del data-grid , permette d'inserire delle Note relative al Preventivo. Per la numerazione dei Preventivi, è assunta in automatico la Serie 0 (zero) oppure quella impostata sulla Filiale. Su ogni riga del data-grid , sono visibili i seguenti pulsanti: - per visualizzare le Note inserite sull'Articolo (il pulsante è visibile solo se le Note sono presenti) - per accedere alla fase di Programmazione Sull' intestazione del data-grid , sono attivi i seguenti pulsanti: - Cliccando con il tasto sinistro del mouse , è possibile selezionare/deselezionare tutti gli Articoli per i quali c'è ancora un residuo da ordinare; cliccando con il tasto destro, invece, si attiva una option-list che rende accessibili le seguenti funzionalità selezione/deselezione di tutti gli Articoli (per i quali c'è ancora un residuo da ordinare) stampa/invio via e-mail del Preventivo (come allegato) - Cliccando su questo tasto, è possibile procedere con l' inserimento di nuovi Articoli Stampa/Invio via e-mail Preventivo Se è richiesta la stampa o l'invio via e-mail del Preventivo, si attiva la window per la selezione dei Fornitori destinatari: Il cursore si posiziona sul campo Codice per l'inserimento del Fornitore a cui inviare il Preventivo; è possibile aggiungere ulteriori Fornitori, cliccando sul tasto label Aggiungi . Il Fornitore (o i Fornitori) destinatario del Preventivo è visualizzato in una riga di data-grid , in cui sono presenti i pulsanti per l'eventuale modifica o cancellazione . Per posizionarsi sul campo Mittente e variare l'indirizzo proposto in automatico, digitare il tasto freccia su (solo in caso d'invio via e-mail). Il Mittente inserito deve essere preventivamente codificato nella tabella procedurale MPE-MittentiPostaElettronica L'indirizzo e-mail del Mittente è acquisto dall' Anagrafica Interlocutore oppure, se Non presente, dalla tabella procedurale SMT-ServerdiPostainUscita . Più precisamente, l'ordine di acquisizione è il seguente: dall' Anagrafica Interlocutore associata all' Utente (ossia quella che riporta il codice dell'utente nel campo Utente abituale) dall' Anagrafica Interlocutore intestata alla Filiale ed avente come Codice Ruolo 1104 - Operatore Ordini Acquisti dall' Anagrafica Interlocutore avente come Codice Ruolo 1104 - Operatore Ordini Acquisti dalla tabella SMT - Server di Posta in Uscita relativa alla Classe documentale RPRV (Richiesta Preventivo a Fornitore); in questa tabella è anche possibile compilare l' Oggetto e il Corpo della e-mail a cui allegare la Richiesta di Preventivo Nel campo Note è possibile inserire delle annotazioni da stampare sulla testa del Preventivo. Per implementare la stampa delle Note (Note di testa, Note Articolo e Note utili solo ai fini dei Preventivi), richiedere la modifica del profilo di stampa al Servizio Assistenza della Genesys Software. Al termine, cliccare sul tasto E-mail o Stampa per completare l'operazione. Nella videata principale, in corrispondenza degli Articoli per i quali è stato elaborato un Preventivo, sarà visualizzata la dicitura Inv. (inviato) nella colonna Prev . Nel caso di invio del Preventivo via e-mail, l'indirizzo del destinatario è assunto dall' Anagrafica Fornitore , con possibilità di modifica. Ovviamente, l'inserimento dell'indirizzo e-mail del Fornitore è obbligatorio. Inserimento nuovi Articoli Impostare l'Articolo da inserire nella Richiesta oppure ricercarlo per Codice (tasto F8 ) o Descrizione (tasto F6 ); impostare eventuali Note e convalidare. Programmazione Richieste Approvvigionamento Cliccando sul pulsante corrispondente ad un singolo Articolo, si accede ad una videata in cui è possibile programmare l'Articolo, inserire una nuova Richiesta, rifiutare ed eventualmente anche annullare una esistente: Testa Sono visualizzate le informazioni sull'Articolo e lo stato di avanzamento delle Richieste a livello di richiesta, ordinato, rifiutato e residuo. I pulsanti eventualmente visibili sono: , in corrispondenza del campo Articolo , per visualizzare eventuali Articoli sostitutivi (il pulsante è visibile solo se ci sono Articoli sostitutivi) , in corrispondenza del campo Note articolo , per visualizzare eventuali annotazioni sull'Articolo (il pulsante è visibile solo se ci sono delle Note) Il pulsante invece, rende accessibili diverse funzioni di Inquiry. Corpo Nel data-grid di corpo sono visualizzate tutte le Richieste esistenti per l'Articolo selezionato. Alla fine della riga sono presenti le colonne CodRich e DataRic , in cui sono visualizzati il Codice e la Data della Richiesta. A questo punto, per inserire una nuova Richiesta, cliccare sul pulsante in corrispondenza dell'intestazione del data-grid . Il cursore si posiziona sul campo Reparto della sezione Richiesta : l'utente deve impostare i campi presenti in questa sezione e in quella successiva dell' Ordinare . Alla conferma, la nuova Richiesta è inserita ed è visualizzata nel data-grid centrale. Cliccando sul pulsante , invece, il cursore si posiziona direttamente sul campo Tipo Ordine della sezione Ordinare : impostare 0 se Ordine di Acquisto oppure 1 se Ordine di Trasferimento, poi indicare il Fornitore (è proposto il Fornitore abituale oppure l'ultimo) o il Cliente; nel caso di Ordine di Acquisto, sono proposti la Filiale e il Deposito della Richiesta. Convalidare per confermare i dati. Si presti attenzione ai seguenti campi, posti al piede della videata: Colli da ordinare - Quantità Sono proposti i Colli e le Quantità della Richiesta. Modificando le Quantità da ordinare, il programma provvede a verificare che lo scostamento tra il valore dell'ordinato e quello originariamente richiesto Non superi la % Scostamento , impostata nei Parametri Funzionali Ditta . È possibile forzare il controllo, solo se previsto tra i ParametriUtente (campo WU12-Sforamento%scostamentoprogrammazione ) e l'eventuale forzatura è visualizzabile dalla funzione di Inquiry Difformità . Il controllo sulla % Scostamento Non è effettuato se l'Articolo è di tipo «Servizio» (campo anagrafico Identity = 20) e il valore dell'ordinato non supera l' Importo controllo servizi , indicato nei Parametri Funzionali Ditta . Se sulla Ditta è attivo il Controllo di Gestione Budget , in caso di rettifica delle Quantità, il programma: controlla che il valore dell'ordinato Non superi il Budget assegnato al Responsabile; è possibile forzare il controllo, solo se previsto tra i ParametriUtente (campo WU11-Sforamentobudgetprevisto ) e l'eventuale forzatura è visualizzabile dalla funzione di Inquiry Difformità aggiorna il valore dell'Impegno provvisorio su Richiesta di Approvvigionamento, generato nella precedente fase di Validazione Prezzo È proposto il Prezzo indicato sulla Richiesta e, se previsto sui Parametri Funzionali Ditta , è possibile modificarlo. Data consegna È proposta la Data di prevista consegna impostata sulla Richiesta, con possibilità di modifica. Note Sono proposte le Note impostate sulla Richiesta, con possibilità di modifica. In seguito a Convalida, la riga assume sfondo verde . Cliccando sull'apposito pulsante , si attiva un menù con due opzioni: Copia sulle non gestite se la riga è stata ordinata (sfondo verde ), ordinerà le Richieste Non ancora gestite (sfondo bianco ) con lo stesso Tipo Ordine, Conto, Filiale e Deposito Copia su tutte le richieste se la riga è stata ordinata (sfondo verde ), ordinerà tutte le Richieste - gestite e Non - con lo stesso Tipo Ordine, Conto, Filiale e Deposito Il pulsante , invece, permette di rifiutare la Richiesta e, conseguentemente, annullare le eventuali selezioni applicate per ordinarla (è visibile solo in corrispondenza delle righe attive). Quando la riga assume stato Rifiutato Non è più gestibile e, se immessa da questa funzione, viene eliminata e Non è più visibile nel data-grid . Solo in corrispondenza delle righe rifiutate, è visibile il pulsante che permette di annullare la riga e rimuoverla anche dal data-grid . In caso di annullamento della Richiesta, il programma provvede ad inviare una e-mail all'utente che ha confermato la Richiesta. Se sulla Ditta è attivo il  Controllo di Gestione Budget , in seguito al rifiuto di una Richiesta, il programma provvede a cancellare il corrispondente Impegno provvisorio su Richiesta di Approvvigionamento.