Manuale Operativo: Convensioni Gestione Economica del fornitore

Introduzione

Questo manuale rappresenta la guida di riferimento per gli addetti dell'ufficio commerciale per la gestione completa delle condizioni commerciali fornitore all'interno del sistema gestionale. La corretta applicazione delle procedure qui descritte è di fondamentale importanza strategica. Seguire questi standard operativi garantisce l'accuratezza dei dati anagrafici e commerciali, permette di ridurre significativamente gli errori in fase di ordine e, di conseguenza, di massimizzare la profittabilità aziendale attraverso una valorizzazione precisa e puntuale degli acquisti.

Concetti Fondamentali

Le condizioni commerciali fornitore sono governate da un'architettura logica composta da cinque entità principali. La comprensione di ciascuna di esse è propedeutica alla corretta gestione del processo.

Convenzione: Rappresenta l'accordo quadro stipulato con il fornitore (o una sua specifica divisione). È il contenitore primario che abilita l'applicazione di qualsiasi altra condizione.
Condizioni Generali: Definiscono gli sconti di base (in fattura e di fine anno) che vengono applicati indistintamente su tutti gli articoli inclusi nella convenzione.
Assortimento: Costituisce l'elenco ufficiale e vincolante degli articoli trattati per un determinato fornitore, specificando quali prodotti possono essere effettivamente ordinati in un dato periodo.
Condizioni per Articolo: Dettagliano le condizioni economiche specifiche per un singolo prodotto, come il prezzo di listino, sconti aggiuntivi e oneri accessori che ne incrementano il costo.
Canvas: È lo strumento dedicato alla gestione delle condizioni promozionali temporanee, che si sovrappongono o si integrano alle condizioni standard per un periodo di tempo limitato.

Le sezioni seguenti detalieranno operativamente la gestione di ciascuna di queste entità, seguendo il flusso logico con cui il sistema le elabora.

1.0 La Convenzione: Il Contenitore Principale

La Convenzione è l'entità primaria che abilita l'intero sistema di condizioni commerciali per un fornitore o per una sua divisione. La sua importanza strategica risiede nel suo ruolo di prerequisito fondamentale: in assenza di una convenzione attiva e valida per il periodo in corso, il sistema non applicherà alcuna condizione economica in fase di ordine, trattando il fornitore come "non convenzionato".

1.1 Accesso e Creazione di una Convenzione

La funzione completa per la gestione delle convenzioni e di tutte le entità ad esse collegate è accessibile dal modulo B3105, selezionando l'opzione "Convenzioni completa".

Il primo controllo che il sistema esegue automaticamente durante l'inserimento di un ordine fornitore è la verifica dell'esistenza di una convenzione valida. L'interfaccia dell'ordine fornisce un feedback immediato su questo controllo, mostrando lo stato "Convenzione attiva" o, in caso contrario, "Non convenzionato".

1.2 Gestione dei Fornitori Divisionali

Una casistica comune è quella del fornitore "divisionale", ovvero un'azienda che opera attraverso divisioni di prodotto distinte (es. Divella con le divisioni pasta, biscotti e passata). In questi scenari, ogni divisione possiede condizioni commerciali proprie e, di conseguenza, richiede una convenzione distinta. Questa struttura risponde a una precisa logica logistico-commerciale, utilizzata dai grandi CEDI come Megamark per ottimizzare gli acquisti ordinando interi carichi dedicati (TIR) per singola linea di prodotto (es. un TIR di biscotti, un TIR di pasta), massimizzando il potere d'acquisto.

È cruciale comprendere che la convenzione non è legata al fornitore con rapporto contabile principale, ma alla singola divisione.

1.3 Dati Chiave della Convenzione

All'interno della convenzione vengono definiti alcuni parametri fondamentali che ne governano il comportamento:

Date di validità: Definiscono l'arco temporale (inizio e fine) durante il quale la convenzione e le condizioni ad essa associate sono considerate attive dal sistema.
Verifica Condizioni Commerciali: Questo parametro permette di decidere se le condizioni economiche applicate a un ordine debbano essere quelle valide alla data dell'ordine o quelle valide alla data di prevista consegna. La scelta dipende dagli accordi specifici con il fornitore.
Sconto Carico: È uno sconto concesso dal fornitore a fronte di acquisti di quantità ingenti, tipicamente legati al tipo di mezzo e al raggiungimento di un numero minimo di pedane. Il sistema permette una gestione flessibile di questo sconto, consentendo di definire più scaglioni (es. uno sconto specifico per un ordine di 5 pedane e uno sconto maggiore per un ordine di 10).

Una volta definita la struttura della convenzione, il passo successivo è popolare le condizioni economiche generali che si applicano a tutti gli articoli oggetto dell'accordo.

2.0 Condizioni Generali: Sconti a Cascata

Le Condizioni Generali rappresentano la base degli accordi economici con il fornitore e vengono applicate a cascata su tutti gli articoli presenti nella convenzione. La loro corretta impostazione è cruciale, poiché definiscono il primo e più ampio livello di scontistica che impatta sia il valore della singola fattura sia il calcolo dei premi di fine anno.

2.1 Struttura delle Condizioni Generali

La schermata di gestione è suddivisa visivamente in due aree distinte, che riflettono la natura diversa degli sconti:

Area Sinistra (Sconti Canale): Comprende gli sconti che vengono applicati direttamente in fattura su ogni riga d'ordine (es. 10% + 15,41%). Questi abbattimenti contribuiscono a determinare il costo netto di acquisto immediato.
Area Destra (Sconti di Fine Anno): Contiene i premi che vengono calcolati a consuntivo a fine anno. Questi sconti non impattano il valore della fattura, ma sono fondamentali per il calcolo del "costo netto netto" del prodotto. Sono identificati a sistema dal campo tipo abbattimento uguale a zero. È inoltre possibile inserire un premio di "terzo livello", tipicamente rilasciato dalla centrale d'acquisto, che si applica dopo il calcolo del premio standard.

2.2 Gestione della Validità e Aggiornamenti

La gestione delle condizioni è strettamente legata alla loro validità temporale. Per aggiornare una condizione, è necessario seguire una procedura precisa: si imposta una data di fine validità per la condizione esistente (es. scadenza al 06/11) e si crea una nuova riga con la condizione aggiornata, facendola partire dal giorno successivo (es. validità dal 07/11).

Il sistema è dotato di una funzionalità di importanza strategica: quando si modificano le Condizioni Generali, queste variazioni vengono aggiornate automaticamente su tutti gli ordini fornitore ancora da evadere e sui DDT non ancora fatturati. Questa automazione previene errori manuali e garantisce che tutte le transazioni commerciali pendenti siano sempre allineate con gli accordi più recenti, proteggendo i margini di profitto.

Definite le condizioni generali, è necessario specificare quali articoli del fornitore sono effettivamente parte dell'accordo commerciale tramite la gestione dell'assortimento.

3.0 L'Assortimento: Definire il Catalogo Ordinabile

L'Assortimento è l'entità che definisce l'elenco ufficiale degli articoli che possono essere ordinati da un determinato fornitore in un dato periodo. Funziona come un "filtro" autorizzativo, assicurando che durante la creazione di un ordine vengano proposti esclusivamente i prodotti concordati e attivi, prevenendo ordini per articoli non trattati o temporaneamente sospesi.

3.1 Popolamento dell'Assortimento

L'inserimento degli articoli nell'assortimento può avvenire in due modalità:

Inserimento Manuale: Articolo per articolo, adatto per aggiunte sporadiche.
Funzione "Genera Assortimento": Strumento potente per il popolamento massivo. Permette di aggiungere centinaia di articoli in un'unica operazione, filtrando il catalogo per criteri come gruppo merceologico, brand o marca (es. "tutti gli articoli a marchio Divella"). Durante la generazione, il sistema offre opzioni aggiuntive, come l'aggiornamento automatico del fornitore abituale sull'anagrafica degli articoli selezionati e l'assegnazione della priorità di fornitura.

3.2 Analisi dei Campi Chiave dell'Assortimento

All'interno dell'assortimento, alcuni campi hanno un impatto strategico diretto sui processi di ordine e vendita:

Inizio Assortimento: Permette di preparare in anticipo l'anagrafica di un nuovo articolo. Impostando una data futura in questo campo, l'articolo sarà visibile nella convenzione ma diventerà effettivamente ordinabile solo a partire da quella data.
Sospeso dal/al: Consente di escludere temporaneamente (impostando una data di fine sospensione) o permanentemente (lasciando la data di fine a 9999) un articolo dall'assortimento. Questa informazione viene comunicata al sistema di gestione dei punti vendita (EVO), che contrassegna l'articolo come "end of life": i negozi possono vendere le scorte residue ma non possono più riordinarlo.
Articolo Esterno: È il codice prodotto utilizzato internamente dal fornitore. La sua valorizzazione è molto utile per garantire una perfetta corrispondenza in fase di stampa dell'ordine e durante le operazioni di controllo della merce in entrata.
Priorità di Fornitura: Questo campo è di importanza critica, specialmente per l'integrazione con il sistema EVO. Un articolo può essere acquistato da più fornitori, ma solo un fornitore deve avere la priorità **0**. Questa è una regola fondamentale: se un articolo non ha un fornitore con priorità 0, il sistema EVO non lo renderà disponibile per la vendita nei punti vendita. Il sistema include un meccanismo di salvaguardia: se si tenta di assegnare la priorità 0 a un articolo che la possiede già con un altro fornitore, viene visualizzato un avviso che suggerisce di assegnare una priorità differente.

Una volta stabilito quali articoli fanno parte dell'assortimento, il passo successivo è definire le condizioni economiche specifiche per ciascuno di essi.

4.0 Condizioni per Articolo: Prezzi e Costi Specifici

Questa sezione si concentra sulla definizione delle condizioni economiche a livello del singolo articolo, come il prezzo di listino, gli sconti specifici e gli oneri aggiuntivi. Questo livello di dettaglio è fondamentale per una valorizzazione precisa degli acquisti e per un calcolo corretto della marginalità di prodotto.

4.1 Definizione di Prezzi e Sconti

Per accedere alle condizioni di un singolo articolo, è sufficiente cliccare sull'icona della lente di ingrandimento presente nella riga corrispondente all'interno della schermata dell'assortimento. Da qui è possibile inserire un nuovo periodo di validità, impostando il prezzo di listino fornitore e aggiungendo eventuali sconti specifici che si applicano in fattura solo per quel prodotto.

4.2 Calcolo del Costo e Impatto sul Prezzo di Vendita

Il sistema calcola automaticamente due indicatori di costo chiave, visibili in tempo reale:

Prezzo Netto: Rappresenta il costo effettivo che verrà esposto in fattura, calcolato applicando tutti gli sconti "canale" e specifici per l'articolo.
Prezzo Netto Netto: È il costo finale che tiene conto anche dei premi di fine anno. Sebbene questi premi non riducano l'importo della fattura, diminuiscono il costo complessivo del prodotto a consuntivo.

Il Prezzo Netto Netto ha un'importanza strategica cruciale: è questo il valore su cui i Centri di Distribuzione (CEDI) basano il calcolo del prezzo di cessione (il prezzo di vendita ai punti vendita o ad altri clienti), per poter essere competitivi sul mercato.

4.3 Gestione Oneri Aggiuntivi

All'interno delle condizioni per articolo è possibile gestire anche oneri che, al contrario degli sconti, incrementano il costo del prodotto. Questi vengono inseriti come valore unitario (es. 0,02 € a pezzo) e si sommano al prezzo di acquisto. Gli oneri gestiti includono:

CONAI: Contributi legati ai costi degli imballaggi.
Accise: Imposte applicate tipicamente a specifiche categorie merceologiche, come le bevande alcoliche.
Trasporto: Costi aggiuntivi comuni per prodotti voluminosi o pesanti, come le acque minerali.

4.4 Aggiornamento del Listino di Vendita

Dopo aver modificato le condizioni commerciali di un articolo, il sistema propone proattivamente di aggiornare il listino di vendita. Questo flusso interattivo conferisce all'operatore il pieno controllo su come le variazioni di costo vengono trasferite sui prezzi di vendita. L'operatore conferma il nuovo costo base (tipicamente derivato dal prezzo netto netto) e imposta le relative percentuali di ricarico per i diversi scaglioni di clientela, garantendo un allineamento costante e strategico tra costi e ricavi.

Oltre alle condizioni standard e periodiche, il sistema permette di gestire offerte promozionali a tempo attraverso l'entità "Canvas".

5.0 Il Canvas: Gestire le Promozioni Temporanee

Il Canvas è lo strumento operativo per gestire le attività promozionali a tempo limitato. In termini pratici, si può pensare al Canvas come al volantino promozionale del fornitore: la sua funzione è applicare condizioni economiche speciali per un breve periodo, senza dover modificare permanentemente la struttura della convenzione.

5.1 Creazione e Validità di un Canvas

La creazione di un nuovo canvas richiede l'inserimento del fornitore, dell'articolo interessato e del periodo di validità della promozione (data inizio e data fine).

Il sistema è progettato per gestire anche casistiche complesse. Se si tenta di creare un canvas per un articolo in un periodo che si sovrappone a uno già esistente, il sistema avvisa l'utente. In caso di conferma, al momento dell'ordine verrà applicato il canvas la cui data di inizio è più vicina alla data dell'ordine stesso.

5.2 Tipologie di Canvas e Loro Impatto

Il sistema gestisce diverse tipologie di canvas, ognuna con un impatto specifico sul calcolo del prezzo finale.


Tipologia	Descrizione e Impatto Operativo
Sostitutivo	Utilizzata raramente, questa tipologia sostituisce completamente tutti gli sconti e i costi presenti in convenzione (generali e per articolo) con quelli inseriti nel canvas. L'articolo viene acquistato al prezzo e con gli sconti definiti esclusivamente nel canvas per il suo periodo di validità.
Integrativo Puro	È la tipologia più comune. Gli sconti inseriti nel canvas (fino a tre, esprimibili sia in percentuale che a valore) si aggiungono a quelli già esistenti nella convenzione, sommandosi a cascata.
Sostitutivo di Tipo 3	Gli sconti del canvas sostituiscono gli sconti presenti in convenzione che hanno lo stesso "tipo sconto". Ad esempio, se nel canvas viene inserito uno sconto di tipo `20`, questo andrà a sostituire lo sconto di tipo `20` applicato all'articolo. Attenzione: l'analisi del sistema indica che la sostituzione potrebbe avvenire a partire dall'ultimo sconto applicato, non dal primo. Verificare sempre l'impatto sul prezzo netto finale.
Sostitutivo di Tipo 4	Lo sconto del canvas (es. `8%`) sostituisce uno sconto in convenzione che ha uno specifico valore. Ad esempio, è possibile impostare il canvas per sostituire lo sconto del `5%` già presente in convenzione con un nuovo sconto dell'`8%`.

Concluse le entità principali, è utile riepilogare l'intero flusso logico che il sistema segue per determinare il prezzo finale di un articolo in un ordine.

6.0 Riepilogo del Flusso Logico in Fase d'Ordine

Questa sezione finale consolida le conoscenze acquisite, ripercorrendo la sequenza esatta di controlli e calcoli che il sistema esegue automaticamente quando un articolo viene inserito in un ordine fornitore. Comprendere questo processo è essenziale per diagnosticare eventuali anomalie e gestire con precisione le condizioni di acquisto.

Il processo si articola nei seguenti passaggi sequenziali:

Verifica Convenzione: Come primo passo, il sistema controlla se per il fornitore (o la sua specifica divisione) esiste una convenzione attiva alla data dell'ordine. In assenza di una convenzione valida, il processo si blocca e non viene applicata alcuna condizione.
Acquisizione Condizioni Generali: Se la convenzione è valida, il sistema legge e "parcheggia" (memorizza temporaneamente) le condizioni generali, ovvero gli sconti canale e i premi di fine anno che si applicano a tutti gli articoli.
Controllo Assortimento: Viene verificato che l'articolo specifico sia presente nell'assortimento del fornitore e che non sia sospeso per il periodo corrente.
Acquisizione Condizioni per Articolo: Il sistema legge le condizioni economiche specifiche dell'articolo, tra cui il prezzo di listino, eventuali sconti aggiuntivi e oneri accessori (come trasporto, CONAI o accise).
Verifica e Applicazione Canvas: Come ultimo passo, il sistema controlla se per quell'articolo esiste un canvas attivo nel periodo dell'ordine. Se viene trovato, le sue condizioni vengono applicate (in modalità integrativa o sostitutiva, a seconda della tipologia) a quelle già raccolte nei passaggi precedenti, determinando così il prezzo netto finale.

La profonda comprensione di questa sequenza è ciò che permette all'ufficio commerciale di diagnosticare autonomamente le anomalie di prezzo, risolvere con precisione le controversie con i fornitori e, in ultima analisi, assumere la piena responsabilità della corretta valorizzazione della merce, con un impatto diretto sulla redditività aziendale.