3.11 - Gestione DMI

• 3.11.1 - Generazione Indici/Archiviazione Documenti
• 3.11.10.1 - DMI-Ok
• 3.11.10.1 - Generazione Indici CREDEMTEL
• 3.11.10.2 - Generazione Indici/Archiviazione Documenti: 2. ARXIVAR
• 3.11.10.2.1 - ARXIVAR: 1. Archiviazione Documenti Emessi
• 3.11.10.2.2 - ARXIVAR: 2. Generazione Indici
• 3.11.10.2.3 - ARXIVAR: 3. Aggiornamento Indici
• 3.11.10.2.4 - ARXIVAR: 4. Aggiornamento Anagrafiche
• 3.11.10.2.7 - ARXIVAR: 7. Rigenera Indici D.d.t. rientrati
• 3.11.10.4 - DMI-Ok
• 3.11.2 - Gestione DMI: 2. Manutenzione Parametri
• 3.11.2.10 - Manutenzione Parametri CREDEMTEL
• 3.11.2.2 - Manutenzione Parametri ARXIVAR
• 3.11.2.21 - Manutenzione Classi documentali
• 3.11.3 - Inquiry Log DMI

3.11.1 - Generazione Indici/Archiviazione Documenti

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3.11.10.1 - DMI-Ok

1 - Archiviazione Documenti Emessi

L'Archiviazione dei documenti emessi può essere eseguita manualmente da questa funzione oppure automaticamente da processo schedulato.

Modalità Operativa

In fase di accesso alla funzione, è richiesta l'impostazione dei seguenti campi:

Ditta
La Ditta impostata deve essere di tipo DMI-Ok e deve essere inserita nei parametri DMI.

Lasciare a spazio per selezionarli entrambi.

Tipo Documento
Cliccando sull'apposito pulsante , si ottiene la lista dei Tipi Documento attivi sulla Ditta selezionata.

Impostare spazio per includerli tutti.

Data documento al
Impostare la data massima dei documenti da archiviare.

Con la Convalida dei parametri impostati è fornita la lista dei documenti da archiviare, raggruppati per flusso di stampa e con la check-box attiva ai fini dell'archiviazione; è possibile deselezionare il singolo documento, semplicemente disattivando la check-box corrispondente.
Per operare invece su tutti i documenti del flusso di stampa, selezionandoli o deselezionandoli ai fini dell'archiviazione, è sufficiente attivare o disattivare la check-box posta in corrispondenza del flusso all'estrema sinistra.

Al termine delle operazioni di selezione/deselezione documenti, convalidando con l'apposito pulsante , il programma chiederà di confermare l'archiviazione prima di procedere.

2 - Generazione Indici

Modalità Operativa

In fase di accesso alla funzione, è richiesta l'impostazione dei seguenti campi:

Data documento da... a
In fase di Generazione Indici, indicare la data di elaborazione. Campo sempre impostabile.

Data generazione da... a
Solo in fase di Rigenerazione Indici, impostare la data di generazione.

3.11.10.1 - Generazione Indici CREDEMTEL

La combinazione dei valori impostati sui Parametri CREDEMTEL della Ditta, ad esempio Cartella di scambio e Nome nodo documentale, formeranno la directory in cui saranno generati gli Indici.

Esempio: Supponiamo di operare sul Tipo Documento FTVE, impostando $GD/CEM nel campo Cartella di scambio e ATTIVO nel campo Nome nodo documento, otterremo che i Documenti FTVE saranno generati nella directory «$GD/CEM/FTVE». I Documenti per i quali il campo Nome nodo documento è impostato a spazio, invece, confluiranno nella directory «$GD/CEM». Se ci sono PDF da generare e allegare (solo per i Tipi Documento FTVE, DDT0 e NTCR), questi confluiranno nella cartella PDF all'interno di quella sopra definita. Gli Indici saranno generati in formato csv o xml, a seconda della scelta effettuata sui Parametri CREDEMTEL (campo Formato Indici).

È prevista, inoltre, la possibilità di generare i files in formato ZIP ed eventualmente pubblicarli sul Portale Credemtel. In particolare, se sui Parametri CREDEMTEL della Ditta in elaborazione è attivo il check-box Genera Zip, il programma provvederà a generare tanti files zip quanti sono i files xml, con i relativi pdf, se esistono.

I files zip saranno generati nella directory «ZIP», che deve esistere all'interno del percorso indicato nel campo Cartella di scambio dei Parametri CREDEMTEL della Ditta. Se Non è stato indicato alcun percorso, sarà assunto di default «$GD/dif/CEM».

Al termine dell'elaborazione, saranno cancellati i files xml e pdf che risultano correttamente inseriti nel file zip, mentre saranno mantenuti quelli per i quali l'inserimento non è andato a buon fine (per qualunque causa), affinchè possano essere gestiti manualmente dall'Utente.

Se sui Parametri CREDEMTEL della Ditta è stato attivato il check-box Pubblica, il file «.zip» degli Indici generati sarà trasferito come «.tmp» sul Portale indicato nei Parametri. Solo in caso di esito positivo della pubblicazione, sarà ridenominato come «.zip» e il file d'origine sarà spostato nella cartella «PUB» (che deve esistere allo stesso livello della cartella ZIP). In caso di errore, il file «.tmp» sarà cancellato e, di conseguenza, il file «.zip» Non sarà trasferito e risulterà da trasferire alla successiva Generazione Indici.
Se sui Parametri CREDEMTEL della Ditta è stata prevista la pubblicazione dei files zip (check-box Pubblica), alla convalida dei filtri impostati, il programma provvederà a controllare i parametri del Portale e a stabilire la connessione: se uno o più parametri non sono validi oppure la connessione non riesce, sarà fornito a video un messaggio di errore e l'elaborazione sarà interrotta.

Modalità Operativa

Nella videata d'accesso alla funzione, è richiesta l'impostazione dei seguenti campi:

Lasciare a spazio per considerarli entrambi.

Tipo documento
Cliccare sul pulsante per visualizzare l'elenco dei documenti previsti.

Data documento da... a
In fase di Generazione Indici, impostare la data di elaborazione.
Se l'Utente ha selezionato il Tipo documento (ad esempio DDT0) e, per quel Tipo documento, è stata indicata la data Archivia dal, sui Parametri CREDEMTEL della Ditta, il programma effettuerà il controllo sull'impostazione del campo Data documento da. In particolare, se questa data è anteriore alla data di archiviazione, questa sarà assunta in automatico.

 

3.11.10.2 - Generazione Indici/Archiviazione Documenti: 2. ARXIVAR

3.11.10.2.1 - ARXIVAR: 1. Archiviazione Documenti Emessi

L'Archiviazione dei Documenti emessi può essere eseguita manualmente da questa funzione oppure automaticamente da processo schedulato.

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Modalità Operativa

In fase d'accesso alla funzione, è richiesta l'impostazione dei seguenti campi:

Ditta
La Ditta impostata deve essere di tipo DMI-ArXi, altrimenti il programma segnala l'incompatibilità della Ditta con la funzione stessa e Non consente di procedere.

Lasciare a spazio per selezionarli entrambi.

Tipo Documento
Cliccando sull'apposito pulsante , si ottiene la lista dei Tipi Documento attivi sulla Ditta selezionata.

Impostare spazio per includerli tutti.

Visualizza errati
Attivare questo check-box per richiedere la visualizzazione, nell'elenco fornito a video, anche dei Documenti con flussi di stampa errati.

Data Documento da... a
L'impostazione di questi campi permette di selezionare solo i Documenti la cui Data rientra nel periodo richiesto.
Se l'Utente ha selezionato uno specifico Tipo Documento (ad esempio DDT0) e, per quel Tipo Documento, è stata indicata la data Archivia dal, nella Manutenzione Parametri DMI-ArXi, il programma eseguirà un controllo sull'impostazione del campo Data Documento da: in particolare, se questa Data è anteriore a quella indicata nel campo Archivia dal, questa sarà assunta in automatico.

Con la Convalida dei parametri impostati, si ottiene la lista dei Documenti candidati all'Archiviazione, opportunamente raggruppati per flusso di stampa.

Per default, tutti i Documenti visualizzati sono destinati all'Archiviazione, ma l'Utente ha possibilità di escluderne uno o più di uno, disattivando il check-box corrispondente (a sinistra).
Per operare su tutti i Documenti di uno stesso flusso di stampa, invece, disattivare il check-box a destra, posto in corrispondenza di un qualunque Documento del flusso.
Infine, il check-box sull'intestazione del data-grid permette di selezionare/deselezionare massivamente tutti i Documenti visualizzati.

Al termine delle operazioni di selezione/deselezione dei Documenti, convalidando con l'apposito pulsante , il programma richiederà un'ulteriore conferma prima di procedere.

3.11.10.2.2 - ARXIVAR: 2. Generazione Indici

Questa funzione deve essere eseguita per i Documenti destinati alla scansione perchè Arxivar abbina la scansione al documento grazie all'IDEN-DMI.

Nella funzione di Generazione Indici, se risulta impostato il Tipo Documento, ad esempio «DDT0», e per quel Tipo Documento è stata indicata la data Archivia dal, in fase di Manutenzione Parametri Arxivar, il programma effettuerà un controllo in fase d'impostazione del campo Data documento da.In particolare, se questa Data è anteriore a quella indicata nel campo Archivia dal, questa sarà assunta in automatico.

Implementata la gestione dell'Indice primario, che sarà assunto dalla Classe Documentale oppure dai Parametri Arxivar.

3.11.10.2.3 - ARXIVAR: 3. Aggiornamento Indici

Data limite
Impostare la Data limite degli Indici da aggiornare nel DMI-ArXi.

La funzione di Aggiornamento Indici DMI-ArXi può essere eseguita anche in modalità schedulata.

3.11.10.2.4 - ARXIVAR: 4. Aggiornamento Anagrafiche

Questa funzione permette d'inserire e aggiornare le Anagrafiche Clienti e Fornitori sul database delle procedure esterne, ai fini dell'Archiviazione Documentale.

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Modalità Operativa

Operativamente, dopo aver impostato la Ditta, è richiesta la valorizzazione dei seguenti campi:

Tipo Conti
Specificare se s'intendono esportare solo le Anagrafiche dei Clienti (valore C), solo quelle dei Fornitori (valore F) oppure entrambe, lasciando a spazio il campo.

Inseriti dal
L'impostazione di questo campo permette di selezionare solo i Conti inseriti a partire dalla data indicata.
Lasciando a 0 (zero) invece, saranno considerati tutti i Conti a prescindere dalla data d'inserimento.

Modificati dal
L'impostazione di questo campo permette di selezionare solo i Conti modificati a partire dalla data indicata.
Lasciando a 0 (zero) invece, saranno considerati tutti i Conti a prescindere dalla data di modifica.

Mastri da aggiornare
È possibile indicare fino ad un massimo di 5 Mastri Clienti/Fornitori, limitando ad essi l'elaborazione.
Impostando 0 (zero) sul primo Codice invece, saranno assunti tutti i Mastri.

L'elaborazione si avvia in seguito alla Convalida e lo stato di avanzamento è segnalato all'Utente mediante apposito messaggio a video.

3.11.10.2.7 - ARXIVAR: 7. Rigenera Indici D.d.t. rientrati

Implementata la gestione dell'Indice secondario, che sarà assunto dalla Classe Documentale oppure dai Parametri Arxivar.

3.11.10.4 - DMI-Ok

1 - Archiviazione Documenti Emessi

L'Archiviazione dei documenti emessi può essere eseguita manualmente da questa funzione oppure automaticamente da processo schedulato.

Modalità Operativa

In fase di accesso alla funzione, è richiesta l'impostazione dei seguenti campi:

Ditta
La Ditta impostata deve essere di tipo DMI-Ok e deve essere inserita nei parametri DMI.

Lasciare a spazio per selezionarli entrambi.

Tipo Documento
Cliccando sull'apposito pulsante , si ottiene la lista dei Tipi Documento attivi sulla Ditta selezionata.

Impostare spazio per includerli tutti.

Data documento al
Impostare la data massima dei documenti da archiviare.

Con la Convalida dei parametri impostati è fornita la lista dei documenti da archiviare, raggruppati per flusso di stampa e con la check-box attiva ai fini dell'archiviazione; è possibile deselezionare il singolo documento, semplicemente disattivando la check-box corrispondente.
Per operare invece su tutti i documenti del flusso di stampa, selezionandoli o deselezionandoli ai fini dell'archiviazione, è sufficiente attivare o disattivare la check-box posta in corrispondenza del flusso all'estrema sinistra.

Al termine delle operazioni di selezione/deselezione documenti, convalidando con l'apposito pulsante , il programma chiederà di confermare l'archiviazione prima di procedere.

2 - Generazione Indici

Modalità Operativa

In fase di accesso alla funzione, è richiesta l'impostazione dei seguenti campi:

Data documento da... a
In fase di Generazione Indici, indicare la data di elaborazione. Campo sempre impostabile.

Data generazione da... a
Solo in fase di Rigenerazione Indici, impostare la data di generazione.

3.11.2 - Gestione DMI: 2. Manutenzione Parametri

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3.11.2.10 - Manutenzione Parametri CREDEMTEL

Da questa funzione sono accessibili solo i Parametri di Base, utili ai fini delle funzionalità di CREDEMTEL, mentre la manutenzione delle Classi documentali è accessibile da un'altra funzione.

Gestore
Il valore di questo campo indica se, per la Ditta impostata, risulta Gestore primario (valore 0) oppure secondario (valore 1).Il Gestore primario deve essere impostato nell'omonimo campo dei Parametri Funzionali Ditta (1° videata) e, trattandosi di un dato obbligatorio per la Gestione DMI, se non risulta impostato sulla Ditta, oltre a segnalarlo con apposito messaggio, il programma non consentirà di procedere.

Cartella di scambio
Indicare la directory primaria in cui devono essere generati gli Indici e gli eventuali PDF.Se questo campo è lasciato a spazio, sarà assunta per default la cartella «$GD/dif/CEM».

URL base documenti
URL base per l'interrogazione dei documenti.

URL home DMI
Home page web di archiviazione.

Utente DMI WEB
Utente per l'interrogazione.

Password DMI WEB
Password per l'interrogazione.

Codice company

Codice licenza

Codice SIA

Nome nodo ditta
Indicare la cartella in cui deve essere allocato l'Indice di ciascun documento.

Server access key
Da impostare solo nel caso la Modalità di connessione sia POST.

Modalità di connessione
Indica la modalità con cui si connette al Gestore: trattandosi di CREDEMTEL, la modalità di connessione può essere POST oppure SOAP.

Progressivo allegati

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Parametri Indici Archiviazione

Formato
Il valore di questo campo determina il tipo di flusso da generare per gli Indici: impostare C per il formato CSV oppure X per il formato XML. Il valore impostato in questo campo corrisponde al formato primario, perchè sulla Classe documentale è possibile indicare il formato secondario.

Riscontro 1

Riscontro 2

Progressivo

N. max documenti per indice
In CREDEMTEL, un Indice può contenere più documenti, a condizione che siano della stessa Classe documentale e abbiano la stessa Grafica. Il numero massimo impostabile è 1000 e vale solo per gli Indici in formato XML.

Ultimo export il

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Cartelle Documenti per Firma Grafometrica

Non firmati - Firmati
Tra le configurazioni necessarie ai fini della Firma grafometrica, è richiesto di specificare il percorso delle cartelle in cui dovrà allocare, rispettivamente, i documenti senza firma e con firma.

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Parametri Pubblicazione Indici

In questa sezione devono essere impostati i parametri utili per la pubblicazione degli Indici XML e i dati relativi al Portale CREDEMTEL.

Portale
Impostando il tasto F8, si attiva la find-grid che permette di selezionare il Portale dall'apposita tabella procedurale. In essa devono essere preventivamente indicati: l'indirizzo, la porta, la cartella di destinazione, il modo SSL, l'autenticazione, l'utente e la password. Cliccando sull'apposito pulsante , si ottiene la visualizzazione dei dati impostati nella tabella PRT - Portale.
L'impostazione del Portale è necessaria per gestire il trasferimento di uno o più file zip.

Path destinazione
Cartella di appoggio sul Portale.
Da impostare solo se diversa da quella indicata nel campo Path destinazione della tabella PRT - Portale.

Genera ZIP
L'attivazione di questo check-box comporta la generazione di files zip per gli indici xml e relativi pdf, anche se Non è gestito il Portale.

Pubblica
Se questo check-box è attivo, il file zip sarà pubblicato sul Portale ed è quindi necessario che questo sia stato impostato. Se, invece, il check-box è disattivo, il file zip sarà pubblicato nella cartella «TMP» all'interno della directory di scambio.

Utente
Da impostare solo se diverso dall'Utente indicato sulla tabella PRT - Portale.

Password
Da impostare solo se diversa dalla Password indicata sulla tabella PRT - Portale.

I campi presenti in questa sezione della videata devono essere impostati solo se la Ditta gestisce la Postalizzazione via Credemtel. In questo caso, infatti, è necessario indicare il Portale e la Cartella in cui pubblicare il file zip. È necessario che siano valorizzati anche i campi Codice licenza e Codice SIA (entrambi forniti da Credemtel).

Il Portale deve essere preventivamente codificato nella tabella PRT - Portale.

3.11.2.2 - Manutenzione Parametri ARXIVAR

Da questa funzione sono accessibili solo i Parametri di Base, utili ai fini delle funzionalità di ARXIVAR, mentre la manutenzione delle Classi documentali è accessibile da un'altra funzione.

Gestore
Il valore di questo campo indica se, per la Ditta impostata, risulta Gestore primario (valore 0) oppure secondario (valore 1).Il Gestore primario deve essere impostato nell'omonimo campo dei Parametri Funzionali Ditta (1° videata) e, trattandosi di un dato obbligatorio per la Gestione DMI, se non risulta impostato sulla Ditta, oltre a segnalarlo con apposito messaggio, il programma non consentirà di procedere.

Utente archiviazione

Directory di scambio
Indicare la directory primaria in cui devono essere generati gli Indici e gli eventuali PDF.Se questo campo è lasciato a spazio, sarà assunta per default la cartella «$GD/dif/CEM».

URL base documenti
URL base per l'interrogazione dei documenti.

URL home DMI
Home page web di archiviazione.

Utente DMI WEB
Utente per l'interrogazione.

Password DMI WEB
Password per l'interrogazione.

URL DB DMI

Utente DB DMI

Password DB DMI

Nome nodo ditta
Indicare la cartella in cui deve essere allocato l'Indice di ciascun documento.

GG Validità riga inesistente
Il numero massimo di giorni, impostato in questo campo, è sommato alla Data del Documento per delimitare il periodo in cui una riga, che fa riferimento ad un Documento inesistente, Non deve essere considerata errore, in fase di Aggiornamento Indici. Oltre questo periodo, la riga sarà considerata errore.
Per default, i Giorni Validità sono 90 a partire dalla Data Documento.

GG Persistenza riga errata
Indica il numero massimo di giorni, a partire dalla Data d'Inserimento, oltre il quale la riga errata sarà automaticamente eliminata in fase di Aggiornamento Indici.
Per default, i Giorni Persistenza sono 30 a partire dalla Data d'Inserimento.

Modalità di connessione
Indica la modalità con cui si connette al Gestore: trattandosi di ARXIVAR, la modalità di connessione è sempre SOAP.

Progressivo allegati
È un contatore aggiornato in automatico dal sistema, ogniqualvolta si generi un'etichetta DMI per un documento allegato, cioè avente Tipo documento ALLG.
La generazione dell'etichetta DMI può essere eseguita dalla funzioni di Inquiry Log DMI oppure VariaeArchivia, dopo aver registrato il rientro del documento principale. Una volta applicata l'etichetta DMI al documento allegato ed eseguita la scansione tramite ArXivar, in automatico si creerà la relazione tra il documento principale e il documento allegato.

Estensione indici
Indicare il valore di default dell'estensione dell'indice ARXIVAR, quando questo è generato dalla funzione di Generazione Indici.
Impostando spazio, è assunta l'estensione «lst».
L'estensione indicata sulle Classi documentali, se presente, è prioritaria rispetto a quella impostata in questo campo.
In ogni caso, l'estensione Non è valida per Fatture e Note Credito elettroniche perchè queste hanno sempre estensione «lsx».

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Cartelle Documenti per Firma Grafometrica

Non firmati - Firmati
Tra le configurazioni necessarie ai fini della Firma grafometrica, è richiesto di specificare il percorso delle cartelle in cui dovrà allocare, rispettivamente, i documenti senza firma e con firma.

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Archiviazione Fatture/Note Credito Elettroniche

Genera indice lsx
Ai fini della Fatturazione Elettronica PA, se questo check-box è attivo, il programma provvederà a generare gli indici (.lsx) per le Fatture/Note Credito elettroniche archiviate.

Cartella SBH
La funzione Invio e Archiviazione provvederà a spostare le Fatture/Note elettroniche dalle cartelle dei singoli Clienti a quella impostata in questo campo.

3.11.2.21 - Manutenzione Classi documentali

Da questa funzione sono accessibili i parametri che permettono di gestire le singole Classi documentali.
Sono attivi i pulsanti per la modifica e la cancellazione delle Classi documentali già esistenti, nonchè quello che permette di inserire una nuova Classe documentale .

Tipo documento

Per approfondimenti sulla gestione mista, consultare la relativa pagina di manuale.

Nome nodo documento

Classe documentale primaria / secondaria
Se il Gestore dell'archiviazione documentale è ARXIVAR, è necessario valorizzare le Classi documentali primaria e secondaria perchè servono, tra le altre cose, anche come filtro per la ricerca dei documenti.

Estensione classe documentale primaria / secondaria
Questo campo definisce l'estensione dell'indice per l'archiviazione in ARXIVAR della Classe documentale primaria/secondaria.
Impostando spazio, è assunta l'estensione indicata sui Parametri ARXIVAR.
In ogni caso, l'estensione Non è valida per Fatture e Note Credito elettroniche perchè queste hanno sempre estensione «lsx».

Path destinazione

Archivia dal
Il valore impostato in questo campo determina l'archiviazione di uno o più Tipi documento, a partire da una certa Data Documento. Ad esempio, per richiedere che i Documenti di Tipo DDTF (D.d.t. d'Acquisto) siano archiviati dalla Data Documento 01/01/2013, è sufficiente impostare questa Data sul Tipo documento DDTF.

GG attesa DMI

Rientro documenti
Impostare a 0 (zero) per gestire il versioning dei documenti nella stessa Classe documentale. Impostare a 1 per gestire il rientro dei documenti in Classi documentali distinte (ad esempio DDT0 e DDT0_A).

Grafica formato indice CSV
Se il flusso è in formato csv, questo valore indica la grafica del formato indice.
Il valore è visualizzato nella colonna Gr1 del data-grid.

Grafica formato indice XML
Se il flusso è in formato xml, questo valore indica la grafica del formato indice.
Il valore è visualizzato nella colonna Gr2 del data-grid.

Formato Indici
Indicare il formato indici (CSV o XML), solo se diverso da quello impostato sulla Ditta (ossia nella funzione di Manutenzione Parametri). In questo modo è possibile assegnare, ad uno o più Tipi documento, un formato indice diverso da quello della Ditta.

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Timbro

Se il Gestore dell'archiviazione documentale è ARXIVAR, è possibile applicare in automatico il timbro virtuale sui documenti archiviati, nella posizione specificata e nelle dimensioni richieste.

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EDI

Portale

Path input

User Id

Password

File name

3.11.3 - Inquiry Log DMI

Funzione d'Inquiry Log DMI.

Il programma fornisce, nella parte superiore della videata, l'elenco dei Documenti corrispondenti ai parametri impostati dall'Utente:

Si presti attenzione alla colonna Ser perchè in essa è visualizzato l'ultimo Seriale attribuito ad un allegato (scannerizzazione) del Documento stesso. Il Seriale è gestito in automatico.

Cliccando sull'icona , si avvia la stampa dell'Etichetta DMI da applicare all'allegato e si genera l'indice nella cartella ALLG, solitamente presente sotto $GSSPOOL/dmi o nella Cartella di scambio indicata nei Parametri ArXivar.

Cliccando sul pulsante corrispondente al Documento d'interesse, si attiva la visualizzazione del dettaglio, nella parte inferiore della videata:

Sulle righe dello storico invece, nella colonna Ser è visualizzato il Seriale attribuito all'Etichetta DMI, generata dalla funzione Varia & Archivia del Ciclo Attivo.
Inoltre, sulle righe dello storico che presentano la Causale «32 - Stampato DMI» e un Seriale diverso da spazio, cliccando sul pulsante corrispondente al Seriale d'interesse, è possibile stampare l'Etichetta DMI relativa ad esso.