1. Immissione Prima Nota

La gestione corrente di un'azienda si sviluppa essenzialmente nelle fasi di registrazione, manutenzione e controllo delle operazioni contabili, mediante la funzione di Prima Nota.

La gestione multiaziendale e la possibilità di operare su più esercizi, offerte dal modulo di Contabilità Analitica, richiedono come operazione preliminare, l'identificazione dell'azienda e l'impostazione dell'esercizio contabile da considerare.

A tal fine, i dati da inserire sono i seguenti:

Codice ditta

Anno contabile
Selezionare l'esercizio corrente (valore 0) o precedente (valore 1).

Data ultima operazione
Riporta la data dell'ultima operazione registrata.

Serie documenti I.V.A.
Gestisce Numerazioni diverse per i documenti I.V.A. in modo da avere Sezionali differenti. Se in fase di registrazione sorgesse la necessità di modificare il numero di Serie, tornare alla presente videata di selezione Ditta.

Immissione Prima Nota: impostazione ditta.

L'impostazione dei dati preliminari consente l'accesso all'ambiente operativo della Prima Nota, di cui è di seguito fornita un'analisi dettagliata.

prima nota: ambiente operativo

L'ambiente operativo della Prima Nota è stato configurato con l'intento di garantire la massima visibilità e operabilità nella gestione contabile dell'azienda, rispondendo a tutte le esigenze che potrebbero sorgere in fase di registrazione.

Contestualmente all'immissione in Prima Nota infatti, è possibile accedere a diverse funzioni correlate, senza abbandonare l'ambiente operativo ma digitando semplicemente un tasto funzionale.

A potenziare l'efficienza della Prima Nota inoltre, contribuisce l'utilizzo di appositi strumenti, che rendono possibili automatismi semplici e veloci: il riferimento è alle Causali Contabili, ai Conti Standard e più in generale, a tutte le tabelle dei Parametri Base.

La videata proposta di seguito ritrae l'ambiente di lavoro della Prima Nota, da cui è possibile effettuare tutte le operazioni inerenti alla registrazione, consultazione e verifica dei movimenti contabili.

modalità operative

Per meglio comprendere le modalità operative che caratterizzano la Prima Nota, è necessario individuare le sezioni che compongono l'ambiente operativo: la videata della Prima Nota si presenta a video strutturata su tre livelli, ognuno dei quali con uno scopo ben preciso e preposto a fornire determinate informazioni.

Le sezioni di cui sopra sono le seguenti:: 1. Intestazione; 2. Dettaglio; 3. Piede

1. Intestazione

L'obiettivo è quello di evidenziare sempre la Ditta su cui si opera, gli estremi identificativi dell'operazione corrente, il Saldo dei vari Conti interessati e la quadratura dell'operazione. Dettagliatamente, i campi riportati in questa sezione sono i seguenti:

Codice - Denominazione Ditta
La valorizzazione di questi campi è stata effettuata in fase d'Impostazione Ditta.

Saldo Contabile
È il Saldo dell'ultimo Conto impostato in fase di registrazione: in caso di Saldo Negativo, in corrispondenza del Conto Cassa, sarà emesso un segnale acustico ed evidenziato un messaggio.

Data Operazione
La Data proposta dal sistema è quella dell'ultima operazione immessa, nell'ambito dell'esercizio contabile selezionato. L'utente ha comunque la possibilità d'impostarne una diversa.

La Data Operazione non può essere anteriore a quella dell'ultima stampa definitiva del Giornale Contabile, nè posteriore a quella del sistema o alla data di chiusura dell'esercizio contabile.

Digitando il tasto F9 in corrispondenza di questo campo, si attiva la funzione di Jump e la visualizzazione di un'apposita find, che consente all'utente di saltare da una funzione all'altra.
In particolare, le funzioni rese accessibili dal tasto di Jump sono:

Funzioni accessibili con il tasto F9.

Valuta - Cambio
La Valuta proposta corrisponde all'unità di conto della Ditta, mentre il valore del Cambio è assunto dalla tabella Cambi/Valute.

Sbilancio Contabile
Questo campo deve essere nullo sia prima che dopo la registrazione di un'operazione, poichè un valore diverso da 0 (zero) impedirebbe l'impostazione di una Data Operazione diversa da quella proposta.

Causale
Durante la fase di registrazione assume una rilevante importanza l'impostazione della Causale Contabile, poichè da essa dipendono sia la correttezza dell'operazione che la velocità operativa. Una codifica intelligente inoltre, consente l'individuazione, a partire dalla Causale, della tipologia di un'operazione, con conseguenti vantaggi sulle stampe del e dei Partitari.

La Causale Contabile che apre l'operazione deve essere necessariamente Primaria. Durante la registrazione, sarà sempre evidenziata la descrizione della Causale, nell'apposito campo della maschera di piede.

Identificativo Operazione
È racchiuso tra parentesi quadre e poiché un'operazione contabile si compone di più righe, ognuna di essa è individuata da una propria coppia di numeri: il primo, comune a tutti i movimenti, e il secondo, che specifica il progressivo nell'ambito dell'operazione.

Rappresentando mnemonicamente quanto detto, l'Identificativo Operazione è così strutturato: [aattpppppp,rr]

aa

a identifica l'Anno contabile

tt

a il numero del Terminale su cui si opera

ppppp

a il Progressivo dell'Operazione

rr

a il numero del Movimento nell'ambito dell'Operazione (fino a 999 righe).

Si osservi che tale codifica consentirà successivamente, d'individuare i movimenti contabili per anno e/o per terminale, offrendo la possibilità di stampare un brogliaccio di tutte le operazioni registrate da un terminale, nell'ambito di un certo periodo, o con riferimento a specifici progressivi.

È opportuno precisare che non possono esistere due o più operazioni aventi lo stesso Identificativo, poichè questo campo individua univocamente una singola registrazione.

2. Dettaglio

La scrittura di Prima Nota in partita doppia si risolve nella parte centrale della videata, in cui è richiesta l'impostazione dei Conti Dare/Avere, dell'Importo e degli estremi del Documento, con possibilità di usufruire comunque degli strumenti di supporto offerti dalla procedura. Ogni movimento registrato è evidenziato su una riga dello schermo, rispettando sempre lo stesso ordine dell'informazione. Dipendentemente dalla Causale impiegata, durante la registrazione è prevista l'impostazione dei seguenti dati:

Conti Dare - Avere
Impostare i codici dei Conti interessati alla registrazione: sono proposti in automatico dal programma, se la Causale prevede l'aggancio ad un conto della tabella Conti Standard, in caso contrario procedere con l'inserimento manuale.

Una volta letto il Conto, la procedura evidenzia i seguenti dati:
Inoltre, se si tratta di un conto Cassa che presenta un saldo negativo, questo sarà evidenziato lampeggiando.

Qualora si selezioni un Conto appartenente ad una Filiale/Divisione diversa da quella impostata in fase di accesso, il programma proporrà il seguente messaggio: «Filiale diversa! F3=Forza F4=Assumi». A questo punto, impostando il tasto F3 si attribuirà al movimento lo stesso codice Filiale indicato in fase d'accesso; impostando il tasto F4 invece, il codice Filiale sarà assunto dal Conto.

Importo movimento
In base al valore del parametro Guida Importo impostato sulla Causale, il programma propone l'Importo della registrazione precedente o lo Sbilancio dell'operazione attuale.

Estremi del documento
La Data, il Numero ed eventualmente il Protocollo del Documento possono essere impostati o intercettati in automatico fra le partite aperte: quest'ultima funzionalità però, può essere attivata solo dalla Causale Contabile.
Gli estremi del Documento assumono particolare importanza nelle registrazioni che interessano i Clienti o i Fornitori: in questo caso infatti, se risulta attiva la , i riferimenti del Documento risultano necessari per la corretta individuazione della partita.
La valorizzazione di questo campo in immissione Prima Nota è guidata dal valore del corrispondente Indicatore, presente sulla Causale.

C - Codice I.V.A.
Questa colonna evidenzia il Codice della Tabella I.V.A. a cui è soggetta l'operazione.

Scadenza
Riporta la Data di Scadenza dei Titoli (Tratte, Ricevute Bancarie o altro), nel caso di Fatture attive o passive invece, questo campo evidenzia la Data di Decorrenza a partire dalla quale applicare la Condizione di Pagamento, per determinare le Scadenze. L'impostazione è richiesta, solo se prevista dalla Causale Contabile impostata.