3.3 - Emissione Documenti di Vendita

• 3.3.1 - Controllo Documenti Emessi
• 3.3.1 - Documenti di incasso
• 3.3.1.1 - Controllo Documenti Emessi
• 3.3.1.1 - Documenti di Vendita Incompleti
• 3.3.1.2 - Lista Documenti da Fatturare
• 3.3.10.1 - Documenti di Incasso
• 3.3.11 - Annulla Emissione Documenti
• 3.3.2 - Fatture Differite
• 3.3.2 - Gestione Distribuzione Documenti
• 3.3.20.1 - Gestione Distribuzione Documenti: 1. Fatture differite
• 3.3.20.12 - Gestione Distribuzione Documenti: 12. Fatturazione Elettronica
• 3.3.20.12.1 - Fatturazione Elettronica PA: 1. Generazione XML
• 3.3.20.12.2 - Fatturazione Elettronica PA: 2. Invia e Archivia
• 3.3.20.13 - Gestione Distribuzione Documenti: 13. PDF
• 3.3.20.7 - Gestione Distribuzione Documenti: 7. Validazione
• 3.3.9 - Ristampe

3.3.1 - Controllo Documenti Emessi

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3.3.1 - Documenti di incasso

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3.3.1.1 - Controllo Documenti Emessi

Questa funzione riproduce una situazione riassuntiva, relativa all'impiego delle Condizioni Commerciali in fase d'Immissione dei Documenti di Vendita: il report generato riepiloga per ciascun Documento e Articolo, la differenza tra il Prezzo di Listino applicato e il Prezzo previsto dalle Condizioni Commerciali, attive al momento dell'Immissione del Documento.

Per escludere dal report le differenze rilevate, è necessario richiamare il Documento dalla funzione di Modifica Documenti di Consegna - Dati Accessori e alla Convalida digitare F3.

In fase di elaborazione, saranno considerati tutti gli Articoli per i quali risulta attivo il flag Gestione differenze commerciali, presente nella Tabella Gruppi & Sottogruppi Articoli.

Agente
Limita l'inclusione nel Tabulato, ai soli Documenti immessi con Codice Agente corrispondente al valore specificato in questo campo.

Deposito da... a
Per le Ditte che gestiscono i Depositi, è possibile estrarre la stampa con riferimento ad un singolo magazzino o ad un range di depositi, impostato in questi campi.

Periodo da... a
Vincola la stampa all'intervallo temporale specificato in questi campi.

Tipo Documento
Attiva la selezione dei Documenti da stampare, in base alla tipologia specificata in questo campo, il valore di inizializzazione è DV = Documenti di Vendita, gli altri valori sono visualizzabili nella finestra dell'help in linea (tasto F10).

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Stampa simulata

È possibile ottenere il report delle differenze condizioni commerciali applicate in formato CSV. Le informazioni esportate sono:

Il report in formato CSV può essere generato solo in caso di elaborazione simulata. Inoltre, sempre nel formato CSV, i prezzi ed i relativi importi sono espressi sempre IVA esclusa, anche nel caso di documenti il cui prezzo è IVA inclusa.
Infine, nella stampa del tabulato su carta, è mostrato il totale generale di tutti gli agenti.

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Stampa definitiva

Generazione movimenti di magazzino
L'attivazione di quest'indicatore è prevista solo per la stampa in definitivo e comporta la generazione di un movimento di addebito o accredito all'Agente, per le differenze rilevate, nonchè la stampa di un'apposito prospetto in cui sono evidenziate le differenze. Il movimento di magazzino generato è imputato al Cliente, indicato nel campo Altro Rapporto dell'Anagrafica Fornitore intestata all'Agente.
Portando a 2 il valore di questo flag inoltre, si attiva la possibilità di generare movimenti di magazzino di sola annotazione, che non movimentino i dati contabili degli Articoli stessi.

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Causali magazzino

Il profilo di stampa predisposto per questa funzione è PFDADC3DL.

3.3.1.1 - Documenti di Vendita Incompleti

Il report generato da questa funzione elenca i Documenti di Vendita che risultano incompleti perchè presentano le seguenti condizioni: Prezzo Unitario uguale a 0 (zero), riga di Sconto Natura/Merce Non presente o Non congrua.

Per entrambe le selezioni, sono previsti i seguenti formati di output: txt, laser e pdf.

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Parametri Filtro

Cliente
Il controllo dei Documenti incompleti può essere effettuato per un singolo Cliente, impostandone il codice in questo campo, oppure con riferimento a tutti i Clienti della Ditta, impostando semplicemente il Mastro.

3.3.1.2 - Lista Documenti da Fatturare

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Parametri Filtro

Cliente
È possibile richiedere la stampa della 2. Lista Documenti da Fatturare con riferimento ad un singolo Cliente, inserendone il Codice Conto in corrispondenza di questo campo, oppure, impostando solo il Mastro, la selezione è estesa a tutti gli Analitici ad esso agganciati.

Data Operazione da... a
L'indicazione di una Data Operazione d'inizio e fine consente di definire un preciso intervallo temporale, nell'ambito del quale selezionare i movimenti ai fini della stampa.

È opportuno precisare che per Data Operazione s'intende la data di registrazione del Documento.

Data Documento Dal.. Al
Limita la stampa ai soli Documenti con Data compresa nell'intervallo specificato.

Terminale
Per conoscere i Documenti immessi da uno specifico Terminale, impostarne il relativo Codice in questo campo.

La valorizzazione di questo campo è prevista solo se l'ordinamento selezionato è per Terminale.

Numero Operazione
L'inserimento del Numero Operazione permette di stampare singolarmente ciascun Documento.

La valorizzazione di questo campo è prevista solo se l'ordinamento selezionato è per Terminale.

Giro
Attiva un ulteriore filtro di selezione, in base al codice Giro specificato in questo campo.

Categoria
Si riferisce alla Categoria del Conto e consente quindi, di vincolare la stampa ai soli Documenti intestati ai Clienti, appartenenti alla Categoria specificata.

Zona
L'impostazione di questo Codice permette di conoscere i Documenti immessi, con riferimento ad una specifica Zona.

Agente
Limita l'inclusione nella Lista, ai soli Documenti immessi con Codice Agente corrispondente al valore specificato in questo campo.

Pagamento Da... A
Attiva la selezione dei Documenti ai fini della stampa, in base alla Condizione di Pagamento in essi specificata.

Deposito
L'impostazione di questo parametro risulta significativa solo se sono gestiti dei depositi.

Spedizioniere
L'impostazione di questo parametro risulta significativa, solo se per la consegna della merce ci si è avvalsi di un vettore.

Causale Movimento
È possibile selezionare i soli movimenti registrati con la Causale Magazzino impostata in questo campo.

Impostando 0 (zero) saranno invece considerati tutti i movimenti a prescindere dalla Causale Magazzino.

Causale Trasporto
È possibile selezionare i soli movimenti registrati con la Causale Trasporto impostata in questo campo.

Impostando 99 saranno invece considerati tutti i movimenti a prescindere dalla Causale Trasporto.

3.3.10.1 - Documenti di Incasso

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1. Bollettini C/C Postale

Questa funzione esegue la stampa dei Bollettini di Conto Corrente, ogniqualvolta la Condizione di Pagamento adottata prevede nel Tipo Carta il valore 2 = Ordine di pagamento.

Oltre all'impostazione del codice Ditta, è necessario specificare la Data di Fatturazione, entro la quale elaborare le Fatture ai fini della stampa Bollettini.

Il profilo di stampa utilizzato per questa funzione è il PCCPT2Dd.

2. Cedolini Rimesse Dirette

Questa funzione esegue la stampa dei Cedolini, relativi all'emissione di Rimesse Dirette: il numero di Cedole stampate e il giorno di fatturazione sono calcolati in automatico dal programma, tenendo conto delle scadenze relative a Condizioni di Pagamento con Tipo Carta uguale a 1 - Rimessa.

L'esecuzione della fase di Contabilizzazione preclude la possibilità di stampare nuovamente le Cedole.

Di seguito è riportata la videata di selezione per la stampa Cedolini: in essa è richiesta l'indicazione della Data Limite per l'elaborazione ed è visualizzata in automatico la data dell'Ultima Operazione Contabile.

3.3.11 - Annulla Emissione Documenti

Questa funzione permette di annullare uno o più Documenti emessi, con conseguente possibilità di apportarvi eventuali modifiche: una volta annullato infatti, il Documento assume lo stato «Inserito» e «Modificabile». La funzione di Annullamento può essere eseguita per diverse tipologie di Documenti, tra cui ad esempio: Fatture Differite, Note Credito, Ricevute Fiscali e Corrispettivi.

La funzione permette di annullare singoli Documenti di Vendita emessi e contabilizzati, a condizione che Non siano stati stampati in definitivo sui Registri I.V.A. e/o sul Giornale Contabile.

Non è consentito l'annullamento massivo dei Documenti contabilizzati, ma solo di singoli Documenti, perchè si tratta di una funzione da eseguire solo in casi eccezionali.

In questa fase è possibile annullare anche le Fatture per le quali è stato già generato il Portafoglio. Operativamente, è previsto il controllo sulla Ri.Ba./RID emessi e, se il flusso Non risulta ancora generato, il programma visualizza un apposito messaggio e permette comunque di annullare il Documento (quindi le Ri.Ba./RID), forzando con il tasto F3, analogamente a quanto previsto per le Fatture già contabilizzate.

Per annullare le Ri.Ba./RID già generate in un flusso, a condizione che Non sia stata stampata la Distinta definitiva, accedere alla funzione Invalida Generazione flusso Ri.Ba. / flusso RID del modulo Gestione Finanza.

L'esecuzione di questa funzione, possibile solo se la contabilizzazione dei Documenti è effettuata analiticamente (ossia un'operazione per ogni Documento), comporta la cancellazione dell'operazione contabile e lo storno delle Statistiche di Vendita, qualora siano state aggiornate definitivamente.

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Modalità Operativa

Dopo aver impostato la Ditta e la Data del movimento, è richiesta la valorizzazione dei seguenti dati:

Conto
Impostare il Cliente intestatario dei Documenti da annullare. Per eseguire l'annullamento contemporaneo di più Documenti intestati a soggetti diversi, è sufficiente impostare solo il Mastro.

Serie Numerazione

Numero - Data Documento da... a
La corretta valorizzazione di questi parametri permette di specificare un apposito range di Documenti da interessare alla fase di Annullamento.

Con la Convalida dei parametri impostati, si ottiene un data-grid con l'elenco dei Documenti candidati all'Annullamento, con possibilità di selezionarli singolarmente, attivando il check-box corrispondente, oppure massivamente tutti quelli visualizzati, attivando il check-box sull'intestazione del data-grid.

Nel data-grid sono presenti le colonne Port. (Portafoglio) e Contab. (Contabilizzazione) e servono ad indicare, se il check-box è attivo, le Fatture per le quali le fasi di Generazione Portafoglio e/o Contabilizzazione sono state già eseguite.

Dopo aver selezionato i Documenti d'interesse, convalidare per avviare l'elaborazione. Le righe selezionate saranno colorate a sfondo giallo, mentre al termine dell'Annullamento saranno proposte a sfondo verde. Nel data-grid di destra, saranno visualizzati i dati dei D.d.t. riattivati.

In corrispondenza del campo Convalida, è attivo il tasto F3 che permette di riattivare i Documenti per i quali si è verificato un errore in fase di Generazione Record d'Interfaccia Co.Ge. o Generazione Partite Scoperte.

3.3.2 - Fatture Differite

Per la Fatturazione di Documenti intestati a Clienti Esteri, è controllato anche il valore del Cambio.

La Fatturazione di Fine Periodo considera tutti i documenti di trasporto emessi, anche se non ancora stampati.

Ai fini della Fatturazione, il programma gestisce in maniera diversa i documenti di trasporto emessi per cessione di beni, da quelli emessi per prestazione di servizi: per i primi infatti, esistendo il presupposto del periodo di competenza I.V.A., è considerata la data del D.d.t., mentre per i documenti riguardanti prestazione di servizi, è la data della Fattura a determinare la competenza ai fini I.V.A.

Riepilogo Imponibile e IVA per Conto Consegna

Campi di Stampa

È possibile richiedere la stampa dell'Imponibile e del Totale Ddt: è opportuno precisare, che il Totale della Fattura, in virtù della somma di più Imponibili e quindi del calcolo dell'IVA, potrebbe Non corrispondere al Totale degli Importi (IVA inclusa) dei singoli Ddt.

Infine, è prevista la possibilità di stampare sulle Fatture differite i riferimenti degli Ordini (interni ed esterni) per ogni Documento di Trasporto.

Contattare il Servizio Assistenza Genesys Software per richiedere eventualmente la modifica dei profili di stampa.

Unità di Misura di Fatturazione

Selezioni

La funzione di Emissione Fatture Differite richiede l'impostazione dei campi riportati nella seguente videata:

La selezione Manuale (scelta 2) comporta la stampa delle Fatture per singolo Cliente con impostazione degli estremi dei D.d.t. da fatturare; con la selezione Automatica (scelta 3) invece, il programma propone l'elenco dei D.d.t. da fatturare e l'utente può indicare quelli da elaborare.

Impostando il Tipo Emissione Rapporto Contabile (scelta 4) invece, le Fatture saranno emesse al Conto Contabile impostato nell'Anagrafica del Cliente e includeranno tutti i Documenti di Trasporto intestati ai Conti Collegati, con indicazione della relativa descrizione, accanto al numero e alla data di ciascun documento. In questo caso, il campo Fatturazione potrà assumere solo valore 4 - MDB.
La selezione per Agente (scelta 5) prevede l'emissione delle Fatture a rottura di Agente e Modalità di Pagamento.

Impostando il Tipo Emissione a 4, 5 o 6 (R. C. per Gruppo Fatturazione/Agente/Mastro) e indicando, in corrispondenza del campo Cliente, solo il Mastro Clienti, è possibile, per tutt i i Rapporti Contabili aventi il campo Natura Conto (1° videata Anagrafica Cliente) valorizzato a «2 - Fatturazione cumulativa», emettere in maniera massiva le Fatture cumulative di tutte le consegne effettuate ai vari Conti Consegna. In questo modo dunque, non sarà necessario impostare di volta in volta il codice Conto di ogni singolo Rapporto Contabile.

Selezionando il Tipo Emissione «7 - Rapporto Contabile (per Cliente)» e impostando un unico Rapporto Contabile (Non è possibile impostare solo il Mastro), saranno emesse Fatture distinte per ogni singolo Conto Consegna agganciato al Rapporto Contabile indicato. Anche in questo caso è verificato il valore del campo Natura Conto, presente nella 1° videata dell'Anagrafica Cliente, che deve essere valorizzato a «1 - Fatturazione standard».

Se tra i  Parametri Funzionali della Ditta il campo Filiale di fatturazione è impostato a 0 (zero), saranno emesse Fatture distinte per Filiale.

Si raccomanda di selezionare opportunamente il tipo stampa e si precisa che l'elaborazione simulata, oltre a Non effettuare alcun aggiornamento sugli archivi relazionati, Non esegue la stampa del Numero e della Data della Fattura.

In fase di Fatturazione MDB (valore 4), è previsto un apposito controllo sull'Importo minimo: in particolare, se questo campo risulta valorizzato, Non potranno essere emesse Fatture per importi inferiori a quello minimo impostato.

 

La valorizzazione di questo campo non è richiesta quando la stampa riguarda la Fatturazione Giornaliera, nel qual caso la procedura imposterà in automatico la Sequenza Bolle Singola.

Data Emissione
Impostare la data di emissione delle Fatture: in automatico è proposta la data attuale con possibilità di modifica.

Data Limite Stampa
In fase di emissione saranno elaborati i documenti di trasporto e le bolle emesse sino alla data limite impostata in questo campo.

Numero Fattura Iniziale
Dalle Numerazioni di Servizio è assunto e proposto il primo numero utile.

Per riemettere una Fattura, forzare il dato con il tasto F3 e verificare che il Numero indicato non sia stato già impiegato.

Cliente
Impostare il codice Cliente o solo il Mastro.

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Parametri Filtro

L'ultima sezione della videata è dedicata all'impostazione di parametri di filtro, che consentono di stampare i documenti accompagnatori (D.d.t. e Bolle) immessi con una specifica Condizione di Pagamento o da un determinato Operatore.

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Emissione Fatture di Fine Periodo: Log Documentale

Attivato il log documentale in fase di stampa delle Fatture di fine periodo. In seguito all'emissione del documento infatti, oltre ad aggiornare il log sul singolo documento elaborato, attribuendo lo stato «Fatturato», sarà generato anche il log per la Fattura emessa, avente come Codice Cliente il Conto intestatario della Fattura.

I movimenti avranno come Tipologia Documento «FTVE» e come Causale «Fatturato» (nel Dettaglio).

3.3.2 - Gestione Distribuzione Documenti

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3.3.20.1 - Gestione Distribuzione Documenti: 1. Fatture differite

Modalità Operativa

Per l'emissione automatica delle Fatture Differite risulta importante la selezione della stampante, perchè questa sarà assunta per la fatturazione dei Clienti sui quali il FormatodiOutput-Tipo1, indicato sul Metodo di Distribuzione, corrisponde alla scelta «dalla stampante». Negli altri casi invece, le Fatture saranno emesse sulle stampanti denominate T_SBHFAT_1 (stampante testo) oppure L_SBHFAT_1 (stampante laser).

Operativamente, dopo l'impostazione della Ditta, è possibile richiedere l'Emissione per Rapporto Contabile oppure l'Emissione Standard.

Emissione per Rapporto Contabile

Impostare i seguenti campi:

Fatturazione
Indicare la tipologia di documenti da elaborare oppure, per includerle tutte, attivare l'apposito check-box.

Cliente
Impostare il Mastro Clienti.

Data emissione
Impostare la Data di emissione delle Fatture: è proposta in automatico la Data attuale.

Includi ddt al
Impostare la Data limite dei Ddt da elaborare.
Al fine di ottimizzare i tempi di elaborazione e generazione delle Fatture differite, è previsto che l'elaborazione interessi i D.d.t. relativi ai 18 mesi precedenti alla Data limite impostata.

Nel Ciclo di Fatturazione saranno fatturati, prima i Rapporti Contabili con Metodo di Distribuzione avente Classificazione H, poi i Rapporti Contabili con Metodo di Distribuzione avente Classificazione D.
Se la Ditta gestisce le Gare, le Fatture saranno generate a rottura di CIG, affinchè ogni Fattura faccia riferimento ad una sola Gara.

Emissione Standard

Impostare i seguenti campi:

Selezione automatica
Se l'elaborazione riguarda un singolo Cliente, attivando questo check-box, la funzione provvederà a visualizzare l'elenco dei D.d.t. da elaborare, con possibilità di escluderne uno o più di uno dall'elaborazione.

Fatturazione
Indicare la tipologia di documenti da elaborare oppure, per includerle tutte, attivare l'apposito check-box.

Cliente
Impostare il Mastro Clienti.

Data emissione
Impostare la Data di emissione delle Fatture: è proposta in automatico la Data attuale.

Includi ddt al
Impostare la Data limite dei Ddt da elaborare.

Anche in questo caso, è prevista la visualizzazione dei Clienti candidati alla Fatturazione, con possibilità di escluderne uno o più di uno dall'elaborazione.

3.3.20.12 - Gestione Distribuzione Documenti: 12. Fatturazione Elettronica

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1 - Generazione XML

3.3.20.12.1 - Fatturazione Elettronica PA: 1. Generazione XML

Funzione di generazione automatica delle Fatture Elettroniche PA in formato XML, in base ai parametri impostati sul Metodo di Distribuzione del Cliente Ente Pubblico.

Modalità Operativa

In fase di accesso alla funzione, è richiesto d'impostare il Periodo (Data inizio - fine) entro il quale elaborare le Fatture/Note Credito emesse, ai fini della generazione del file XML.

Indicato il Periodo d'interesse, il programma visualizza, nel data-grid in alto a sinistra della videata, tutti i Conti candidati alla Fatturazione Elettronica, con possibilità di escluderne uno o più di uno, disattivando il check-box corrispondente.

Allo scopo di semplificare la selezione dei Conti da elaborare, mediante i check-box Fatture e Note Credito nella parte superiore della videata, è possibile selezionare/deselezionare massivamente tutti i Clienti, per i quali è prevista l'elaborazione, rispettivamente, delle Fatture o delle Note Credito.

Con la Convalida dei soggetti da elaborare, il programma visualizza, nel data-grid in alto a destra della videata, tutte le Fatture e/o Note Credito da inglobare nella Fatturazione elettronica, con possibilità di escluderne una o più di una, disattivando il check-box corrispondente.

Si presti attenzione al check-box Rigenera, da attivare qualora sia necessario generare nuovamente il file XML.
Casi in cui è possibile rigenerare il flusso XML, senza dover annullare la Fattura/D.d.t.:

I flussi XML sono generati nella directory sul server «SPOOL/DDDDDAA/MMAAAAAAA/TDOC», in cui:

La cartella SPOOL è accessibile da Risorse di Rete, se è una cartella condivisa sul server, altrimenti dalla funzione File Transfer - Download, esplorando la cartella SPOOL.

La denominazione del flusso è: IT Partita IVA/Codice Fiscale del Trasmittente _ progressivo di 5 caratteri.xml.

Nel caso il flusso XML non sia stato inviato, in fase di annullamento della Fattura/NC o rigenerazione del flusso, quello generato precedentemente, ma non inviato, sarà automaticamente cancellato.

Al termine di questa fase, il file è pronto per essere controllato, firmato digitalmente ed inviato al SDI: queste funzioni possono essere espletate dal componente IX (Invoice Exchange) di Arxivar o da altri componenti.

Contattare il Servizio Assistenza della Genesys Software, per la modifica del profilo XML Fattura Elettronica, relativamente al Numero Fattura.

3.3.20.12.2 - Fatturazione Elettronica PA: 2. Invia e Archivia

Questa funzione esegue la generazione degli Indici e l'archiviazione delle Fatture/Note Credito elettroniche PA, senza distinzione tra documenti già generati o da generare. È disponibile solo per le Ditte che utilizzano ArXivar.

Accedere preventivamente alla Manutenzione Parametri ArXivar per: attivare il check-box Genera indice lsx e valorizzare il campo Cartella SBH.

Inoltre, gli Utenti che si avvalgono di questa funzione per lo spostamento dei flussi xml (Fatture/Note Credito elettroniche PA) in una cartella locale dedicata (ossia quella indicata nel campo Cartella SBH), dovranno codificare i Tipi documento FTVX (Fatture Vendita) e NTCX (Note Credito), come evidenziato nelle immagini successive:

 

Per la codifica delle Classi documentali, accedere all'apposita funzione del modulo Gestione Servizi.

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Modalità Operativa

In fase d'accesso alla funzione, è richiesta l'impostazione dei seguenti campi:

Ditta
La Ditta impostata deve essere di tipo DMI-ArXi, altrimenti il programma segnala l'incompatibilità della Ditta con la funzione stessa e Non consente di procedere.

Tipo Conto
Individua la tipologia di Conti intestatari dei Documenti da archiviare. Impostare sempre C (Clienti).

Tipo Documento
Cliccando sull'apposito pulsante , si ottiene la lista dei Tipi Documento attivi sulla Ditta selezionata.

Impostare spazio per includerli tutti.

Ripeti archiviazione
Non rilevante.

Visualizza errati
Attivare questo check-box per richiedere la visualizzazione, nell'elenco fornito a video, anche dei Documenti con flussi di stampa errati.

Data Documento da... a
L'impostazione di questi campi permette di selezionare solo i Documenti la cui Data rientra nel periodo richiesto.

Con la Convalida dei parametri impostati, si ottiene la lista dei Documenti candidati all'Archiviazione, opportunamente raggruppati per flusso di stampa. Per default, tutti i Documenti visualizzati sono destinati all'Archiviazione, ma l'Utente ha possibilità di escluderne uno o più di uno, disattivando il check-box corrispondente (a sinistra).Per operare su tutti i Documenti di uno stesso flusso di stampa, invece, disattivare il check-box a destra, posto in corrispondenza di un qualunque Documento del flusso.
Infine, il check-box sull'intestazione del data-grid permette di selezionare/deselezionare massivamente tutti i Documenti visualizzati.

Al termine delle operazioni di selezione/deselezione dei Documenti, convalidando con l'apposito pulsante , il programma richiederà un'ulteriore conferma prima di procedere.

3.3.20.13 - Gestione Distribuzione Documenti: 13. PDF

Funzione di generazione Fatture e Note Credito in formato PDF, con contestuale invio via e-mail, all'indirizzo specificato sul Metodo di Distribuzione di ciascun Cliente (Conto Consegna o Rapporto Contabile). L'elaborazione interesserà solo Fatture e Note Credito, che risultano «validate» dall'apposita funzione.

In caso di rinvio delle Fatture/Note Credito, invece, sarà utilizzato l'indirizzo indicato sul Metodo di Distribuzione in corrispondenza del campo E-mail Servizio (se valorizzato). Inoltre, sarà utilizzato come Protocollo SMTP quello dedicato al rinvio delle e-mail, se indicato, altrimenti quello standard.

Vedi tabella procedurale  SMT-Server di Posta in Uscita.

Modalità Operativa

In fase d'accesso alla funzione, è richiesto d'impostare il Periodo (Data inizio - fine) entro il quale elaborare le Fatture/Note Credito emesse, ai fini della generazione dei files PDF destinati all'invio e-mail.

Indicato il Periodo d'interesse, il programma visualizza, nel data-grid in alto a sinistra della videata, tutti i Conti candidati alla Generazione dati PDF, con possibilità di escluderne uno o piú di uno, disattivando il check-box corrispondente.

Allo scopo di semplificare la selezione dei Conti da elaborare, mediante i check-box Fatture e Note Credito, nella parte superiore della videata, è possibile selezionare/deselezionare massivamente tutti i Clienti, per i quali è prevista la generazione in PDF, rispettivamente, delle Fatture o delle Note Credito.

Con la Convalida dei soggetti da elaborare, il programma visualizza, nel data-grid in alto a destra della videata, tutte le Fatture e/o Note Credito da interessare alla fase di generazione PDF, con possibilità di escluderne una o più di una, disattivando il check-box corrispondente.

È prevista la possibilità di richiedere la generazione delle e-mail al Conto Consegna e/o al suo Interlocutore, in alternativa al Conto Rapporto Contabile e/o al suo Interlocutore.
Più precisamente, se nella colonna MailCCons del data-grid è presente un «Sì», la mail sarà inviata al Conto Consegna, se è presente un indirizzo e-mail sul Conto, e al suo Interlocutore, se ne ha uno e se è stato indicato anche l'indirizzo e-mail di quest'ultimo.

In seguito alla Convalida dei documenti d'interesse, il programma procede all'elaborazione e all'invio e-mail delle Fatture/Note Credito:

Nel data-grid in alto a destra della videata, le righe dei documenti inviati correttamente sono evidenziate a sfondo verde, mentre lo sfondo rosso serve a segnalare i documenti per i quali Non è riuscito l'invio e-mail. In quest'ultimo caso, inoltre, nella colonna Note del data-grid, è descritto l'errore riscontrato.

Nel Log Documentale, il mancato invio dell'e-mail è registrato con la Causale 61 ed è visualizzata, nella descrizione, la causa dell'errore.

La generazione dei documenti in formato PDF, con conseguente invio via e-mail, puó essere richiesta anche per singolo Cliente, impostandone il Conto nel campo Codice Rapporto, posto in basso a destra della videata. Inoltre, è prevista la possibilità di generare piú volte un file PDF, generato in precedenza, mediante attivazione del check-box Rigenera.

3.3.20.7 - Gestione Distribuzione Documenti: 7. Validazione

Mediante questa funzione è possibile «validare» le Fatture (differite, accompagnatorie, ...), ai fini dell'applicazione dei Metodi di Distribuzione previsti sui Clienti.
Più precisamente, la funzione di Validazione Documenti Differiti controlla che sul Cliente sia attivo un Metodo di Distribuzione per la Rifatturazione, l'EDI, la Fatturazione elettronica o la generazione dei PDF.

Questa funzione è richiesta solo alle Ditte che hanno impostato ad 1 l'indicatore Valida Documenti Differiti nei Parametri Funzionali Ditta.

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Modalità Operativa

Il programma visualizza in un data-grid l'elenco dei Documenti corrispondenti ai parametri impostati: ovviamente, sono proposte solo le Fatture intestate ai Clienti sui quali è attivo un Metodo di Distribuzione compatibile con la funzione stessa.

Per richiedere la Validazione dei Documenti, attivare semplicemente l'apposito check-box e convalidare.

3.3.9 - Ristampe

L'utilità di questa funzione consiste nella possibilità di ristampare i Documenti di Vendita e di Trasporto, emessi nell'esercizio corrente o in quello precedente, con evidenziazione delle relative Condizioni Commerciali: la Ristampa D.d.t. ad esempio, può essere utile per controllare tutti quei Documenti che, nelle stampe ufficiali, non riportano le Condizioni Commerciali, perchè la Ditta ricevente desidera che queste informazioni non siano portate a conoscenza dei suoi operatori.
Nella ristampa di un Documento emesso, è prevista l'evidenziazione della Data e dell'Ora in cui è avvenuta la Consegna originaria (anzichè la Data e l'Ora attuali): ove previsto, l'Utente avrà comunque la possibilità di modificarli.
Il Dettaglio Lotti, infine, se indicato nei Parametri Funzionali Ditta, sarà riportato solo sui Documenti accompagnatori.

È opportuno precisare che: la funzione di Ristampa può essere eseguita anche dopo aver effettuato la Contabilizzazione delle Fatture.

1 - Ristampa D.d.t.

La funzione di Ristampa D.d.t. può essere eseguita in ordine di Conto o di Rapporto Contabile: entrambe le selezioni sono accessibili da menù.

Includi già fatturati
L'attivazione di questo check-box consente d'includere nella funzione di Ristampa anche i D.d.t. fatturati.

Convalida
Impostando il tasto F3 sulla Convalida, e confermando il messaggio attenzionale «Ristampa ddt con agg.to LOG documentale», la funzione provvede ad aggiornare anche il log dei Documenti interessati alla Ristampa. Questa funzionalità è utile nel caso in cui, per vari motivi, il Log documentale non esista.

Conto
Impostare il Cliente intestatario del Documento da ristampare. Per eseguire la ristampa contemporanea di più Documenti intestati a soggetti diversi, è sufficiente impostare solo il Mastro.

Documento estero
Se l'Utente imposta il Tipo Documento 1 - Fattura, si attiva il check-box per indicare eventualmente che si tratta di un Documento estero.

Numero - Data Documento da... a
La corretta valorizzazione di questi parametri permette di specificare un apposito range di Documenti da interessare alla fase di Ristampa.

Il programma visualizza in un data-grid l'elenco dei Documenti candidati alla Ristampa, con possibilità di selezionarli singolarmente, attivando il check-box corrispondente, oppure massivamente tutti quelli visualizzati, attivando il check-box sull'intestazione del data-grid.

Dopo aver selezionato i Documenti d'interesse, convalidare per avviare l'elaborazione. Le righe selezionate saranno colorate a sfondo giallo, mentre al termine della Ristampa saranno proposte a sfondo verde.