Panoramica E20 - Amministrazione
1. Caratteristiche principali
Il modulo di Contabilità Generale si pone come obiettivo principale la gestione amministrativa e l'assolvimento degli adempimenti fiscali di una o più aziende.
Pur essendo perfettamente integrato al sistema informativo più ampio, la Contabilità Generale è in grado di funzionare anche autonomamente, soprattutto in vista di un processo di automazione graduale.
Mediante la registrazione di tutti i fatti contabili inerenti all'azienda, il Modulo fornisce gli strumenti per la gestione completa delle varie situazioni e le basi per l'attuazione di controlli finanziari e gestionali.
- Il Modulo svolge funzioni connesse a:
- Gestione della Contabilità Generale
- Gestione I.V.A.
- Gestione Compensi a Terzi
- Contabilità Clienti/Fornitori a partite aperte.
Le caratteristiche principali della Contabilità Generale sono indicate separatamente nei seguenti paragrafi.
1.1 - Gestione Multiaziendale
La Contabilità Generale consente la gestione simultanea di più aziende e per ciascuna di esse è possibile gestire fino a 99 attività distinte, con possibilità di stampare i registri e le dichiarazioni I.V.A. separatamente per singola attività.
La Contabilità Generale inoltre, è in grado di mantenere informazioni contabili di tipo storico, garantendo la possibilità di ricostruire nel tempo situazioni relative ai clienti, ai fornitori ed ai conti generali.
1.2 - Gestione Pluriennale
Per ciascuna ditta, la Contabilità Generale permette di operare contestualmente su più esercizi avvalendosi comunque della stessa base dati. Il passaggio anno contabile è effettuato automaticamente dal sistema in modo graduale, garantendo all'utente la possibilità di controllarne il risultato e di apportare, in caso di errore, le opportune correzioni. Anche le operazioni di chiusura/apertura dei conti sono effettuate in automatico dall'applicativo.
1.3 - Sintesi Diverse dei Dati Contabili
In Contabilità Generale sono presenti diversi raggruppamenti dei conti per consentire la generazione di varie situazioni sintetiche, utili al management per esaminare la situazione aziendale sotto diversi profili.
1.4 - Simulazione Aggiornamenti
E' possibile richiedere al programma l'aggiornamento, definitivo o simulato, degli adempimenti periodici. La simulazione costituisce uno strumento insostituibile per le stime previsionali, nonché per garantire la massima affidabilità dell'intero sistema.
1.5 - Anagrafica Base
Per eliminare totalmente la ridondanza dei dati anagrafici, la Contabilità Generale gestisce un unico archivio anagrafico, detto anagrafica di base, in cui sono memorizzati i dati anagrafici di tutte le ditte, i clienti, i fornitori e i soggetti presenti nel sistema.
1.6 - Accessi Alternativi ai Dati
I dati presenti nel sistema sono accessibili secondo modalità alternative: questo significa ad esempio, che durante l'input della prima nota, l'utente, non ricordando il codice di un cliente, ha possibilità di accedere alle informazioni di suo interesse mediante la partita I.V.A. o impostando le prime lettere della denominazione.
1.7 - Codifica dei Dati Ricorrenti
- E' possibile minimizzare la quantità di dati in input usufrendo di alcune funzionalità particolari, quali:
- l'utilizzo di causali contabili concatenate, che richiamano automaticamente descrizioni, codici di conti ed altre informazioni, in presenza di operazioni contabili precedentemente codificate
- l'impiego di apposite strutture tabellari flessibili e facilmente aggiornabili, per la codifica di informazioni ricorrenti.
1.8 - Controlli Immediati all'Immissione dei Dati
Tutte i dati inseriti nel sistema sono controllati dal punto di vista formale e sostanziale al momento stesso dell'immissione, in modo da garantirne la costante coerenza all'interno del sistema: in altre parole, codici I.V.A., codici fiscali, conti, percentuali ed altri dati sono sempre controllati nella forma e nel merito, prima di essere accettati dal sistema.
In caso d'impostazione di un dato non corretto inoltre, i messaggi attenzionali inviati a video aiutano l'utente ad individuare e a correggere l'errore segnalato.
1.9 - Consultazione Immediata dei Dati
Qualunque informazione presente nel sistema è costantemente disponibile per l'interrogazione: in ogni momento infatti, è possibile accedere a tutti i dati dei clienti, fornitori, conti generali, ditte e ogni altra entità della base di dati.
1.10 - Gestione Compensi a Terzi
La gestione prima nota di Contabilità Generale comprende funzioni, che eseguono la registrazione di operazioni soggette agli adempimenti relativi ai compensi a terzi: i movimenti di tali operazioni infatti, sono trattati in automatico direttamente dal sottosistema Gestione Compensi a Terzi, che garantisce l'assolvimento di tutti gli adempimenti previsti, compresi la stampa della scheda fiscale del percipiente, la stampa del 770/D-D1 e del registro compensi a terzi.
1.11 - Bilancio CEE
La Contabilità Generale è dispone di funzioni specifiche che eseguono, a discrezione dell'utente, la stampa del Bilancio CEE o la generazione dello stesso in formato word-processor e spread-sheet, è prevista inoltre, un'estrazione dati in formato direttamente importabile dal software de Il Sole 24 Ore.
1.12 - Produzione di Stampe
- La Contabilità Generale è dotata di funzioni per l'elaborazione delle seguenti stampe:
- GIORNALE DI CONTABILITÀ GENERALE
- PARTITARI CLIENTI, FORNITORI E CONTI GENERALI
- BROGLIACCIO DI PRIMA NOTA
- REGISTRI I.V.A. ACQUISTI, VENDITE, CORRISPETTIVI E I.V.A. IN SOSPENSIONE
- LIQUIDAZIONE I.V.A. PERIODICA E DI FINE ANNO
- ELENCO VERSAMENTI I.V.A.
- ELENCO CREDITI COMPENSABILI
- PROSPETTO DI BILANCIO
- PROSPETTO I.R.A.P.
- ALLEGATI CLIENTI/FORNITORI
- BILANCIO DI VERIFICA
- BILANCIO E SITUAZIONE ECONOMICO/PATRIMONIALE
- BILANCIO CEE
- ANAGRAFICA CLIENTI E FORNITORI
- ANAGRAFICA/CONTABILE DITTA.
2. Organizzazione dei dati
2.1 - Anagrafica di base
L'ottemperanza dei vincoli fiscali e contabili potrebbe generare una situazione di ridondanza nell'organizzazione delle informazioni: allo scopo di ottimizzare la gestione dei dati e liberare l'utente da ogni vincolo sull'utilizzo delle procedure, la Contabilità Generale si avvale di un'unica entità logica, detta anagrafica di base, nella cui struttura i dati anagrafici di ciascun soggetto sono gestiti in modo univoco ed in relazione con le altre entità della base informativa.
Questo significa ad esempio, che i dati anagrafici di un soggetto classificato come fornitore, sono disponibili anche per la sua nuova posizione di cliente.
2.2 - Dati dell'azienda
- I dati relativi all'azienda sono logicamente organizzati in diverse entità
- Anagrafica Ditta, che gestisce informazioni di varia natura: vi confluiscono infatti, i dati identificativi dell'azienda, gli indicatori sottosistemi, grazie ai quali è possibile personalizzare le funzioni di
e informazioni di natura più propriamente descrittiva, relative alla data di costituzione dell'azienda, alla natura giuridica e alla sua posizione INAIL ed INPS - Contabile Ditta, che gestisce i dati contabili e fiscali relativi all'esercizio in corso e a quello precedente, fornendo informazioni utili per la compilazione e la stampa della Dichiarazione dei Redditi
- Dati I.V.A., per l'inserimento di dati utili alla gestione del plafond, del credito speciale e degli adempimenti IVA
- Dati di Servizio, a cui sono riconducibili le seguenti tabelle: Numerazioni, che garantiscono una serie di controlli utili, Conti Standard, che innescano una serie di automatismi volti a limitare l'intervento diretto dell'utente e Parametri Funzionali, per l'attivazione di gestioni verticali
- Anagrafica Filiali, che consente la gestione di una contabilità separata per le diverse filiali, nell'ambito di una stessa ditta.
2.3 - Piano dei Conti e Anagrafica Soggetti
La corretta gestione della Contabilità Generale richiede il supporto di un Piano dei Conti, che risulti adeguato e funzionale alle esigenze aziendali.
- Nel modulo di Contabilità Generale, il Piano dei Conti è caratterizzato dai seguenti elementi:
- Gruppo Piano dei Conti, che si rivela la soluzione ideale per chi abbia la necessità di gestire più aziende con caratteristiche differenti
- Tabella Mastri, presente tra i Parametri Base, costituisce il fulcro del Piano dei Conti aziendale
- Riclassificazione Piano dei Conti Genesys, che permette di uniformare diversi Piano dei Conti ad uno stesso standard
- Voci Bilancio CEE, in cui sono codificate le voci che descrivono le varie poste del bilancio comunitario
- Anagrafica Clienti/Fornitori, in cui sono gestite, oltre ai dati prettamente anagrafici, anche informazioni relative al rapporto commerciale ed alla situazione finanziaria e contabile del soggetto
- Conti Generali
- Voci Contabilità Analitica
2.4 - Parametri Base
La struttura di è stata progettata prevedendo delle aree di adeguamento flessibili e sicure, nel rispetto delle esigenze più specifiche delle aziende utenti.
La possibilità di personalizzare tali aree è garantita dalle strutture tabellari dei Parametri Base, che consentono l'organizzazione razionale dei dati e la gestione degli stessi in modo semplice, sicuro e guidato.
Nell'ambito dei Parametri Base è possibile distinguere le seguenti entità: Tabelle Generali, Tabelle Fiscali e Classificazione Clienti/Fornitori.
2.5 - Tabelle Generali
In questa tabella sono definite le diverse modalità di pagamento praticate dalle ditte del sistema, le informazioni in essa presenti permettono di controllare i termini e le condizioni di pagamento delle partite scoperte.
Gli istituti di credito con cui l'azienda ha dei rapporti continuativi, o anche quelli qualificati come banche d'appoggio, sono codificati nella presente tabella, da cui sono assunte informazioni utili per la stampa delle deleghe, l'emissione delle tratte/ricevute bancarie e la generazione delle RI.BA. in formato digitale.
La funzione di questa tabella � quella di uniformare la registrazione dei diversi tipi di operazione contabile: è sufficiente infatti, individuare la causale adatta al tipo di operazione, affinch� le funzioni della prima nota adeguino la logica operativa al percorso richiesto dalla registrazione stessa, proponendo guida e controllo utili all'utente.
In questa tabella sono codificate le voci che descrivono le varie poste del Bilancio CEE.
5. Riclassificazione Piano dei Conti Genesys
La funzione di questa tabella consiste nel riclassificare il Piano dei Conti di ciascuna ditta gestita da , in modo da creare un riferimento univoco alle voci del Bilancio CEE e garantire l'assolvimento di altri adempimenti fiscali.
Questa struttura è predisposta alla classificazione degli elementi patrimoniali ed economici della situazione aziendale, di cui ne rende più immediata l'individuazione.
In questa tabella sono precaricate tutte le informazioni relative ai comuni d'Italia.
Questa tabella permette di gestire i codici e i subcodici associati alle attività aziendali, previste dalla normativa ministeriale.
Riporta il cambio in euro delle principali divise estere.
In questa tabella sono codificate tutte le ventuno regioni d'Italia: a ciascuna di esse sono attribuiti un codice numerico ed una descrizione.
Con riferimento a ciascuna regione, questa tabella consente un'ulteriore codifica delle province: per ognuna di esse è riportata la sigla e la denominazione per esteso.
La presente tabella consente un'ulteriore classificazione, a seconda delle caratteristiche fisiche del territorio.
2.6 - Tabelle Fiscali
Questa tabella è prevista per la codifica delle aliquote d'imposta e degli articoli di esenzione.
2. Tipo Assoggettamento Ritenuta d'Acconto
Questa tabella include dati utili per il calcolo della ritenuta d'acconto e per la dichiarazione dei sostituti d'imposta (modello 770).
Riporta i codici e le causali contributo utilizzati per la compilazione del modello di pagamento F24.
2.7 - Tabelle Classificazione Clienti/Fornitori
1. Categorie clienti/fornitori
La classificazione dei clienti/fornitori in una struttura gerarchica è finalizzata all'estrazione di situazioni riepilogative per singola categoria.
La suddivisione del territorio commerciale in singole zone geografiche permette la rilevazione dell'andamento delle vendite, con riferimento a ciascuna di esse.
A questa struttura sono riconducibili tutte le tabelle adottate per la definizione dei punti vendita.