Panoramica E20 - Amministrazione

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1. Caratteristiche principali

Il modulo di Contabilità Generale si pone come obiettivo principale la gestione amministrativa e l'assolvimento degli adempimenti fiscali di una o più aziende.

Pur essendo perfettamente integrato al sistema informativo più ampio, la Contabilità Generale è in grado di funzionare anche autonomamente, soprattutto in vista di un processo di automazione graduale.

Mediante la registrazione di tutti i fatti contabili inerenti all'azienda, il Modulo fornisce gli strumenti per la gestione completa delle varie situazioni e le basi per l'attuazione di controlli finanziari e gestionali.

Le caratteristiche principali della Contabilità Generale sono indicate separatamente nei seguenti paragrafi.

1.1 - Gestione Multiaziendale

La Contabilità Generale consente la gestione simultanea di più aziende e per ciascuna di esse è possibile gestire fino a 99 attività distinte, con possibilità di stampare i registri e le dichiarazioni I.V.A. separatamente per singola attività.
La Contabilità Generale inoltre, è in grado di mantenere informazioni contabili di tipo storico, garantendo la possibilità di ricostruire nel tempo situazioni relative ai clienti, ai fornitori ed ai conti generali.

1.2 - Gestione Pluriennale

Per ciascuna ditta, la Contabilità Generale permette di operare contestualmente su più esercizi avvalendosi comunque della stessa base dati. Il passaggio anno contabile è effettuato automaticamente dal sistema in modo graduale, garantendo all'utente la possibilità di controllarne il risultato e di apportare, in caso di errore, le opportune correzioni. Anche le operazioni di chiusura/apertura dei conti sono effettuate in automatico dall'applicativo.

1.3 - Sintesi Diverse dei Dati Contabili

In Contabilità Generale sono presenti diversi raggruppamenti dei conti per consentire la generazione di varie situazioni sintetiche, utili al management per esaminare la situazione aziendale sotto diversi profili.

1.4 - Simulazione Aggiornamenti

E' possibile richiedere al programma l'aggiornamento, definitivo o simulato, degli adempimenti periodici. La simulazione costituisce uno strumento insostituibile per le stime previsionali, nonché per garantire la massima affidabilità dell'intero sistema.

1.5 - Anagrafica Base

Per eliminare totalmente la ridondanza dei dati anagrafici, la Contabilità Generale gestisce un unico archivio anagrafico, detto anagrafica di base, in cui sono memorizzati i dati anagrafici di tutte le ditte, i clienti, i fornitori e i soggetti presenti nel sistema.

1.6 - Accessi Alternativi ai Dati

I dati presenti nel sistema sono accessibili secondo modalità alternative: questo significa ad esempio, che durante l'input della prima nota, l'utente, non ricordando il codice di un cliente, ha possibilità di accedere alle informazioni di suo interesse mediante la partita I.V.A. o impostando le prime lettere della denominazione.

1.7 - Codifica dei Dati Ricorrenti

1.8 - Controlli Immediati all'Immissione dei Dati

Tutte i dati inseriti nel sistema sono controllati dal punto di vista formale e sostanziale al momento stesso dell'immissione, in modo da garantirne la costante coerenza all'interno del sistema: in altre parole, codici I.V.A., codici fiscali, conti, percentuali ed altri dati sono sempre controllati nella forma e nel merito, prima di essere accettati dal sistema.
In caso d'impostazione di un dato non corretto inoltre, i messaggi attenzionali inviati a video aiutano l'utente ad individuare e a correggere l'errore segnalato.

1.9 - Consultazione Immediata dei Dati

Qualunque informazione presente nel sistema è costantemente disponibile per l'interrogazione: in ogni momento infatti, è possibile accedere a tutti i dati dei clienti, fornitori, conti generali, ditte e ogni altra entità della base di dati.

1.10 - Gestione Compensi a Terzi

La gestione prima nota di Contabilità Generale comprende funzioni, che eseguono la registrazione di operazioni soggette agli adempimenti relativi ai compensi a terzi: i movimenti di tali operazioni infatti, sono trattati in automatico direttamente dal sottosistema Gestione Compensi a Terzi, che garantisce l'assolvimento di tutti gli adempimenti previsti, compresi la stampa della scheda fiscale del percipiente, la stampa del 770/D-D1 e del registro compensi a terzi.

1.11 - Bilancio CEE

La Contabilità Generale è dispone di funzioni specifiche che eseguono, a discrezione dell'utente, la stampa del Bilancio CEE o la generazione dello stesso in formato word-processor e spread-sheet, è prevista inoltre, un'estrazione dati in formato direttamente importabile dal software de Il Sole 24 Ore.

1.12 - Produzione di Stampe

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2. Organizzazione dei dati

2.1 - Anagrafica di base

L'ottemperanza dei vincoli fiscali e contabili potrebbe generare una situazione di ridondanza nell'organizzazione delle informazioni: allo scopo di ottimizzare la gestione dei dati e liberare l'utente da ogni vincolo sull'utilizzo delle procedure, la Contabilità Generale si avvale di un'unica entità logica, detta anagrafica di base, nella cui struttura i dati anagrafici di ciascun soggetto sono gestiti in modo univoco ed in relazione con le altre entità della base informativa.

Questo significa ad esempio, che i dati anagrafici di un soggetto classificato come fornitore, sono disponibili anche per la sua nuova posizione di cliente.

2.2 - Dati dell'azienda

2.3 - Piano dei Conti e Anagrafica Soggetti

La corretta gestione della Contabilità Generale richiede il supporto di un Piano dei Conti, che risulti adeguato e funzionale alle esigenze aziendali.

2.4 - Parametri Base

La struttura di  è stata progettata prevedendo delle aree di adeguamento flessibili e sicure, nel rispetto delle esigenze più specifiche delle aziende utenti.

La possibilità di personalizzare tali aree è garantita dalle strutture tabellari dei Parametri Base, che consentono l'organizzazione razionale dei dati e la gestione degli stessi in modo semplice, sicuro e guidato.

Nell'ambito dei Parametri Base è possibile distinguere le seguenti entità: Tabelle Generali, Tabelle Fiscali e Classificazione Clienti/Fornitori.

2.5 - Tabelle Generali

1. Condizioni pagamento

In questa tabella sono definite le diverse modalità di pagamento praticate dalle ditte del sistema, le informazioni in essa presenti permettono di controllare i termini e le condizioni di pagamento delle partite scoperte.

2. Banche

Gli istituti di credito con cui l'azienda ha dei rapporti continuativi, o anche quelli qualificati come banche d'appoggio, sono codificati nella presente tabella, da cui sono assunte informazioni utili per la stampa delle deleghe, l'emissione delle tratte/ricevute bancarie e la generazione delle RI.BA. in formato digitale.

3. Causali Contabili

La funzione di questa tabella è quella di uniformare la registrazione dei diversi tipi di operazione contabile: è sufficiente infatti, individuare la causale adatta al tipo di operazione, affinché le funzioni della prima nota adeguino la logica operativa al percorso richiesto dalla registrazione stessa, proponendo guida e controllo utili all'utente.

4. Voci Bilancio CEE

In questa tabella sono codificate le voci che descrivono le varie poste del Bilancio CEE.

5. Riclassificazione Piano dei Conti Genesys

La funzione di questa tabella consiste nel riclassificare il Piano dei Conti di ciascuna ditta gestita da , in modo da creare un riferimento univoco alle voci del Bilancio CEE e garantire l'assolvimento di altri adempimenti fiscali.

6. Mastri

Questa struttura è predisposta alla classificazione degli elementi patrimoniali ed economici della situazione aziendale, di cui ne rende più immediata l'individuazione.

7. Comuni

In questa tabella sono precaricate tutte le informazioni relative ai comuni d'Italia.

9. Codici Attività

Questa tabella permette di gestire i codici e i subcodici associati alle attività aziendali, previste dalla normativa ministeriale.

10. Cambi/Valute

Riporta il cambio in euro delle principali divise estere.

21. Regioni

In questa tabella sono codificate tutte le ventuno regioni d'Italia: a ciascuna di esse sono attribuiti un codice numerico ed una descrizione.

22. Province

Con riferimento a ciascuna regione, questa tabella consente un'ulteriore codifica delle province: per ognuna di esse è riportata la sigla e la denominazione per esteso.

23. Collocazione territoriale

La presente tabella consente un'ulteriore classificazione, a seconda delle caratteristiche fisiche del territorio.

2.6 - Tabelle Fiscali

1. Tabella I.V.A.

Questa tabella è prevista per la codifica delle aliquote d'imposta e degli articoli di esenzione.

2. Tipo Assoggettamento Ritenuta d'Acconto

Questa tabella include dati utili per il calcolo della ritenuta d'acconto e per la dichiarazione dei sostituti d'imposta (modello 770).

3. Tributi/Contributi F24

Riporta i codici e le causali contributo utilizzati per la compilazione del modello di pagamento F24.

2.7 - Tabelle Classificazione Clienti/Fornitori

1. Categorie clienti/fornitori

La classificazione dei clienti/fornitori in una struttura gerarchica è finalizzata all'estrazione di situazioni riepilogative per singola categoria.

3. Zone

La suddivisione del territorio commerciale in singole zone geografiche permette la rilevazione dell'andamento delle vendite, con riferimento a ciascuna di esse.

4. Cluster

A questa struttura sono riconducibili tutte le tabelle adottate per la definizione dei punti vendita.

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3. Organizzazione del manuale

Questo manuale costituisce un'efficace guida per conoscere e utilizzare meglio il modulo di Contabilità Generale. Per ciascuna delle sezioni che lo compongono s'individuano i contenuti e le caratteristiche principali, per fornire all'utente una visione completa dello stesso.

3.1 - Specifiche di 

3.2 - Contabilità Generale

La Contabilità Generale rappresenta solo uno dei moduli, che compongono il sistema informativo : le sue caratteristiche principali, l'integrazione con gli altri moduli, l'organizzazione di dati e funzioni sono argomenti affrontati nella sezione in oggetto.

Il Manuale

È questa la sezione in esame, preposta a fornire tutte le informazioni necessarie all'utilizzo della presente documentazione, con l'obiettivo di rendere il manuale facilmente consultabile ed accessibile agli utenti di .

3.3 - Guida Utente

Rappresenta la sezione fondamentale del manuale, in essa sono riportate tutte le informazioni necessarie all'utilizzo del modulo: l'intento è quello di guidare l'utente passo dopo passo nella gestione contabile di una o più imprese, avvalendosi dell'uso corretto delle varie funzioni di Contabilità Generale, per trarre il massimo profitto in termini di tempo e risultati.

L'impostazione della sezione in oggetto riflette direttamente l'organizzazione dei menù di : essa infatti é articolata in quattro grandi aree distintamente riconducibili ai quattro gruppi di funzioni, che caratterizzano la struttura operativa dell'applicativo. Ne consegue, che ciascuna funzione occupa nel manuale la medesima collocazione attribuitagli a livello di menù, con conseguenti vantaggi sulla facilità di consultazione della guida.

Per ogni gruppo funzione è stato predisposto uno specifico flow-chart, che opportunamente associato ad una mappa dinamica, consente, cliccando sull'argomento d'interesse, di accedere direttamente alla relativa documentazione.

Anche alle funzioni di secondo livello è stata associata una mappa dinamica, che sfruttando la veste grafica del menù di , rende accessibili con un semplice click le scelte previste per la funzione selezionata.

In testa ad ogni pagina poi, affiancate al nome della funzione, sono riportate: l'icona identificativa del gruppo di appartenenza (Impostare, Compiere, Utilizzare o Generare) e la collocazione della funzione nel menù di :

Di seguito è esposto un breve commento dei capitoli più importanti che compongono la sezione:

1.1 parametri base

I dati generali necessari all'esecuzione delle varie funzioni sono presentati in un unico capitolo, per offrire una visione completa di tutte quelle informazioni, che seppur fornite con la prima installazione, vanno adeguate ed integrate in base alle esigenze dell'azienda utente.

Il passo successivo alla definizione delle Tabelle è l'impostazione dei dati relativi alla Ditta, con riferimento ai quali, questo capitolo evidenzia le varie entità che li gestiscono.

1.2 anagrafica soggetti e piano dei conti

Requisito fondamentale di una gestione aziendale corretta ed intelligente è un Piano dei Conti ben organizzato, che si presti anche ad eventuali evoluzioni. In considerazione di questo, il capitolo in esame intende da una parte, fornire le modalità operative per l'inserimento dell'anagrafica Clienti/Fornitori e Conti Generali, corredate da vari suggerimenti a supporto, e dall'altra illustrare una serie di funzioni di aggiornamento, atte a mantenere sempre attuale il Piano dei Conti e a consentire una gestione dinamica dello stesso.

1.12 export dati servizio

La Contabilità Generale dispone di apposite funzioni per eseguire l'export dati in formato direttamente accessibile da strumenti quali word-processor e spread-sheet. La funzione di Export Dati è prevista per le tabelle Causali Contabili e Condizioni di Pagamento, per i dati della Ditta e per i Conti Generali.

1.25 passaggio anno

Le operazioni di Passaggio Anno e le relative scritture di chiusura/apertura dei conti sono eseguite in automatico e in modo del tutto graduale e trasparente per l'utente. L'esame dettagliato delle varie fasi e una prima parte introduttiva di carattere generale sono racchiusi nel capitolo in oggetto.

2.1 prima nota

Fulcro di questo capitolo è la prima nota di contabilità generale e le funzioni esaminate si riferiscono all'immissione e manutenzione dei movimenti ordinari e di accertamento. Nel presente capitolo inoltre, sono forniti diversi esempi delle operazioni più ricorrenti, integrati da illustrazioni dell'ambiente operativo con cui l'utente si troverà ad interagire.

2.10 stampe servizio controlli

A supporto delle operazioni gestionali, la Contabilità Generale prevede funzioni di servizio con finalità di controllo, a questa tipologia sono riconducibili ad esempio: la stampa del Brogliaccio di prima nota e del Tabulato di Controllo Saldi, la generazione dell'Elenco Fatture e il Controllo Numero Protocollo IVA.

3.14 adempimenti contabili

Tra gli adempimenti contabili, il Modulo prevede la stampa dei Partitari e del Libro Giornale. Per la stampa del Libro Giornale su moduli bollati è possibile scegliere tra il modello prefincato (Modulo 912/2001) e il modello neutro, in quest'ultimo caso sono disponibili diverse tipologie di tabulati. La stampa del Libro Giornale inoltre, è corredata da due importanti funzionalità: l'attivazione di un contatore per la numerazione automatica delle pagine e la possibilità di eseguire il controllo quadrature, al fine di rilevare e rimuovere eventuali movimenti non correttamente bilanciati.

3.15 adempimenti fiscali

Gli argomenti trattati nella prima parte del capitolo fanno riferimento agli obblighi derivanti dalla Gestione I.V.A., tra cui rientrano ad esempio: la stampa dei registri, la liquidazione periodica e di fine anno, l'elenco dei crediti compensabili e dei versamenti I.V.A.

La seconda parte del capitolo invece, è dedicata ai Servizi Dichiarazione e illustra le modalità operative, per generare, manutenere e stampare il Prospetto di bilancio, il Prospetto I.R.A.P. e il Prospetto Parametri.

3.18 aggiornamenti

Le operazioni che non rientrano fra quelle più ricorrenti nella gestione di un'azienda e la cui esecuzione è richiesta con cadenza periodica, sono state inserite in questo specifico capitolo. Particolare attenzione è rivolta alla gestione delle Statistiche Contabili, relativamente alle fasi di aggiornamento, manutenzione e cancellazione, ed alla Generazione di Ratei e Risconti.

4.1 analisi contabili

Le Analisi Contabili generate in questa fase, oltre a costituire un valido supporto per l'ufficio contabile, mettono a disposizione di amministratori e revisori un chiaro strumento di controllo dei dati elaborati.
In ambito operativo, la Contabilità Generale prevede la possibilità di generare Situazioni alla data o all'ultima operazione registrata in prima nota: le elaborazioni alla data sono utili per ottenere situazioni infrannuali e possono essere estratte sino al nono anno precedente a quello in corso. In particolare: la Contabilità Generale è dotata di funzioni per la generazione dei seguenti prospetti: Bilancio di verifica, Situazione Economico-Patrimoniale, Bilancio di chiusura e Bilancio CEE. Da rilevare, la possibilità di generare alcune delle stampe più importanti anche in formato word-processor, spread-sheet ed XML. Nel caso del Bilancio CEE inoltre, esiste un'estrazione dati in un formato direttamente importabile dal software de Il Sole 24 Ore.

4.20 inquiry & reports partitari

In questa fase è prevista l'interrogazione dei partitari di contabilità generale, con possibilità di selezionare la consultazione a video o la generazione di un report in formato XML.

4.23 stampe utilità

Per Stampe di Utilità s'intende una serie di tabulati riepilogativi dei dati relativi alla ditta selezionata. Da rilevare, la possibilità di generare le seguenti stampe: Anagrafica/Contabile della ditta in formato esteso o ridotto, il tabulato Controllo Scadenze ed il prospetto Statistiche elaborazioni.

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3.4 - Cosa Fare Se...

E' questa forse, una delle sezioni più interessanti del manuale, il cui scopo è quello di garantire all'utente una continuit operativa, anche in caso di errori o eventi imprevisti. In essa sono descritte alcune situazioni anomale, che potrebbero verificarsi in seguito ad un utilizzo improprio dell'applicativo o ad eventi contingenti, con l'indicazione, per ognuna di esse, di suggerimenti utili a normalizzare la situazione. Per garantirne un'agevole consultazione, l'organizzazione di questa sezione è coerente con quella definita per la Guida Utente.