2.1.1 - Immissione Prima Nota
La gestione corrente di un'azienda si sviluppa essenzialmente nelle fasi di registrazione, manutenzione e controllo delle operazioni contabili, mediante la funzione di Prima Nota.
La gestione multiaziendale e la possibilità di operare su più esercizi, offerte dal modulo di Contabilità Analitica, richiedono come operazione preliminare, l'identificazione dell'azienda e l'impostazione dell'esercizio contabile da considerare.
A tal fine, i dati da inserire sono i seguenti:
Codice ditta
Anno contabile
Selezionare l'esercizio corrente (valore 0) o precedente (valore 1).
Data ultima operazione
Riporta la data dell'ultima operazione registrata.
Serie documenti I.V.A.
Gestisce Numerazioni diverse per i documenti I.V.A. in modo da avere Sezionali differenti. Se in fase di registrazione sorgesse la necessità di modificare il numero di Serie, tornare alla presente videata di selezione Ditta.
Immissione Prima Nota: impostazione ditta.
L'impostazione dei dati preliminari consente l'accesso all'ambiente operativo della Prima Nota, di cui è di seguito fornita un'analisi dettagliata.
Prima Nota: ambiente operativo
L'ambiente operativo della Prima Nota è stato configurato con l'intento di garantire la massima visibilità e operabilità nella gestione contabile dell'azienda, rispondendo a tutte le esigenze che potrebbero sorgere in fase di registrazione.
Contestualmente all'immissione in Prima Nota infatti, è possibile accedere a diverse funzioni correlate, senza abbandonare l'ambiente operativo ma digitando semplicemente un tasto funzionale.
A potenziare l'efficienza della Prima Nota inoltre, contribuisce l'utilizzo di appositi strumenti, che rendono possibili automatismi semplici e veloci: il riferimento è alle Causali Contabili, ai Conti Standard e più in generale, a tutte le tabelle dei Parametri Base.
La videata proposta di seguito ritrae l'ambiente di lavoro della Prima Nota, da cui è possibile effettuare tutte le operazioni inerenti alla registrazione, consultazione e verifica dei movimenti contabili.
Immissione Prima Nota: ambiente operativo.
Modalità operative
Per meglio comprendere le modalità operative che caratterizzano la Prima Nota, è necessario individuare le sezioni che compongono l'ambiente operativo: la videata della Prima Nota si presenta a video strutturata su tre livelli, ognuno dei quali con uno scopo ben preciso e preposto a fornire determinate informazioni.
1. IntestazioneL'obiettivo è quello di evidenziare sempre la Ditta su cui si opera, gli estremi identificativi dell'operazione corrente, il Saldo dei vari Conti interessati e la quadratura dell'operazione. Dettagliatamente, i campi riportati in questa sezione sono i seguenti:
Codice - Denominazione Ditta
La valorizzazione di questi campi è stata effettuata in fase d'Impostazione Ditta.
Saldo Contabile
È il Saldo dell'ultimo Conto impostato in fase di registrazione: in caso di Saldo Negativo, in corrispondenza del Conto Cassa, sarà emesso un segnale acustico ed evidenziato un messaggio.
Data Operazione
La Data proposta dal sistema è quella dell'ultima operazione immessa, nell'ambito dell'esercizio contabile selezionato. L'utente ha comunque la possibilità d'impostarne una diversa.
La Data Operazione non può essere anteriore a quella dell'ultima stampa definitiva del Giornale Contabile, nè posteriore a quella del sistema o alla data di chiusura dell'esercizio contabile.
Digitando il tasto F9 in corrispondenza di questo campo, si attiva la funzione di Jump e la visualizzazione di un'apposita find, che consente all'utente di saltare da una funzione all'altra.
In particolare, le funzioni rese accessibili dal tasto di Jump sono:
Funzioni accessibili con il tasto F9.
Valuta - Cambio
La Valuta proposta corrisponde all'unità di conto della Ditta, mentre il valore del Cambio è assunto dalla tabella Cambi/Valute.
Sbilancio Contabile
Questo campo deve essere nullo sia prima che dopo la registrazione di un'operazione, poichè un valore diverso da 0 (zero) impedirebbe l'impostazione di una Data Operazione diversa da quella proposta.
Causale
Durante la fase di registrazione assume una rilevante importanza l'impostazione della Causale Contabile, poichè da essa dipendono sia la correttezza dell'operazione che la velocità operativa. Una codifica intelligente inoltre, consente l'individuazione, a partire dalla Causale, della tipologia di un'operazione, con conseguenti vantaggi sulle stampe del Giornale Contabile e dei Partitari.
La Causale Contabile che apre l'operazione deve essere necessariamente Primaria. Durante la registrazione, sarà sempre evidenziata la descrizione della Causale, nell'apposito campo della maschera di piede.
Identificativo Operazione
È racchiuso tra parentesi quadre e poiché un'operazione contabile si compone di più righe, ognuna di essa è individuata da una propria coppia di numeri: il primo, comune a tutti i movimenti, e il secondo, che specifica il progressivo nell'ambito dell'operazione.
Rappresentando mnemonicamente quanto detto, l'Identificativo Operazione è così strutturato: [aattpppppp,rr]
Si osservi che tale codifica consentirà successivamente, d'individuare i movimenti contabili per anno e/o per terminale, offrendo la possibilità di stampare un brogliaccio di tutte le operazioni registrate da un terminale, nell'ambito di un certo periodo, o con riferimento a specifici progressivi.
È opportuno precisare che non possono esistere due o più operazioni aventi lo stesso Identificativo, poichè questo campo individua univocamente una singola registrazione.
Immissione Prima Nota: intestazione.
2. DettaglioLa scrittura di Prima Nota in partita doppia si risolve nella parte centrale della videata, in cui è richiesta l'impostazione dei Conti Dare/Avere, dell'Importo e degli estremi del Documento, con possibilità di usufruire comunque degli strumenti di supporto offerti dalla procedura. Ogni movimento registrato è evidenziato su una riga dello schermo, rispettando sempre lo stesso ordine dell'informazione. Dipendentemente dalla Causale impiegata, durante la registrazione è prevista l'impostazione dei seguenti dati:
Conti Dare - Avere
Impostare i codici dei Conti interessati alla registrazione: sono proposti in automatico dal programma, se la Causale prevede l'aggancio ad un conto della tabella Conti Standard, in caso contrario procedere con l'inserimento manuale.
- Una volta letto il Conto, la procedura evidenzia i seguenti dati:
- Inoltre, se si tratta di un conto Cassa che presenta un saldo negativo, questo sarà evidenziato lampeggiando.
Qualora si selezioni un Conto appartenente ad una Filiale/Divisione diversa da quella impostata in fase di accesso, il programma proporrà il seguente messaggio: «Filiale diversa! F3=Forza F4=Assumi». A questo punto, impostando il tasto F3 si attribuirà al movimento lo stesso codice Filiale indicato in fase d'accesso; impostando il tasto F4 invece, il codice Filiale sarà assunto dal Conto.
Importo movimento
In base al valore del parametro Guida Importo impostato sulla Causale, il programma propone l'Importo della registrazione precedente o lo Sbilancio dell'operazione attuale.
- Estremi del documento
- La Data, il Numero ed eventualmente il Protocollo del Documento possono essere impostati o intercettati in automatico fra le partite aperte: quest'ultima funzionalità però, può essere attivata solo dalla Causale Contabile.
- Gli estremi del Documento assumono particolare importanza nelle registrazioni che interessano i Clienti o i Fornitori: in questo caso infatti, se risulta attiva la Gestione Partite Scoperte, i riferimenti del Documento risultano necessari per la corretta individuazione della partita.
- La valorizzazione di questo campo in immissione Prima Nota è guidata dal valore del corrispondente Indicatore, presente sulla Causale.
C - Codice I.V.A.
Questa colonna evidenzia il Codice della Tabella I.V.A. a cui è soggetta l'operazione.
Scadenza
Riporta la Data di Scadenza dei Titoli (Tratte, Ricevute Bancarie o altro), nel caso di Fatture attive o passive invece, questo campo evidenzia la Data di Decorrenza a partire dalla quale applicare la Condizione di Pagamento, per determinare le Scadenze. L'impostazione è richiesta, solo se prevista dalla Causale Contabile impostata.
Immissione Prima Nota: dettaglio.
3. Piede
- L'ultima parte del video riepiloga dinamicamente i seguenti dati:
- la denominazione dei Conti Dare/Avere impostati nel corpo della videata
- la Serie Numerazione
- la descrizione della Causale Contabile impiegata nella registrazione
- l'eventuale Descrizione aggiuntiva dell'operazione (nell'immagine è il campo evidenziato di giallo).
Se previsto dalla Causale Contabile, è possibile inserire una o più righe di Descrizione aggiuntiva.
I tasti attivi in corrispondenza di questo campo sono:
per aggiungere un'ulteriore riga descrittiva
per concludere l'inserimento.
- Vanno inoltre evidenziati i seguenti aspetti:
- il percorso seguito dall'operazione è dettato dalla Causale Contabile impiegata nella registrazione
- il simbolo >> contrassegna la prima riga di tutte le operazioni evidenziate sul monitor, al fine di garantire una più semplice ed immediata lettura delle stesse
- è possibile abbandonare l'ultima operazione digitando Esc (tasto F11).
Immissione Prima Nota: piede.
Contenuti correlati
Questa funzione esegue la stampa del Brogliaccio, riportante le Operazioni registrate in Prima Nota. Di ogni singolo movimento intercettato, la stampa fornisce, oltre ad una serie di informazioni, anche il Codice Identificativo dell'Operazione, utile all'eventuale modifica della stessa.
È possibile stampare il Brogliaccio fino al nono anno precedente a quello in corso, valorizzando opportunamente il campo Data.
Selezioni
- A livello di menù, l'Utente ha possibilità di scegliere il tipo di selezione più adatto alle sue esigenze, e circoscrivere così, i movimenti contabili da includere nella stampa:
- 1 - Selezione per Terminale
- 2 - Selezione Per Conto
- 3 - Selezione per Tipo Operazione
Per tutte le selezioni suesposte, è prevista una successiva scelta a livello di menù tra il tabulato di Tipo Ridotto e quello di Tipo Normale.
1. Selezione per Terminale
Nel caso più Utenti abbiano accesso all'applicativo, è possibile assegnare a ciascuno di loro uno specifico Numero Terminale. Questo consentirà di conoscere le Operazioni di Prima Nota registrate da una determinata postazione di lavoro (Terminale) e con riferimento ad un preciso intervallo temporale.
2. Selezione per Conto
Questa scelta consente di selezionare tutti i movimenti relativi ad un singolo Mastro o Conto.
3. Selezione per Tipo Operazione
È possibile stampare il Brogliaccio di Prima Nota, con riferimento ad una specifica tipologia di Operazioni (Acquisti, Vendite, Corrispettivi e altro). Ai fini di una corretta valorizzazione del Tipo Operazione, consultare l'help in linea (tasto F10) attivo in corrispondenza del relativo campo.
Parametri Filtro
Con l'impostazione della Ditta e dell'Anno contabile, il programma propone la seguente videata:
Stampa Brogliaccio: videata di selezione
Numero Terminale
Codice numerico di 3 cifre, che individua il Terminale abilitato all'immissione dei movimenti in Prima Nota. La corretta valorizzazione di questo campo consente di conoscere le Operazioni contabili registrate dal Terminale indicato.
Impostare 0 (zero) per considerarli tutti.
Operazione da... a
È possibile richiedere la stampa di tutte le Operazioni contabili, comprese nell'intervallo indicato dall'Utente. Impostare rispettivamente, il numero dell'Operazione Iniziale e il numero dell'Operazione Finale: non è necessario tuttavia, che siano valorizzati entrambi i parametri.
Per 0 e 9999999, in fase di stampa saranno considerate tutte le Operazioni contabili, corrispondenti ai parametri impostati.
Conto
È possibile stampare le Operazioni relative ad un singolo Conto o Mastro.
Lasciando a 0 (zero) questo campo, la stampa interesserà tutti i Conti.
Tipo Operazione
È possibile limitare la stampa ad una specifica tipologia di Operazioni. I valori ammessi sono:
| 0 = Acquisti | D = Accrediti vari | .P = Portafoglio |
| 1 = Vendite | E = Mandati/Reversali | Q = Abbuoni |
| 5 = Corrispettivi | F = Operazioni cassa/banche | R = Ritenuta d'acconto |
| 9 = IVA in sospensione | G = Cessioni crediti | S = Scadenza |
| A = Addebiti vari | H = Giro partita | v = Movimenti Sollecito |
| B = Insoluti | I = Operazioni cespiti ammortizzabili | X = Apertura bilancio |
| C = Contabile normale | J = Differenza cambio/conversione | Z = Chiusura bilancio |
| c = Cauzioni | L = Operazioni CO.AN |
Impostare spazio per considerarle tutte.
Data da... a
Impostando una Data iniziale è possibile limitare la selezione ai movimenti registrati a partite da quella data; impostando una Data finale invece, saranno interessati alla stampa i movimenti registrati fino alla data specificata.
La valorizzazione di entrambi i campi invece, consente di limitare la stampa a tutti i movimenti compresi entro il range temporale indicato.
È possibile impostare una Data finale successiva a quella attuale (proposta in automatico), impostando, subito dopo la Data, il tasto forzatura F3.
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