3. Ordini Clienti

Sincronizza eSIGEA - Federfarma: 3. Ordini evasi

Mediante questa funzione sono generate e pubblicate le risposte di evadibilità degli Ordini, con i riferimenti dei Documenti di Consegna per mezzo dei quali gli stessi sono stati evasi.

NOTA


 

È importante ricordare che: per relazionare l'Ordine di eSIGEA con l'Ordine della Farmacia, nell'Ordine di eSIGEA vengono memorizzati il Numero e la Data dell'Ordine immesso dalla Farmacia: per questa ragione, questi riferimenti Non devono essere assolutamente cancellati.

Nel caso di procedura schedulata, se è riscontrata questa relazione, i riferimenti del Documento saranno registrati sul file originario dell'Ordine, presente nella cartella SEV, quindi pubblicati sul sito FTP.
Se invece la funzione è stata eseguita manualmente dall'Utente, questi ha la possibilità d'indicare il Numero e la Data del Documento di Consegna e, dopo la conferma definitiva, avverrà la pubblicazione.

NOTA


 

Solo dopo la pubblicazione, gli Ordini elaborati saranno automaticamente spostati nella cartella «SEV/stor».

In questa fase è anche possibile cancellare un Ordine ed inviare, di conseguenza, apposita segnalazione alla Farmacia. Operativamente, cliccando sull'apposito pulsante , si attiva una window in cui è possibile indicare la motivazione della cancellazione o del rifiuto dell'Ordine; dopo aver selezionato una delle motivazioni proposte, la riga dell'Ordine sarà visualizzata in rosso. In seguito alla Convalida definitiva, il programma provvederà ad inviare alla Farmacia un messaggio di avvenuta cancellazione e a spostare il file nell'apposita cartella degli Ordini inevasi («federfarma/NEV/stor»).

NOTA


 

Un Ordine potrà essere cancellato/rifiutato solo se in esso non sono indicati i riferimenti di un Documento di Consegna. Resta a carico dell'Utente l'eventuale cancellazione dal portafoglio Ordini.

Errori

Gli errori visualizzati o notificati via e-mail possono essere:

• C-ERRO-SERV
  Servizio o credenziali NON codificate
• C-ERRO-CONN
  Connessione Servizio Federfarma fallita
• C-ERRO-LIST
  Errore lista ordini dal sito ftp
• C-VUOT-LIST VALUE
  Nessun ordine disponibile sul sito ftp
• C-ERRO--GET
  Errore get ordini dal sito ftp
• C-ERRO--PUT
  Errore put ordini sul sito ftp
• C-ERRO-RENM
  Errore rename ordini sul sito ftp
• C-ERRO-NAME
  Flusso esistente in directory destinazione

Ordini Clienti: 2. Immetti

Immissione Ordine Cliente: dati preliminari

In fase d'inserimento delle righe dell'Ordine, il programma controlla la disponibilità della Gara. Qualora l'importo dell'Ordine superi la disponibilità dell'intera Gara o quella del Beneficiario, è possibile procedere solo con forzatura (tasto F3).

Controlli sulla Data Consegna

Se l'Ordine è intestato ad un Paziente, il programma provvede a controllare che la Data di prevista Consegna Non rientri nel periodo di ferie impostato nell'Anagrafica del Paziente. In caso contrario, è visualizzato un messaggio attenzionale per informare l'utente della possibilità d'inserire una Destinazione diversa. Questa può essere inserita manualmente oppure acquisita dall'Anagrafica di base.

Immissione Ordine Cliente: dati operativi

Note interne

Immissione Ordine Cliente: dati documentali

Funzionalità aggiuntiva:

SHIFT + F5 - input da penna ottica

Impostazione numero Colli: registrazione Vendita

Impostazione numero Colli: registrazione Omaggio

Controllo Bombole Erogate

Assegna Matricole
L'attivazione di questo check-box è possibile solo sugli Articoli codificafi come contenitori a matricola (campo anagrafico Identity impostato a 7). In caso contrario, il programma visualizza il seguente messaggio: «Gestione Matricole Non attiva: aggiornare l'Articolo».

L'attivazione di questo check-box permette di associare alla riga dell'Ordine una determinata bombola, assicurando che la stessa, mediante la procedura presente sul dispositivo palmare, Non sia consegnata a terzi.

NOTA


 

Più precisamente: in fase di Definizione Allestimento, il programma provvede a controllare che alla riga dell'Ordine risulti assegnata una bombola. In caso contrario, l'Ordine Non potrà essere stampato e, di conseguenza, Non sarà generata neanche la Proposta cumulativa di allestimento del mezzo. Per ovviare a questa situazione, sempre dalla stessa funzione, è possibile disattivare il check-box di Assegna Matricole.

Immissione Ordine Cliente: input righe di corpo

Spese Varie

Immissione Ordine Cliente: dati del piede

Ordini Clienti: 4. Modifica & Cancella

A livello di menù, la funzione Modifica & Cancella prevede le seguenti scelte:

1 - Singolo Ordine
per operare su un Ordine specifico

2 - Lista Ordini
per individuare gli Ordini da modificare, a partire da una lista elaborata dal programma

In entrambi i casi, in fase di accesso alla funzione è richiesto l'inserimento della Ditta, dell'Anno contabile, della Data Movimento ed eventualmente della Divisione/Filiale.

Si ricordi che la Data Movimento corrisponde alla data di registrazione dell'Ordine.

1. Modifica & Cancella Singolo Ordine

Operativamente, la funzione di Modifica & Cancella di un singolo Ordine si articola nelle seguenti fasi:

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Cancellazione

---

2. Modifica & Cancella Lista Ordini

Operativamente, la funzione di Modifica & Cancella Lista Ordini si articola nelle seguenti fasi:

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1 - Individuazione dell'Ordine

È possibile individuare gli Ordini da modificare, selezionandoli da un'apposita lista elaborata dal programma, in base ai parametri di filtro impostati dall'Utente. Per procedere all'elaborazione della lista, è indispensabile che risulti valorizzato il Cliente e/o lo Spedizioniere.

Cliente
Indicare il Conto Consegna o il Rapporto Contabile degli Ordini da elaborare. È possibile impostare anche solo il codice Mastro oppure, se si preferisce indicare lo Spedizioniere, lasciare a 0 (zero) il Cliente.

Stato

È possibile specificare lo Stato degli Ordini da elaborare:

0 = Immesso/Importato

3 = Immesso Semplice

5 = Assestato

7 = Immesso

A = Dubbio

B = Scartare

C = Carichi Diretti

D = Depositi esterni

G = Assegnazione

E = Evadere

M = Sospeso

N = Da Validare

NOTA


 

Impostare spazio per includerli tutti.

Spedizioniere
Indicare lo Spedizioniere degli Ordini da elaborare. Se il conto Cliente risulta impostato, è possibile lasciare a 0 (zero) lo Spedizioniere.

Documento dal... al
Indicare le date d'inizio e fine degli Ordini da elaborare. Il programma seleziona solo gli Ordini immessi nell'anno corrente.

Consegna dal... al
Indicare le date d'inizio e fine consegna degli Ordini da elaborare.

Convalidando i parametri impostati, il programma visualizza in un data-grid l'elenco degli Ordini Non evasi o evasi parzialmente, corrispondenti alle selezioni fatte dall'Utente.

Sono fornite per ciascuna riga le seguenti informazioni:

Cliente e numero telefonico

Numero e Data Ordine

Stato Ordine

Numero Colli

Peso Netto

Spedizioniere

Note interne dell'Ordine (sono visualizzati i primi 14 caratteri)

Sono attivi per ciascuna riga i seguenti pulsanti:

- per visualizzare gli Interlocutori del Cliente

- per visualizzare alcuni dati del Cliente e dell'Ordine, nonchè il contenuto completo delle Note

- per accedere alla Modifica/Cancellazione dell'Ordine

NOTA


 

Le righe a sfondo verde evidenziano gli Ordini modificati in giornata.

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Cancellazione Riga/Ordine

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Ordini Clienti: 6. Inquiry & Stampe

  1 - Emissione Ordini

  2 - Ordini in Essere

  3 - Lista Ordini

  4 - Situazione Consegne

  6 - Comunicazione Residuo

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1 - Emissione Ordini

Mediante questa funzione è possibile emettere tutti gli Ordini Cliente, inseriti e non stampati in fase d'Immissione. Il profilo di stampa previsto per questa funzione è PDOF030D.1: per soddisfare particolari esigenze, il suddetto profilo può essere personalizzato.

Su richiesta dell'utente ad esempio, è possibile riportare in stampa i seguenti campi:

• Riferimenti Ordine esterno: Data e Numero
• Note estese dell'Anagrafica Cliente
• Note estese dell'Anagrafica Distinta Base
• Giorni Shelf-life Articolo: Fornitore/Legge
• Giorni Shelf-life Articolo: Logistica
• Giorni Shelf-life Articolo: Stagionatura
• Tara Totale dell'Ordine
• Note interne (massimo 250 caratteri)
• Note esterne (massimo 275 caratteri)

NOTA


 

I Riferimenti dell'Ordine esterno sono assunti dai campi Vs. Ordine N. - del, eventualmente impostati in fase d'Immissione.

Contattare il Servizio Assistenza genesys software per richiedere eventuali modifiche al profilo di stampa.

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Riga Sconto Natura/Merce: esposizione analitica

È possibile indicare analiticamente le righe di Sconto Natura/Merce, anzichè riepilogare, in coda al corpo del documento, il totale dell'Importo in abbattimento. Optando per l'esposizione analitica delle righe di abbattimento, dopo ogni riga riportante la quantità ceduta come sconto natura/merce, sarà stampata la seguente dicitura, eventualmente personalizzabile:

«Dell'articolo 100100 sono consegnati 3 colli di cui 1 concesso come sconto natura/merce.»

Articolo

Descrizione

UM

N. Colli

Quantità

Prezzo

Netto Riga

IVA

100100

Articolo 100

PZ

2

200

1,0000

200,00

20

100100

Articolo 100

PZ

1

100

1,0000

100,00

99

 

Sconto merce su Articolo 100

100,00-

99

NOTA


 

Contattare il Servizio Assistenza genesys software, per richiedere l'esposizione analitica delle righe di Sconto Natura/Merce.

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3 - Lista Ordini

La Lista generata da questa funzione fornisce per ciascun Ordine le seguenti informazioni:

• Numero e Data
• Data Consegna
• Codice e denominazione Conto Cliente
• Destinatario
• Stato Ordine
• Identificativo Blocco
• Numero Colli

È fornita inoltre, la percentuale di completamento dell'Ordine.

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4 - Situazione Consegne
Emissione Ordini: videata di selezione
Emissione Ordini: visualizzazione data-grid

Ordini Clienti: 10. Manutenzione/Assestamento

Le funzioni di utilità previste in questa fase della Gestione Ordini consentono le seguenti operazioni:

2 - Duplica Ordini

3 - Modifica Codice Conto

6 - Modifica Gara

8 - Troncamento Ordine

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2. Duplica Ordini

Questa funzione esegue la Duplica di un Ordine già esistente, con possibilità d'intestare il nuovo Ordine ad un Cliente diverso.

Duplica Ordini: videata di selezione

Nella parte superiore della videata vanno impostati i Dati Origine, vale a dire una serie di parametri mediante i quali individuare l'Ordine da duplicare. Nel dettaglio, i dati richiesti sono:

• Conto o Rapporto Contabile intestatario dell'Ordine da duplicare
• Periodo degli Ordini d'interesse
• Stato

NOTA


 

Se sul Cliente impostato sono attive più Promozioni e/o Canvass, il programma visualizzerà un apposito messaggio e l'Utente potrà, attraverso forzatura, procedere alla duplica dell'Ordine, senza applicare alcuna Promozione e/o Canvass sul nuovo.

Sempre nella parte superiore della videata, impostare i Dati Nuovo Ordine, ossia le informazioni relative al nuovo Ordine da generare. In particolare:

• il Conto intestatario dell'Ordine
• la Data dell'Ordine e la Data di Consegna
• la Causale di Magazzino
• il Deposito

Sono inoltre previsti due appositi check-box, che permettono di personalizzare i dati da duplicare sul nuovo Ordine:

Duplica Omaggi
L'attivazione di questo check-box consente di duplicare sul nuovo Ordine anche gli Omaggi; se invece questa check-box Non è attivo, Non saranno riportate sul nuovo Ordine né le righe Omaggio dell'Ordine originario, né le righe di Sconto Natura/Merce.

Duplica Voci Complementari

Duplica Note interne/esterne
L'attivazione di questo check-box permette di duplicare sul nuovo Ordine, anche le Note interne/esterne dell'Ordine originario.

Condizioni Commerciali in essere
L'attivazione di questo check-box consente di generare il nuovo Ordine, ricalcolando le Condizioni Commerciali a quelle in essere alla data dell'Ordine; se invece questo check-box Non è attivo, saranno riportate sul nuovo Ordine le stesse Condizioni Commerciali di quello originario.

Impostati i suddetti dati, nella parte centrale della videata, sono elencati tutti gli Ordini corrispondenti ai parametri inseriti nella sezione Dati Origine:

Duplica Ordini

A questo punto, cliccando sul pulsante corrispondente all'Ordine da duplicare, nella parte inferiore della videata, è fornito l'elenco delle righe che compongono l'Ordine selezionato. Attivare il check-box corrispondente alle righe da duplicare, quindi cliccare sul pulsante di Convalida .

Duplica Ordini

6. Modifica Gara su Ordine Vendita

Questa funzione permette di modificare la Gara su un Ordine di Vendita presente a sistema, ma anche attribuirla nel caso la Gara non sia stata assegnata in fase d'inserimento.

NOTA


 

Importante!

• Non è possibile modificare un Ordine evaso da Documenti di Consegna già fatturati
• Non è possibile indicare un Ordine evaso da Documenti di Consegna che evadono più Ordini

Modalità Operativa

L'Utente deve indicare:

• il Conto intestatario dell'Ordine
• il Numero e la Data dell'Ordine da modificare
• il codice della Gara da attribuire all'Ordine

Modifica Gara su Ordine Vendita

In seguito a Convalida, il programma provvede a modificare la Gara su tutti i Documenti di Consegna che evadono l'Ordine e, di conseguenza, provvede a ricalcolare la disponibilità dell'intera Gara.

8. Troncamento Ordine

Questa funzione permette di attribuire agli Ordini di Vendita lo Stato «S - Evaso», senza immettere Documenti di Consegna e senza modificare le Quantità evase sull'Ordine stesso.

È possibile troncare gli Ordini da Evadere (valore E) e quelli da Evadere con Residuo (valore S).

A livello di menù, sono previste le seguenti selezioni:

1 - Singolo Ordine

2 - Con Selezione Ordini

NOTA


 

La funzione di Troncamento Ordini di Vendita può essere eseguita anche in .

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1 - Singolo Ordine

Questa selezione permette di elaborare un Ordine per volta e quindi intervenire su ogni singola riga dello stesso, decidendo se troncarla oppure no.

Operativamente, l'Utente inserisce gli estremi dell'Ordine e il programma propone le righe dello stesso, visualizzando in rosso quelle parzialmente evase e tralasciando quelle evase perchè Non più modificabili. In corrispondenza di ciascuna riga visualizzata è presente un apposito check-box, la cui attivazione determina il troncamento della riga. In basso a destra della videata è attivo un altro check-box, utile ad evadere contemporaneamente tutte le righe dell'Ordine.

Troncamento Ordini - Singolo Ordine

Dopo aver selezionato la riga o le righe da troncare, digitando il Exit (tasto Esc o F11), il programma visualizza il messaggio: «Vuoi aggiornare Ordine?», la cui conferma determina l'aggiornamento:

• dello Stato delle righe dell'Ordine in «S - Evaso»
• dello Stato della Testa dell'Ordine in «S - Evaso»
• della Quantità Ordinata sulla Contabile Articoli

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2 - Con Selezione Ordini

Questa funzione fornisce a video l'elenco degli Ordini corrispondenti ai parametri impostati dall'Utente, con possibilità di selezionare singolarmente o massivamente, quelli da sottoporre a troncamento.
Rispetto alla selezione precedente, in questo caso Non è prevista la visualizzazione delle singole righe di ciascun Ordine e, quindi, gli Ordini selezionati saranno troncati completamente.

Si presti attenzione al campo Stato perchè in esso sono ammessi i seguenti valori:

E = Ordini da Evadere

R = Ordini da Evadere con Residuo

NOTA


 

Il valore R permette di visualizzare, quindi eventualmente troncare, gli Ordini in Stato E e che risultino evasi parzialmente, quindi per i quali ci sia un residuo (differenza tra quantità/valore del consegnato e quantità/valore dell'ordinato).

Troncamento Ordini - Con Selezione Ordini

Una volta selezionati gli Ordini da troncare, mediante attivazione del check-box corrispondente, digitare il tasto Convalida. Al termine dell'elaborazione, il programma fornisce a video il seguente messaggio: «Troncamento Ordini COMPLETATO».

12. Check Ordini

modalità operative

La fase d'accesso alla funzione richiede l'individuazione dell'Ordine, mediante impostazione dei campi Stato, Numero e Data e Conto Cliente.

Stato

Lo Stato dell'Ordine, a seguito delle diverse elaborazioni, può assumere i seguenti valori:

5 = Assestato

6 = Assestato Flight

7 = Immesso

A = Dubbio

B = Scartare

C = Carichi Diretti

D = Deposito Esterno

E = Evadere

S = Evaso.

L'impostazione dello Stato e dei Riferimenti dell'Ordine attiva la visualizzazione dei dati riassuntivi dello stesso, tra cui ad esempio: Importo Totale, Numero Colli, Data Consegna e Condizione di Pagamento.

Si soffermi l'attenzione dell'utente sui seguenti campi:

Riferimenti
L'eventuale descrizione inserita in questo campo è visualizzata in fase d'Interrogazione Movimenti Ordini ed è stampata sulla Lista Ordini per l'ufficio commerciale.

Blocco

Qualora l'Ordine non possa essere evaso (Stato A o B), specificare in questo campo la motivazione:

10 = Fido insufficiente

20 = Partite scadute

99 = Altro.

Convalida
In corrispondenza di questo campo, l'impostazione del tasto F9 consente di accedere alle seguenti funzioni:

Funzioni accessibili con il tasto F9.

Le stesse funzioni sono selezionabili con appositi tasti:

D = Interrogazione Dettaglio Ordine

S = Interrogazione Sintetica Ordine

O = Manutenzione Ordine

M = Interrogazione movimenti magazzino

P = Interrogazione Partite Scoperte

C = Controllo solvibilità

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7. Controllo solvibilità

Questa funzione esegue un'analisi della situazione finanziaria del Cliente, al fine di accertare la copertura o rilevare lo sconfinamento, rispetto all'ammontare del Fido accordato.

L'esito di questo controllo consente di aggiornare automaticamente i seguenti valori nel campo Stato:

A = Dubbio

B = Scartare

E = Lineare, ossia Ordine Evadibile.

Le condizioni che determinano lo Stato dell'Ordine sono gestite dal programma di controllo ed occorre che siano verificate tutte contemporaneamente.

STATO A

L'Ordine assumerà Stato A (Dubbio) qualora si verifichino contemporaneamente le seguenti condizioni:

l'importo dello Scaduto supera i 25,82 €

il Rischio Totale risulta maggiore del Fido

sono stati emessi almeno due Solleciti di tipo A e tre di tipo B.

Stato B

L'Ordine assumerà Stato B (Scartare) qualora sussistano le seguenti condizioni:

l'importo dello Scaduto supera i 25,82 €

il Rischio Totale risulta maggiore del Fido

sono stati emessi più di due Solleciti di tipo A e di tipo B ed almeno una pratica al legale.