L11.6 Gestione Budget

Si precisa che: il Budget Economico può funzionare anche autonomamente, mentre quello degli Investimenti è subordinato all'attivazione del primo.

6.1 - Attività Propedeutiche

Attivare la Gestione del Budget mediante impostazione del valore 2 nell'Indicatore di funzione 9, sui moduli: Amministrazione, Contabilità Analitica e Ciclo Passivo.

Inserire le seguenti Causali Contabili:

24.100 - Carico Budget

24.150 - Diminuzione Budget

24.200 - Rettifica Budget

24.300 - Impegno definitivo (causale automatica)

24.301 - Impegno provvisorio (causale automatica)

24.350 - Impegno provvisorio su Approvvigionamento (causale automatica)

24.351 - Storno Impegno provvisorio su Approvvigionamento (causale automatica)

24.400 - Scarico Impegno (causale automatica)

Mediante impostazione dei campi Livello Budget (Costi e Ricavi / Investimenti), è possibile specificare il livello di imputazione del Budget (Economico e/o degli Investimenti).
Il calcolo della disponibilità a spendere sarà effettuato dal programma, in base al Livello impostato in questo campo: sono previsti fino a 9 Livelli, di cui 0 (zero) indica la radice.

I due valori possono anche non coincidere. Ovviamente, l'impostazione di un valore maggiore di zero ha senso solo se, per la Ditta selezionata, è stata definita una struttura gerarchica dei Centri di Costo/Ricavo.

Ai fini della Gestione del Budget Economico, è indispensabile valorizzare i campi presenti nella sezione Richieste di Approvvigionamento.

Input prezzo
Un valore maggiore di 0 (zero) abilita l'input del Costo dell'Articolo, in fase di Immissione Richieste di Approvv.to.
Per le Ditte che gestiscono il Budget, questo indicatore deve essere impostato a 2.

Immissione Richieste
L'attivazione di questo check-box abilita la possibilità di avvalersi di tutte le fasi che compongono la Gestione delle Richieste di Approvvigionamento, salvo eventuali personalizzazioni da definire sul Reparto.
Al contrario, se disattivo, saranno saltate le fasi da Immissione a Programmazione e l'inserimento delle Richieste di Approvvigionamento dovrà avvenire dalla fase di Genera Ordini Lean.

Nella 2° videata dei Parametri Funzionali Ditta, è stato implementato l'indicatore Budget investimenti, la cui impostazione è subordinata all'attivazione del Controllo di Gestione sulla Ditta.

I valori previsti sono:

0 = No

1 = Sì

Se l'indicatore è attivo, ai fini della Contabilità Analitica e del Controllo di Gestione, saranno gestiti:

• le Immobilizzazioni materiali e immateriali Tipo Gruppo 1 e Tipi Mastro 1 e 2
• i Conti finanziari con Tipo Gruppo 1 e Tipo Mastro 5

In questa tabella devono essere inseriti i dati identificativi dei Responsabili dei Centri di Costo/Ricavo.

Ditta
Individua la Ditta di riferimento.

Responsabile Spese/Ricavi
Impostare il codice identificativo (numerico di 6 cifre) e il nominativo del Responsabile.

Interlocutore associato
È possibile indicare l'Interlocutore associato al Responsabile: i suoi dati anagrafici saranno utili in altre funzioni. Cliccando sul pulsante binocolo, si attiva una window con l'elenco degli Interlocutori Ditta disponibili: cliccare sul pulsante penna corrispondente all'Interlocutore che si vuole assumere.

Questa funzione permette d'inserire i Reparti/Uffici dell'Azienda.

Per ogni Reparto/Ufficio, è possibile impostare i seguenti campi:

Responsabile Budget
Campo ad impostazione obbligatoria.
Indicare il Responsabile del controllo budget, ossia il soggetto che eseguirà le fasi di Programmazione e Generazione Ordini Lean.

Inserire i Mastri delle Immobilizzazioni che s'intendono gestire ai fini del Budget Investimenti. Questi devono avere Tipo Gruppo 1 e Tipo Mastro 1 (Immobilizzazioni immateriali), 2 (Immobilizzazioni materiali) oppure 5 (Immobilizzazioni finanziarie).

Per le Immobilizzazioni e i Conti Finanziari, nella 2° videata è stata resa manutenibile l'area budget, a condizione che l'indicatore Budget investimenti sia impostato a 1.

Per le Immobilizzazioni e i Conti Finanziari, è possibile gestire anche Conti di Immobilizzazioni Finanziarie. Si ricordi che: la Voce per la Contabilità Analitica deve essere uguale al Conto di Contabilità Generale, in quanto Non è possibile impostarla sul Conto Co. Ge. perchè si indica la Voce del Fondo Ammortamento. Si possono gestire i dati del Budget, solo se il flag Budget investimenti è uguale a 1.

Dopo aver creato le Voci Co. An. su un singolo Centro di Costo/Ricavo, mediante questa funzione, occorre duplicarle anche su tutti gli altri Centri.

Nella Numerazioni di Servizio della Ditta, è previsto il campo Budget investimenti consolidato al: la data presente in questo campo è aggiornata in automatico dopo la stampa definitiva del budget investimenti. A partire da questa data, il Budget non può più essere modificato.

6.2 - Fasi Operative

Il Budget può essere inserito manualmente dalla funzione di Immissione (B24/2.4/1/1) direttamente da programma oppure acquisito da un file in formato csv, tramite la funzione di Acquisizione (B24/2.4/1/2) .

Il Budget Economico e degli Investimenti è alimentato dalle seguenti funzioni:

Immissione Richieste di Approvvigionamento

Ai fini della Gestione Budget, è indispensabile impostare il Reparto perchè ad esso saranno intestate le Richieste di Approvvigionamento immesse in questa fase. L'indicazione del Reparto serve ad individuare il Responsabile del Budget da decurtare.

Immissione Ordini a Fornitore

Ai fini della Gestione Budget, è indispensabile indicare il campo Responsabile. Occorre precisare che: se il Responsabile è stato indicato sull'Utente, in questa fase è impostato in automatico e non è modificabile.

Per le Ditte su cui è attivo il Controllo di Gestione ed è stato predisposto il Budget, l'emissione dell'Ordine a Fornitore deve essere accompagnata da un documento interno, detto autorizzazione di spesa, che evidenzia la capienza e/o sconfinamento, per ogni voce di spesa agganciata agli Articoli dell'Ordine, rispetto alla disponibilità dopo l'emissione dell'Ordine stesso.

Già in fase di input dell'Ordine, comunque, è possibile conoscere, per ciascun bene/servizio richiesto, la disponibilità residua per il Centro di Costo interessato ed eventualmente forzare l'emissione dell'Ordine, anche in caso di sconfinamento rispetto alla disponibilità di Budget.

Contestualmente alla stampa dell'Ordine e dell'autorizzazione di spesa, è generata un'operazione di impegno di spesa provvisorio, che accredita il Fornitore per l'importo complessivo dell'Ordine e addebita le voci di costo relative ai beni/servizi ordinati. Quest'operazione è rilevante ai fini del Controllo di Gestione.

Validazione Impegni Provvisori

Questa funzione permette di confermare un Impegno provvisorio per renderlo definitivo. Dopo la Validazione, l'Ordine non può più essere modificato.

Validazione Impegni Definitivi

Al contrario della precedente, questa funzione annulla gli Impegni definitivi riportandoli in stato provvisorio.

Immissione Documenti di Acquisto

Ciclo Passivo Integrato

La registrazione contabile/IVA storna l'Impegno definitivo e consolida il Costo.

Immissione Prima Nota

Se il campo Budget investimenti è attivo, sono generati i movimenti di Contabilità Analitica anche per le Immobilizzazioni e, quando si usa un Conto di Immobilizzazione, nella videata d'inserimento/manutenzione Cespite è possibile impostare anche l'Impianto.

Manutenzione Prima Nota

Se il campo Budget investimenti è attivo, sono gestiti i movimenti di Contabilità Analitica anche per le Immobilizzazioni.

6.3 - Funzioni di Utilità

Questa funzione permette d'intervenire sulle singole Voci del Budget corrente, applicando agli importi la percentuale di variazione impostata dall'utente. Il Budget sarà dunque incrementato o decrementato con scritture di rettifica.

Le seguenti funzioni sono state adeguate alla gestione del Budget investimenti:

Implementato il campo Budget nelle videate di accesso alle seguenti funzioni di stampa:

Di default, il campo è impostato a 0 (Economico) e, se è attivo il Budget investimenti, l'utente potrà impostarlo a 1, altrimenti sarà saltato.