Ciclo Passivo Integrato: 2. Registra & Contabilizza

La Contabilizzazione della Fattura di Acquisto si colloca in una fase successiva rispetto alla registrazione dell'Entrata Merci ed è eseguita nel momento in cui giunge la Fattura Accompagnatoria o la Fattura Differita.

La registrazione dal Ciclo Passivo Integrato richiede, che siano state preventivamente inserite le seguenti Voci Complementari:

99901 - Sconto Merce

99902 - Spese Trasporto/Imballo

99903 - Spese Varie

99904 - Spese d'Incasso.

modalità operative

In fase di accesso alla funzione, è richiesto l'inserimento dei seguenti campi:

Causale
È proposta in automatico la Causale 15 - Carico Fattura Attesa.

Fornitore

Imputare il conto Fornitore intestatario della Fattura da Contabilizzare o attivare la ricerca funzionale come di seguito descritto.

In corrispondenza del campo Codice, sono attivi i seguenti tasti funzione:

F3 a Modifica Mastro

F6 a Ricerca per Nominativo

F8 a Ricerca per Codice.

Sul campo Denominazione invece, è attiva la ricerca funzionale con i seguenti tasti:

F2 a per Partita IVA

F3 a per Alias

F4 a per Codice Fiscale.

Numero - Data Documento
Inserire gli estremi della Fattura da Contabilizzare: è possibile lasciare a 0 (zero) il Numero Documento, facendo seguire tale dato dal tasto di forzatura F3.

Importo Documento
Specificare l'Importo indicato sulla Fattura di Acquisto.

Con l'impostazione dei suddetti campi, il programma procede alla visualizzazione delle Bolle in attesa di Fattura, corrispondenti alle specifiche indicate dall'utente.

Per ciascun documento sono fornite le seguenti informazioni:

• Numero - Data D.d.t.
  In corrispondenza di questo campo, è attivo un apposito drill-down per la visualizzazione delle Righe del D.d.t. selezionato.
• Importo D.d.t.
• Data Consegna
  Corrisponde alla Data di Consegna della merce indicata sul D.d.t.

Con la release 5.2.5.2, in fase di registrazione dal ciclo passivo integrato viene controllata la data di consegna (registrazione BAF) rispetto alla data di registrazione impostata.
Infatti è proposta la lista delle bolle includendo solo quelle con data consegna minore o uguale alla data di registrazione; inoltre, è proposta come data limite quella di registrazione ed è consentita la modifica con data maggiore solo tramite forzatura.

• Numero - Data Ordine
  In corrispondenza di questo campo, è attivo un apposito drill-down per la visualizzazione delle Righe dell'Ordine selezionato.
• Importo Ordine
• Data Consegna
  Corrisponde alla Data di Consegna della merce indicata sull'Ordine.

L'operatore ha possibilità d'indicare quali dei Documenti proposti intende interessare alla successiva fase di Contabilizzazione, selezionando la corrispondente check-box posta a destra.

Digitando il tasto Accept (F12) in corrispondenza della Convalida, il programma provvede a calcolare e visualizzare nella maschera di piede i seguenti dati:

• Codice IVA
• Imponibile
• Imposta
• Netto Documento, Rilevato ed eventuale Differenza tra i due valori.

Il Netto Documento corrisponde all'importo del D.d.t. selezionato o alla somma degli importi, se la selezione comprende più Documenti.

L'importo Rilevato invece, corrisponde all'importo della Fattura di Acquisto ed è impostato dall'utente nell'intestazione della videata.

In questa fase è possibile inserire l'importo di un eventuale Sconto Merce riportato in Fattura, oppure indicare l'ammontare delle Spese di Trasporto/Imballaggio, Varie o d'Incasso.

Fatta eccezione per le Spese d'Incasso, le altre Voci saranno ripartite in proporzione alle Aliquote IVA del Documento; per le Spese d'Incasso invece, è prevista la possibilità di ripartirle proporzionalmente o di assoggettarle ad un'Aliquota IVA diversa, da indicare nel campo adiacente.

Il programma provvede ad aggiornare in automatico l'Imponibile, l'Imposta e il Netto Documento, dipendentemente dagli importi impostati.

conciliazione

Con la Convalida definitiva dell'operazione corrente, si accede ad una successiva ed eventuale fase di Conciliazione, in cui il programma visualizza tutte le Righe dei D.d.t. selezionati e l'operatore ha possibilità d'indicare eventuali differenze, rilevate tra il Documento di Entrata Merci e la Fattura di Acquisto ricevuta dal Fornitore.

In caso di Annullamento dell'operazione invece, è possibile annullare, oltre alla registrazione, anche il movimento di magazzino generato.

In fase di Conciliazione, l'operatore ha possibilità di modificare il Prezzo di Acquisto, attivando il ricalcolo automatico del Netto Riga e del Netto Documento.

Il programma controlla la corrispondenza tra le Righe del Documento di Entrata Merci e quelle della Fattura di Acquisto, generando delle Difformità utili per la stampa del relativo tabulato.

Si accede alla fase di Conciliazione, qualora tra il Netto Documento e l'Importo Rilevato vi sia una Differenza superiore alla Percentuale di Tolleranza e all'Importo Massimo, impostati entrambi tra i Parametri Funzionali della Ditta.

In particolare, il programma controlla che la Differenza tra il Netto Documento e il Rilevato rientri nella Percentuale di Tolleranza: qualora l'esito di tale controllo risulti positivo, la procedura controlla che tale Differenza non superi l'Importo Massimo e se anche quest'ultimo controllo risulta positivo, la fase di Conciliazione è bypassata per procedere direttamente alla Contabilizzazione.

Qualora invece, la Differenza rilevata superi la Percentuale di Tolleranza, il doppio controllo si arresta a questa prima fase e il programma propone l'operazione di Conciliazione; allo stesso risultato si perviene nell'ipotesi in cui, la Differenza rilevata rientri nella Percentuale di Tolleranza ma superi l'Importo Massimo.

Convalidando la fase di Conciliazione, è possibile procedere alla Contabilizzazione del Documento.

contabilizzazione

Completata o bypassata la fase di Conciliazione, il programma propone la Contabilizzazione della Fattura, lasciando all'operatore la facoltà di proseguire o annullare l'operazione.

In fase di Contabilizzazione, è prevista la possibilità di registrare un'operazione di Sconto Finanziario (Sconto Cassa), che vada ad abbattere il Totale Documento e non solo l'Imponibile. La registrazione dello Sconto Cassa richiede l'inserimento della Causale, della Contropartita (Conto Generale «Sconto Finanziario») e dell'Importo.

In questa fase inoltre, è prevista la possibilità di variare i seguenti dati:

• Codice del Fornitore
• Percentuale di Detraibilità
• Centro di Costo/Ricavo
• Imponibile ed Imposta.

Se per la Ditta selezionata risulta attiva la , digitare Accept (tasto F12) per accedere alla modifica del Centro di Costo/Ricavo, dell'Imponibile e dell'Imposta.

Con la Convalida definitiva dell'operazione, il programma rileva eventuali differenze tra il Documento di Entrata Merci e la Fattura di Acquisto, proponendo la registrazione di un Movimento di Contestazione ai fini delle Partite Scoperte.

In fase di registrazione di una N.C., a seguito di una contestazione, è attivo un automatismo che storna la contestazione generando un movimento valido solo ai fini delle P.S. nella stessa data in cui è registrata la N.C. e dello stesso importo della N.C.

contabilizzazione fatture da ricevere

Questo nuovo automatismo consente la registrazione di documenti (fattura e note credito) la cui competenza economica si riferisce all'anno precedente.

Esso, inoltre, risolve due esigenze: relativamente al magazzino non è più necessario aggiornare il campo Saldo Attesa Fattura; mentre, per la contabilità, sarà possibile imputare come contropartite i conti fatture o note credito da ricevere.

Subito dopo l'impostazione della causale, il sistema sarà in grado di stabilire se la competenza economica del documento da registrare è dell'anno corrente o di quello precedente. Pertanto effettuerà un controllo di congruenza tra la causale e ciascun d.d.t. selezionato emettendo un messaggio se questa non è rispettata. La fase di contabilizzazione, qualora la competenza del documento risultasse essere quella dell'anno precedente provvederà a proporre in automatico la contropartita fatture (o note creedito) da ricevere in luogo dei costi.