2.1.1.1 - Immissione Operazioni Finanziarie: 1. Prima Nota Cassa
1. Prima Nota Cassa
La Gestione Cassa e Tesoreria si sviluppa essenzialmente nelle fasi di registrazione, manutenzione e controllo delle Operazioni Finanziarie, mediante la funzione di Prima Nota Cassa.
La gestione multiaziendale e la possibilità di operare su più esercizi, offerte dal modulo di Gestione Finanza, richiedono, come operazione preliminare, l'identificazione della Ditta e l'impostazione dell'Anno contabile su cui operare:
Prima Nota Cassa: impostazione Ditta
Ditta
Impostare la Ditta su cui operare.
L'impostazione dei dati preliminari consente l'accesso all'ambiente operativo della Prima Nota Cassa, di cui è di seguito fornita un'analisi dettagliata.
Prima Nota Cassa: Ambiente Operativo
L'ambiente operativo della Prima Nota Cassa è stato configurato con l'intento di garantire la massima visibilità e operabilità nella gestione finanziaria dell'Azienda, rispondendo a tutte le esigenze che potrebbero sorgere in fase di registrazione. La Prima Nota Cassa consente di effettuare tutte le operazioni inerenti all'immissione di Incassi da Clienti e Pagamenti a Fornitori; operativamente, non vi è una sostanziale differenza tra i due tipi di registrazione: in entrambi i casi infatti, è richiesta l'impostazione del Conto Finanziario e del Conto Cliente/Fornitore, nonchè la selezione delle Partite da saldare.
Contestualmente all'immissione in Prima Nota Cassa, è possibile accedere a diverse funzioni correlate, senza abbandonare l'ambiente operativo, ma avvalendosi semplicemente della funzionalità di jump.
A potenziare l'efficienza della Prima Nota Cassa inoltre, contribuisce l'utilizzo di appositi strumenti, che rendono possibili automatismi semplici e veloci: il riferimento è alle Causali Contabili, ai Conti Standard e, più in generale, a tutte le tabelle dei Parametri Base.
Di grande impatto operativo infine, è stata l'introduzione del data-grid nella visualizzazione delle registrazioni immesse, con conseguenti vantaggi di ordinamento e aggregazione dati già noti agli Utenti.
Modalità Operativa
Per meglio spiegare la modalità operativa che caratterizza la Prima Nota Cassa, è necessario individuare le sezioni che compongono l'ambiente operativo: la videata della Prima Nota si presenta a video strutturata su tre livelli, ognuno dei quali con uno scopo ben preciso e preposto a fornire determinate informazioni.
- Le sezioni di cui sopra sono le seguenti:
- 1. Intestazione
- 2. Piede
- 3. Corpo
L'obiettivo è quello di evidenziare sempre la Ditta su cui si opera, gli estremi identificativi della registrazione, il Saldo dei vari Conti interessati e la Quadratura dell'operazione.
Prima Nota Cassa: Intestazione
I dati visualizzati in questa sezione sono i seguenti:
Ditta - Filiale
Se sulla Filiale impostata è attivo il controllo della Serie Numerazione, il
programma accetterà la Serie, solo se compatibile con la Filiale impostata.
Identificativo Operazione
Poichè ogni Operazione si compone di più righe, ognuna di essa sarà individuata da una propria
coppia di numeri: il primo, comune a tutti i movimenti, e il secondo, che specifica il progressivo nell'ambito
dell'Operazione.
L'Identificativo Operazione è così strutturato: aattpppppp,rr
Si osservi che tale codifica consente d'individuare i movimenti contabili per Anno e/o per Terminale, offrendo la possibilità di stampare un Brogliaccio di tutte le Operazioni registrate da un certo Terminale, nell'ambito di un determinato periodo.
Procedere all'impostazione dei seguenti campi:
Cliccando sull'apposito pulsante 
o impostando il tasto
F9 in corrispondenza di questo campo, si attiva la videata di jump, che rende accessibili
le seguenti funzioni:
Causale
Ai fini delle registrazioni in Prima Nota Cassa, l'impostazione della
Causale Contabile risulta estremamente importante, perchè da essa dipendono
la correttezza dell'Operazione e la velocità operativa.
La Causale Contabile che apre l'Operazione deve
essere necessariamente Primaria. Durante la registrazione, è sempre evidenziata la
descrizione della Causale nell'apposito campo al
piede della videata.
Le Causali dedicate alla Gestione
Finanza devono avere il valore F nel campo
Tipo Operazione Contabile e il valore 3 nel campo Fase
Impiego.
È possibile gestire in automatico gli Assegni insoluti dei Clienti.
Per avvalersi di questo automatismo, è indispensabile che la Causale primaria e la rilanciata
abbiano Tipo Carta valorizzato a 3 (Assegni
Bancari).
Operativamente, in fase di registrazione dell'Incasso di un Assegno da Cliente in
Cassa Assegni, la Causale primaria e la secondaria devono avere Tipo Carta 3, altrimenti l'Assegno
Non sarà rilevato ai fini dell'insoluto.
NOTA
Per la registrazione degli Assegni insoluti dei Clienti, utilizzare la Causale 20.502 - Incasso Clienti (Assegno).
Conto finanziario
Individua il Conto Cassa o Banca ed è proposto in automatico, in base al Conto Standard agganciato alla
Causale. L'Utente può comunque modificarlo,
impostando un altro Conto della stessa natura e con la stessa classificazione di quello proposto.
Anche in corrispondenza di questo campo, cliccando sull'apposito pulsante o impostando il tasto F9, si attiva la videata
di jump.
NOTA
Supponendo di dover registrare il pagamento di una Fattura a mezzo assegno (vedi videata), al piede è richiesto d'indicare il numero e la data del titolo.
Contropartita
È proposto in automatico dal programma, se la Causale
impiegata prevede l'aggancio ad un Conto inserito nella tabella Conti
Standard. Una volta letto il Conto, ne saranno evidenziati la Denominazione o Ragione Sociale e, nel caso
di Cliente o Fornitore, la Condizione di Pagamento.
Anche in corrispondenza di questo campo, cliccando sull'apposito pulsante o impostando il tasto F9, si attiva la
videata di jump.
NOTA
Trattandosi di un assegno, dopo l'impostazione del Cliente, è richiesta l'indicazione della Banca.
- Valuta Ordinante - Valuta Beneficiario
- Relativamente ai movimenti bancari, la valorizzazione di questi campi consente di registrare la valuta di addebito/accredito e, per i movimenti di incasso/pagamento, di registrare l'effettiva valuta dell'operazione, differenziando le due valute.
- Il vantaggio è duplice: per le Banche è possibile calcolare con maggiore precisione il saldo liquido, nella Situazione Finanziaria Avanzata, mentre per le Partite Scoperte dei Clienti e Fornitori, vi è una maggiore precisione nel calcolo dei Giorni Medi di Dilazione Pagamento.
- In corrispondenza di questi due campi sono attivi i pulsanti
per la selezione delle Date direttamente
dal Calendario.
Registrazione Incassi Giornalieri
- La funzionalità di registrazione degli incassi giornalieri, per contanti o a mezzo assegni, richiede il preventivo inserimento delle seguenti Causali Contabili:
- 20.028 - Incasso Giorno (Contanti)
- 20.029 - Incasso Giorno (Assegni)
Operativamente, indicare nel campo Contropartita solo il Mastro Clienti e convalidare: il programma provvede ad elencare tutte le partite aperte aventi Data uguale a quella impostata come Data Operazione ed intestate ai Clienti del Mastro richiesto. La selezione/deselezione delle partite comporta l'aggiornamento contestuale del campo Importo Totale, posto in basso a destra della window:
Registrazione incassi giornalieri per contanti: selezione partite
In seguito a Convalida, sono effettuate tante registrazioni contabili quanti sono i Clienti selezionati, con accorpamento in un'unica operazione delle partite intestate allo stesso Cliente:
Registrazione incassi giornalieri per contanti: scritture contabili
Qualora la modalità d'incasso sia assegno bancario, oltre a dover utilizzare la Causale apposita, per ciascuna partita è richiesto d'indicare il numero dell'assegno e la banca, al fine di facilitare la compilazione della Distinta di versamento assegni (dall'apposita funzione). In questo caso, il programma provvede ad effettuare una registrazione contabile per Cliente e per numero titolo e banca.
Funzione Saldaconto
Impostando un Conto Cliente/Fornitore in questo campo, se la Causale è opportunamente codificata, il programma esegue la funzione Saldaconto, la cui utilità è quella di elencare tutte le Partite scadute degli ultimi mesi. Dalla lista proposta, l'Utente puó scegliere quale Partita includere nell'Operazione, attivando il check-box corrispondente: la selezione delle Partite comporta il progressivo aggiornamento del campo Importo Totale, riportato in basso a destra.
Prima Nota Cassa: funzione Saldaconto
Se l'Utente seleziona una Partita il cui Saldo è a Scadere (visualizzata in giallo), è prevista la visualizzazione di un apposito messaggio attenzionale: forzando con il tasto F3, il Saldo della Partita selezionata sarà riportato nell'Importo movimento, evitando l'inserimento e quindi eventuali errori d'impostazione; in caso contrario, l'Importo movimento dovrà essere inserito manualmente.
- Nella window Saldaconto sono attivi i seguenti pulsanti:
- per confermare le Partite selezionate
- per posizionarsi sulla Convalida ed uscire dalla funzione
- per posizionarsi sulla prima Partita
- per visualizzare la pagina successiva
- per posizionarsi sull'ultima Partita
Saldo
È il Saldo dell'ultimo Conto impostato in fase di registrazione.
- Sbilancio
- L'importo visualizzato in questo campo coincide con il Totale delle Partite Scoperte, incluse nel Documento registrato; quest'importo può anche differire da quello effettivamente incassato o pagato.
- Concretamente, le ipotesi possibili sono due
- l'importo coincide con quello incassato/pagato: in questo caso, per concludere la registrazione è sufficiente digitare Invio
- i due importi Non coincidono: in questo caso il programma richiede l'impostazione dell'importo effettivamente incassato/pagato e per differenza, propone l'eventuale abbuono attivo/passivo. Nel caso di abbuono passivo per l'Azienda, è richiesta l'impostazione del tasto F3.
La registrazione dell'abbuono attivo/passivo è eseguita in automatico dal programma.
Funzione Saldaconto con Compensazione (Giroconto)
La Prima Nota Cassa dispone di un'apposita funzionalità che consente di registrare, in modo semplice ed efficace, gli Incassi e i Pagamenti, compensando con le Partite del Fornitore o del Cliente.
- La gestione dell'Incasso/Pagamento con Compensazione richiede il preventivo inserimento di apposite Causali Contabili
- 20.600 - Incasso con Compensazione
- 23.600 - Incasso/Pagamento con Compensazione
- 23.601 - Incasso/Pagamento
- 23.602 - Giropartita
- 29.001 - Abbuoni Attivi/Passivi
NOTA
Per garantire una maggiore leggibilità, è necessario strutturare la Causale Contabile in modo che, sui rilanci della Causale secondaria, siano indicate rispettivamente: la Causale d'incasso e quella di giropartita. Un esempio di Causale compatibile con questo tipo di registrazione è la Causale 20.600 - Incasso con Compensazione.
- Dopo aver impostato la Causale, il Conto finanziario e il Conto Cliente o Fornitore, è proposta a video la in una window con due data-grid:
- a sinistra, sono elencate le partite aperte del Cliente
- a destra, sono elencate le partite del Fornitore
- Di ogni Documento è visualizzata la Scadenza più vecchia (in caso di più
Scadenze si attiva il pulsante di dettaglio
),
nonchè l'Importo scaduto.
Selezionando le Partite da incassare e quelle da compensare, i rispettivi Totali si aggiornano contestualmente, così come il valore dello Sbilancio, che deve coincidere con l'Importo da incassare.
- Confermando l'operazione con l'apposito pulsante
,
il programma provvede a:
- compensare le Note Credito con le Fatture, nell'ambito del Conto Cliente
- compensare le Note Credito con le Fatture, nell'ambito del Conto Fornitore
- girocontare i Documenti residui tra i due Conti
Inoltre, cliccando sul pulsante 
è possibile compensare le
Fatture del Fornitore già note, ma non ancora pervenute. Quando la Fattura passiva sarà registrata, sarà
abbinata direttamente al movimento di compensazione generato in questa fase, a condizione che gli estremi (Numero e
Data) siano gli stessi.
La scrittura di Prima Nota Cassa in partita doppia si risolve al piede della videata, in cui è richiesta l'impostazione dei Conti Dare e Avere, degli estremi del Documento e dell'Importo movimento, con possibilità di usufruire degli strumenti di supporto offerti dalla procedura.
Qualora si scelga di Non completare la registrazione, digitando il tasto Exit (F11 o Esc), il programma provvederà a cancellare solo le eventuali righe relative alla registrazione in corso, lasciando a video quelle delle registrazioni precedenti.
Dipendentemente dalla Causale Contabile impiegata, in fase di registrazione è richiesta l'impostazione dei seguenti dati:
Conto Dare / Avere
Impostare i Conti interessati nella registrazione. Sono proposti in automatico dal programma, se la
Causale prevede l'aggancio ad un Conto inserito nella tabella
Conti Standard; in caso contrario, inserirli manualmente.
- Numero e Data Documento
- Gli estremi del Documento possono essere impostati manualmente oppure intercettati in automatico fra le partite aperte: questa funzionalità però, può essere attivata solo se prevista dalla Causale Contabile.
- Gli estremi del Documento assumono particolare importanza nelle registrazioni che interessano i Clienti o i Fornitori: in questo caso infatti, se risulta attiva la , i riferimenti del Documento risultano necessari per la corretta individuazione della partita.
- La gestione di questo campo è guidata dal valore dell'indicatore Riferimenti, presente sulla Causale Contabile.
Scadenza
Impostare la data di Scadenza dei Titoli (Tratte, Ricevute Bancarie o altro); l'impostazione di questo campo
è richiesta, solo se prevista dalla Causale Contabile
impostata.
Importo movimento
Il programma propone l'Importo scaduto della Partita selezionata, con possibilità di modifica da parte dell'Utente.
Descrizione Aggiuntiva
Se la Causale Contabile lo prevede, è possibile
inserire una o più righe di descrizione. Il tasto F3 consente d'inserire un'altra riga,
mentre il tasto Invio conclude l'inserimento.
Nella videata di corpo sono elencate in formato data-grid tutte le righe che compongono ciascuna registrazione: per garantire una maggiore visibilità delle registrazioni immesse, si è scelto di adottare alternativamente i colori giallo e bianco, in modo da distinguere ciascuna registrazione dalla successiva/precedente.
Nella colonna S è visualizzato il segno (dare o avere) di ogni singola riga e, in caso di movimenti in accertamento, la lettera è visualizzata in minuscolo.
Prima Nota Cassa: completamento della registrazione
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