Richieste di Approvvigionamento: 5. Programmazione

Funzione di programmazione delle Richieste di Approvvigionamento. Deve essere prevista a livello di Ditta e di Reparto, altrimenti Non è possibile eseguirla.
In questa fase è anche possibile gestire la stampa o l'invio via e-mail dei Preventivi ad uno o più Fornitori, relativamente agli Articoli selezionati dall'utente.

NOTA


 

Per attivare entrambe le opzioni (stampa e invio e-mail), dal menù principale selezionare PDF come Formato di output e P_DOC come Dispositivo. Selezionando il formato TXT o laser, invece, sarà consentita solo la stampa.

NOTA


 

Si precisa che: se l'Utente conferma è impostato ed è diverso da quello che sta eseguendo la Programmazione, le righe eventualmente aggiunte in questa fase Non saranno visualizzate nel data-grid.

Articolo

Impostare l'Articolo d'interesse oppure lasciare a spazio per includerli tutti.

 

Fornitore abituale

Impostare 0 (zero) per selezionarli tutti.

Dopo aver impostato i parametri di filtro, si accede ad una videata di questo tipo:

Il programma visualizza, sinteticamente per Articolo, le Richieste corrispondenti ai parametri impostati e che sono disponibili per essere ordinate.

Tasti label

In alto a destra della videata, sono presenti i seguenti tasti label:

- Cliccando su questo tasto, si accede all'omonima funzione
- Cliccando su questo tasto, si accede all'omonima funzione.
- Cliccando su questo tasto, si effettua l'annullamento massivo di tutte le Richieste in Stato Rifiutato che, di conseguenza, Non saranno più disponibili e potranno solo essere interrogate. In seguito all'annullamento, è inviata una e-mail di notifica, tramite ARXivar o all'utente che ha confermato le Richieste annullate.
- Cliccando su questo tasto, si accede ad una videata in cui è possibile indicare per quali Richieste è stato ricevuto il Preventivo. A questo scopo, nel data-grid principale, è prevista la colonna Prv, che serve a segnalare le Richieste per quali il Preventivo è stato inviato (dicitura Inv.) oppure ricevuto (dicitura Ric.). Inoltre, il pulsante all'estrema destra del data-grid, permette d'inserire delle Note relative al Preventivo.
Per la numerazione dei Preventivi, è assunta in automatico la Serie 0 (zero) oppure quella impostata sulla Filiale.

Su ogni riga del data-grid, sono visibili i seguenti pulsanti:

- per visualizzare le Note inserite sull'Articolo (il pulsante è visibile solo se le Note sono presenti)

- per accedere alla fase di Programmazione

Sull'intestazione del data-grid, sono attivi i seguenti pulsanti:

- Cliccando con il tasto sinistro del mouse, è possibile selezionare/deselezionare tutti gli Articoli per i quali c'è ancora un residuo da ordinare; cliccando con il tasto destro, invece, si attiva una option-list che rende accessibili le seguenti funzionalità
• selezione/deselezione di tutti gli Articoli (per i quali c'è ancora un residuo da ordinare)
• stampa/invio via e-mail del Preventivo (come allegato)
- Cliccando su questo tasto, è possibile procedere con l'inserimento di nuovi Articoli

Stampa/Invio via e-mail Preventivo

Se è richiesta la stampa o l'invio via e-mail del Preventivo, si attiva la window per la selezione dei Fornitori destinatari:

Il cursore si posiziona sul campo Codice per l'inserimento del Fornitore a cui inviare il Preventivo; è possibile aggiungere ulteriori Fornitori, cliccando sul tasto label Aggiungi. Il Fornitore (o i Fornitori) destinatario del Preventivo è visualizzato in una riga di data-grid, in cui sono presenti i pulsanti per l'eventuale modifica o cancellazione .
Per posizionarsi sul campo Mittente e variare l'indirizzo proposto in automatico, digitare il tasto freccia su (solo in caso d'invio via e-mail). Il Mittente inserito deve essere preventivamente codificato nella tabella procedurale

L'indirizzo e-mail del Mittente è acquisto dall'Anagrafica Interlocutore oppure, se Non presente, dalla tabella procedurale .

Più precisamente, l'ordine di acquisizione è il seguente:

1. dall'Anagrafica Interlocutore associata all'Utente (ossia quella che riporta il codice dell'utente nel campo Utente abituale)
oppure, se Non presente,
2. dall'Anagrafica Interlocutore intestata alla Filiale ed avente come Codice Ruolo 1104 - Operatore Ordini Acquisti
oppure, se Non presente,
3. dall'Anagrafica Interlocutore avente come Codice Ruolo 1104 - Operatore Ordini Acquisti
infine
4. dalla tabella SMT - Server di Posta in Uscita relativa alla Classe documentale RPRV (Richiesta Preventivo a Fornitore); in questa tabella è anche possibile compilare l'Oggetto e il Corpo della e-mail a cui allegare la Richiesta di Preventivo

Nel campo Note è possibile inserire delle annotazioni da stampare sulla testa del Preventivo.

NOTA


 

Per implementare la stampa delle Note (Note di testa, Note Articolo e Note utili solo ai fini dei Preventivi), richiedere la modifica del profilo di stampa al Servizio Assistenza della Genesys Software.

Al termine, cliccare sul tasto E-mail o Stampa per completare l'operazione. Nella videata principale, in corrispondenza degli Articoli per i quali è stato elaborato un Preventivo, sarà visualizzata la dicitura Inv. (inviato) nella colonna Prev.

Nel caso di invio del Preventivo via e-mail, l'indirizzo del destinatario è assunto dall'Anagrafica Fornitore, con possibilità di modifica. Ovviamente, l'inserimento dell'indirizzo e-mail del Fornitore è obbligatorio.

Inserimento nuovi Articoli

Impostare l'Articolo da inserire nella Richiesta oppure ricercarlo per Codice (tasto F8) o Descrizione (tasto F6); impostare eventuali Note e convalidare.

 

Programmazione Richieste Approvvigionamento

Cliccando sul pulsante corrispondente ad un singolo Articolo, si accede ad una videata in cui è possibile programmare l'Articolo, inserire una nuova Richiesta, rifiutare ed eventualmente anche annullare una esistente:

Testa

Sono visualizzate le informazioni sull'Articolo e lo stato di avanzamento delle Richieste a livello di richiesta, ordinato, rifiutato e residuo.

I pulsanti eventualmente visibili sono:

, in corrispondenza del campo Articolo, per visualizzare eventuali Articoli sostitutivi (il pulsante è visibile solo se ci sono Articoli sostitutivi)

, in corrispondenza del campo Note articolo, per visualizzare eventuali annotazioni sull'Articolo (il pulsante è visibile solo se ci sono delle Note)

Il pulsante invece, rende accessibili diverse funzioni di Inquiry.

Corpo

Nel data-grid di corpo sono visualizzate tutte le Richieste esistenti per l'Articolo selezionato. Alla fine della riga sono presenti le colonne CodRich e DataRic, in cui sono visualizzati il Codice e la Data della Richiesta.

A questo punto, per inserire una nuova Richiesta, cliccare sul pulsante in corrispondenza dell'intestazione del data-grid. Il cursore si posiziona sul campo Reparto della sezione Richiesta: l'utente deve impostare i campi presenti in questa sezione e in quella successiva dell'Ordinare. Alla conferma, la nuova Richiesta è inserita ed è visualizzata nel data-grid centrale.

Cliccando sul pulsante , invece, il cursore si posiziona direttamente sul campo Tipo Ordine della sezione Ordinare: impostare 0 se Ordine di Acquisto oppure 1 se Ordine di Trasferimento, poi indicare il Fornitore (è proposto il Fornitore abituale oppure l'ultimo) o il Cliente; nel caso di Ordine di Acquisto, sono proposti la Filiale e il Deposito della Richiesta.
Convalidare per confermare i dati.

Si presti attenzione ai seguenti campi, posti al piede della videata:

Colli da ordinare - Quantità
Sono proposti i Colli e le Quantità della Richiesta.
Modificando le Quantità da ordinare, il programma provvede a verificare che lo scostamento tra il valore dell'ordinato e quello originariamente richiesto Non superi la % Scostamento, impostata nei Parametri Funzionali Ditta. È possibile forzare il controllo, solo se previsto tra i (campo ) e l'eventuale forzatura è visualizzabile dalla funzione di Inquiry Difformità.

Il controllo sulla % Scostamento Non è effettuato se l'Articolo è di tipo «Servizio» (campo anagrafico Identity = 20) e il valore dell'ordinato non supera l'Importo controllo servizi, indicato nei Parametri Funzionali Ditta.

NOTA


 

Se sulla Ditta è attivo il Controllo di Gestione Budget, in caso di rettifica delle Quantità, il programma:

• controlla che il valore dell'ordinato Non superi il Budget assegnato al Responsabile; è possibile forzare il controllo, solo se previsto tra i (campo ) e l'eventuale forzatura è visualizzabile dalla funzione di Inquiry Difformità
• aggiorna il valore dell'Impegno provvisorio su Richiesta di Approvvigionamento, generato nella precedente fase di Validazione

Prezzo
È proposto il Prezzo indicato sulla Richiesta e, se previsto sui Parametri Funzionali Ditta, è possibile modificarlo.

Data consegna
È proposta la Data di prevista consegna impostata sulla Richiesta, con possibilità di modifica.

Note
Sono proposte le Note impostate sulla Richiesta, con possibilità di modifica.

In seguito a Convalida, la riga assume sfondo verde.

Cliccando sull'apposito pulsante , si attiva un menù con due opzioni:

• Copia sulle non gestite
  se la riga è stata ordinata (sfondo verde), ordinerà le Richieste Non ancora gestite (sfondo bianco) con lo stesso Tipo Ordine, Conto, Filiale e Deposito
• Copia su tutte le richieste
  se la riga è stata ordinata (sfondo verde), ordinerà tutte le Richieste - gestite e Non - con lo stesso Tipo Ordine, Conto, Filiale e Deposito

Il pulsante , invece, permette di rifiutare la Richiesta e, conseguentemente, annullare le eventuali selezioni applicate per ordinarla (è visibile solo in corrispondenza delle righe attive). Quando la riga assume stato Rifiutato Non è più gestibile e, se immessa da questa funzione, viene eliminata e Non è più visibile nel data-grid.
Solo in corrispondenza delle righe rifiutate, è visibile il pulsante che permette di annullare la riga e rimuoverla anche dal data-grid. In caso di annullamento della Richiesta, il programma provvede ad inviare una e-mail all'utente che ha confermato la Richiesta.

NOTA


 

Se sulla Ditta è attivo il Controllo di Gestione Budget, in seguito al rifiuto di una Richiesta, il programma provvede a cancellare il corrispondente Impegno provvisorio su Richiesta di Approvvigionamento.