2.1.2.5 - Richieste di Approvvigionamento: 5. Programmazione

Funzione di programmazione delle Richieste di Approvvigionamento. Deve essere prevista a livello di Ditta e di Reparto, altrimenti Non è possibile eseguirla.
In questa fase è anche possibile gestire la stampa o l'invio via e-mail dei Preventivi ad uno o più Fornitori, relativamente agli Articoli selezionati dall'utente.

Per attivare entrambe le opzioni (stampa e invio e-mail), dal menù principale selezionare PDF come Formato di output e P_DOC come Dispositivo. Selezionando il formato TXT o laser, invece, sarà consentita solo la stampa.

Modalità Operativa

In fase d'accesso alla funzione, è richiesto l'inserimento dei seguenti campi:

Filiale
Se indicata sull'Utente, la Filiale è impostata in automatico dal programma e Non è modificabile.

Deposito
Se indicato sull'Utente, il Deposito è impostato in automatico dal programma e Non è modificabile.

Utente conferma
L'impostazione di questo campo permette di selezionare le Richieste in base all'Utente che ne ha eseguito la conferma. Per posizionarsi sul campo, digitare il tasto page up sull'Articolo.
È attiva la ricerca con il tasto F8.

Si precisa che: se l'Utente conferma è impostato ed è diverso da quello che sta eseguendo la Programmazione, le righe eventualmente aggiunte in questa fase Non saranno visualizzate nel data-grid.

Dopo aver impostato i parametri di filtro, si accede ad una videata di questo tipo:

Il programma visualizza, sinteticamente per Articolo, le Richieste corrispondenti ai parametri impostati e che sono disponibili per essere ordinate.

Tasti label

In alto a destra della videata, sono presenti i seguenti tasti label:

- Cliccando su questo tasto, si accede all'omonima funzione

- Cliccando su questo tasto, si accede all'omonima funzione.

 - Cliccando su questo tasto, si effettua l'annullamento massivo di tutte le Richieste in Stato Rifiutato che, di conseguenza, Non saranno più disponibili e potranno solo essere interrogate. In seguito all'annullamento, è inviata una e-mail di notifica, tramite ARXivar o all'utente che ha confermato le Richieste annullate.

- Cliccando su questo tasto, si accede ad una videata in cui è possibile indicare per quali Richieste è stato ricevuto il Preventivo. A questo scopo, nel data-grid principale, è prevista la colonna Prv, che serve a segnalare le Richieste per quali il Preventivo è stato inviato (dicitura Inv.) oppure ricevuto (dicitura Ric.). Inoltre, il pulsante all'estrema destra del
data-grid, permette d'inserire delle Note relative al Preventivo.
Per la numerazione dei Preventivi, è assunta in automatico la Serie 0 (zero) oppure quella impostata sulla Filiale.

Su ogni riga del data-grid, sono visibili i seguenti pulsanti:

- per visualizzare le Note inserite sull'Articolo (il pulsante è visibile solo se le Note sono presenti)

- per accedere alla fase di Programmazione

Sull'intestazione del data-grid, sono attivi i seguenti pulsanti:

- Cliccando con il tasto sinistro del mouse, è possibile selezionare/deselezionare tutti gli Articoli per i quali c'è ancora un residuo da ordinare; cliccando con il tasto destro, invece, si attiva una option-list che rende accessibili le seguenti funzionalità

• selezione/deselezione di tutti gli Articoli (per i quali c'è ancora un residuo da ordinare)
• stampa/invio via e-mail del Preventivo (come allegato)

- Cliccando su questo tasto, è possibile procedere con l'inserimento di nuovi Articoli

Stampa/Invio via e-mail Preventivo

Se è richiesta la stampa o l'invio via e-mail del Preventivo, si attiva la window per la selezione dei Fornitori destinatari:

Il cursore si posiziona sul campo Codice per l'inserimento del Fornitore a cui inviare il Preventivo; è possibile aggiungere ulteriori Fornitori, cliccando sul tasto label Aggiungi. Il Fornitore (o i Fornitori) destinatario del Preventivo è visualizzato in una riga di data-grid, in cui sono presenti i pulsanti per l'eventuale modifica o cancellazione .
Per posizionarsi sul campo Mittente e variare l'indirizzo proposto in automatico, digitare il tasto freccia su (solo in caso d'invio via e-mail). Il Mittente inserito deve essere preventivamente codificato nella tabella procedurale MPE-MittentiPostaElettronica

L'indirizzo e-mail del Mittente è acquisto dall'Anagrafica Interlocutore oppure, se Non presente, dalla tabella procedurale SMT-ServerdiPostainUscita.

Più precisamente, l'ordine di acquisizione è il seguente:

1. dall'Anagrafica Interlocutore associata all'Utente (ossia quella che riporta il codice dell'utente nel campo Utente abituale)
2. dall'Anagrafica Interlocutore intestata alla Filiale ed avente come Codice Ruolo 1104 - Operatore Ordini Acquisti
3. dall'Anagrafica Interlocutore avente come Codice Ruolo 1104 - Operatore Ordini Acquisti
4. dalla tabella SMT - Server di Posta in Uscita relativa alla Classe documentale RPRV (Richiesta Preventivo a Fornitore); in questa tabella è anche possibile compilare l'Oggetto e il Corpo della e-mail a cui allegare la Richiesta di Preventivo

Nel campo Note è possibile inserire delle annotazioni da stampare sulla testa del Preventivo.

Per implementare la stampa delle Note (Note di testa, Note Articolo e Note utili solo ai fini dei Preventivi), richiedere la modifica del profilo di stampa al Servizio Assistenza della Genesys Software.

Al termine, cliccare sul tasto E-mail o Stampa per completare l'operazione. Nella videata principale, in corrispondenza degli Articoli per i quali è stato elaborato un Preventivo, sarà visualizzata la dicitura Inv. (inviato) nella colonna Prev.

Nel caso di invio del Preventivo via e-mail, l'indirizzo del destinatario è assunto dall'Anagrafica Fornitore, con possibilità di modifica. Ovviamente, l'inserimento dell'indirizzo e-mail del Fornitore è obbligatorio.

Inserimento nuovi Articoli

Impostare l'Articolo da inserire nella Richiesta oppure ricercarlo per Codice (tasto F8) o Descrizione (tasto F6); impostare eventuali Note e convalidare.

Programmazione Richieste Approvvigionamento

Cliccando sul pulsante corrispondente ad un singolo Articolo, si accede ad una videata in cui è possibile programmare l'Articolo, inserire una nuova Richiesta, rifiutare ed eventualmente anche annullare una esistente:

Testa

Sono visualizzate le informazioni sull'Articolo e lo stato di avanzamento delle Richieste a livello di richiesta, ordinato, rifiutato e residuo.

Il pulsante invece, rende accessibili diverse funzioni di Inquiry.

Corpo

Nel data-grid di corpo sono visualizzate tutte le Richieste esistenti per l'Articolo selezionato. Alla fine della riga sono presenti le colonne CodRich e DataRic, in cui sono visualizzati il Codice e la Data della Richiesta.

A questo punto, per inserire una nuova Richiesta, cliccare sul pulsante in corrispondenza dell'intestazione del data-grid. Il cursore si posiziona sul campo Reparto della sezione Richiesta: l'utente deve impostare i campi presenti in questa sezione e in quella successiva dell'Ordinare. Alla conferma, la nuova Richiesta è inserita ed è visualizzata nel data-grid centrale.

Cliccando sul pulsante , invece, il cursore si posiziona direttamente sul campo Tipo Ordine della sezione Ordinare: impostare 0 se Ordine di Acquisto oppure 1 se Ordine di Trasferimento, poi indicare il Fornitore (è proposto il Fornitore abituale oppure l'ultimo) o il Cliente; nel caso di Ordine di Acquisto, sono proposti la Filiale e il Deposito della Richiesta.
Convalidare per confermare i dati.

Si presti attenzione ai seguenti campi, posti al piede della videata:

Colli da ordinare - Quantità
Sono proposti i Colli e le Quantità della Richiesta.
Modificando le Quantità da ordinare, il programma provvede a verificare che lo scostamento tra il valore dell'ordinato e quello originariamente richiesto Non superi la % Scostamento, impostata nei Parametri Funzionali Ditta. È possibile forzare il controllo, solo se previsto tra i ParametriUtente (campo WU12-Sforamento%scostamentoprogrammazione) e l'eventuale forzatura è visualizzabile dalla funzione di Inquiry Difformità.

Il controllo sulla % Scostamento Non è effettuato se l'Articolo è di tipo «Servizio» (campo anagrafico Identity = 20) e il valore dell'ordinato non supera l'Importo controllo servizi, indicato nei Parametri Funzionali Ditta.

Prezzo
È proposto il Prezzo indicato sulla Richiesta e, se previsto sui Parametri Funzionali Ditta, è possibile modificarlo.

Data consegna
È proposta la Data di prevista consegna impostata sulla Richiesta, con possibilità di modifica.

Note
Sono proposte le Note impostate sulla Richiesta, con possibilità di modifica.

In seguito a Convalida, la riga assume sfondo verde.

Il pulsante , invece, permette di rifiutare la Richiesta e, conseguentemente, annullare le eventuali selezioni applicate per ordinarla (è visibile solo in corrispondenza delle righe attive). Quando la riga assume stato Rifiutato Non è più gestibile e, se immessa da questa funzione, viene eliminata e Non è più visibile nel data-grid.
Solo in corrispondenza delle righe rifiutate, è visibile il pulsante che permette di annullare la riga e rimuoverla anche dal data-grid. In caso di annullamento della Richiesta, il programma provvede ad inviare una e-mail all'utente che ha confermato la Richiesta.

Se sulla Ditta è attivo il Controllo di Gestione Budget, in seguito al rifiuto di una Richiesta, il programma provvede a cancellare il corrispondente Impegno provvisorio su Richiesta di Approvvigionamento.