12. Import Concessionari

A livello di menù, l'Import Concessionari si articola nelle seguenti funzioni:

1 - Normalizzazione file

2 - Generazione Movimenti

3 - Assestamento

4 - Ristampa

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1. Normalizzazione File

L'Import Concessionari consiste nell'elaborazione di flussi generati da terzi, in base alle specifiche fornite dalla Genesys Software.

In particolare, la procedura esegue la generazione dei seguenti documenti:

• Documenti di Consegna al Cliente
• Note di Credito al Concessionario, applicando le condizioni commerciali in essere o, comunque, quelle dell'ultima vendita effettuata al Concessionario stesso

In fase di Import Concessionari, qualora sul Cliente Non risulti specificata la Filiale, sarà assunta in automatico quella immessa dopo l'impostazione della Ditta.

In questa fase è possibile memorizzare, sul movimento importato, il Conto Concessionario che ha generato il flusso: quest'informazione può essere acquisita dalla funzione Inquiry Movimenti Magazzino, cliccando sul pulsante posto all'estrema destra.

Operativamente, è richiesta l'impostazione dei seguenti campi:

Codice Rapporto
Impostando il Codice Cliente assegnato al Concessionario, la procedura provvede a visualizzare in un'apposita find, l'elenco dei file ad esso intestati, prelevandoli dalla liberia «Gd/tmp». Qualora si selezioni un file già elaborato in precedenza, il programma procede a verificare se i documenti in esso inclusi sono già presenti nel sistema informativo.

Find di selezione flussi

Causale - Data Nota Credito
Per la generazione delle Note Credito, è richiesta l'impostazione del codice Causale e della Data.

Codice Deposito
Se per la Ditta selezionata è attiva la , sarà movimentato il magazzino indicato in questo campo.

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2. Generazione Movimenti

Questa funzione garantisce una migliore integrazione di con gli altri sistemi informativi; in base al valore di un apposito flag sulla Ditta, è possibile scegliere tra le seguenti modalità operative:

Standard

Questa modalità prevede:

• elaborazione del flusso proveniente dal Concessionario
• generazione dei Movimenti di Magazzino inerenti Documenti di Consegna e Note Credito
• stampa dei Documenti di Consegna

Integrazione con altri Sistemi Informativi

Questa modalità prevede:

• generazione Movimenti Magazzino relativi ai Documenti di Consegna, nei quali non sono indicate le Condizioni Commerciali ed è stato assegnato come Stato «W - Documento incompleto»
• generazione Nota Credito valorizzata attraverso il metodo attualmente in uso

NOTA


I Documenti di Consegna saranno flaggati come «Generati».

Il sistema informativo, che provvederà alla valorizzazione, elaborerà tutti i Documenti di Consegna «Generati» e, dopo aver assegnato le Condizioni Commerciali, aggiornerà il flag ad «Assestato».
Contestualmente all'import dei Documenti di Consegna, dai flussi ricevuti dai Concessionari, sarà generato e assegnato l'Identificativo DMI.

È prevista la possibilità d'importare i Documenti anche per i Concessionari che hanno più Punti di Consegna, relazionati tra loro attraverso il Rapporto Contabile.

Per questo tipo di Concessionari:

• tutti i Punti di Consegna devono essere legati tra loro, attraverso l'indicazione del Rapporto Contabile sull'Anagrafica Cliente
• il flusso da importare deve essere unico per Concessionario e deve comprendere tutti i Conti Consegna (il nome del file deve coincidere con il codice del Conto Concessionario)
• al Concessionario deve essere assegnato un Metodo di Distribuzione NTCR (Nota Credito) con Modalità Fatturazione uguale a 4 (Rapporto Contabile per Gruppo Fatturazione)

Questo comporta che: in fase di valorizzazione di una Nota Credito, le Condizioni Commerciali siano ricercate sui Documenti emessi ai vari Punti di Consegna del Concessionario.

Si presti attenzione ai seguenti aspetti:

• per le Note Credito, è previsto che la ricerca delle Condizioni Commerciali sia effettuata prima sui Documenti di Consegna fatturati e, se non presenti, anche sui Documenti non ancora fatturati
• in fase di valorizzazione Note Credito, saranno visualizzati in un data-grid tutti gli Articoli per i quali non risultano Condizioni Commerciali oppure risultano su Documenti non ancora fatturati

Sempre in merito al criterio di applicazione delle Condizioni Commerciali, nella funzione di generazione Nota Credito al Concessionario, è previsto il richiamo al metodo LIFO: più precisamente, le Condizioni Commerciali sono sempre applicate in base all'ultimo Documento fatturato al Concessionario, rispettando però, la capienza delle Quantità presenti sul Documento.

Questo controllo garantisce che: qualora le quantità del Documento al Concessionario risultino inferiori a quelle indicate nel Documento di Consegna al Cliente finale, le Condizioni Commerciali saranno assunte da quest'ultimo e, per la quantità residua, la ricerca continuerà sul Documento precedente e così via.

NOTA


 

Per capienza s'intende il saldo delle Quantità fatturate, al netto delle Quantità riportate sulle Note Credito, emesse con riferimento alla Fattura.
La relazione tra Fattura e Nota Credito è data dall'indicazione dei riferimenti della Fattura sulla Nota Credito.

La funzione di generazione Nota Credito prevede l'assegnazione automatica dei riferimenti della Fattura e questo potrà comportare, in base a quanto esposto nei paragrafi precedenti, la generazione di Note Credito distinte, dipendentemente dalle Fatture utilizzate per l'acquisizione delle Condizioni Commerciali.

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3. Assestamento

Attraverso questa funzione si provvede all'elaborazione di tutti i Documenti «Assestati» ed inoltre, verificata la corretta valorizzazione di tutte le righe, lo Stato del Documento è aggiornato da «Incompleto» a «da Fatturare».

NOTA


 

La funzione di Assestamento Non è eseguita qualora il Cliente utilizzi la gestione Standard dei Concessionari.

È prevista l'elaborazione massiva di tutti i Concessionari.
Operativamente, dopo aver impostato il solo codice Mastro, la procedura propone in automatico l'elenco di tutti i Concessionari, per i quali risultano inseriti Documenti a cui sono state già applicate le Condizioni Commerciali da parte di terzi (quindi interessati dalla fase di Assestamento).

L'elenco dei Concessionari è proposto in modalità data-grid, con possibilità di includere/escludere dall'elaborazione uno o più soggetti.

In corrispondenza di ciascun Concessionario «da Assestare», è indicato il numero dei Documenti da Assestare e, se presenti, il numero dei Documenti per i quali non risultano ancora applicate le Condizioni Commerciali. In quest'ultimo caso, il Concessionario Non potrà essere selezionato e, conseguentemente, Non potrà essere elaborato ai fini dell'Assestamento.

Import Concessionari - Assestamento

Completata la fase di Assestamento, la funzione provvede anche alla stampa dei Documenti elaborati.

   

In considerazione del gran numero di Documenti da elaborare, è consigliabile Non eseguire la funzione contemporaneamente per tutti i Concessionari, ma per gruppi ristretti di soggetti.

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4. Ristampa

Questa funzione permette di ristampare tutti i Documenti non fatturati del Concessionario selezionato.