Gestione Distribuzione Documenti: 13. PDF

Funzione di generazione Fatture e Note Credito in formato PDF, con contestuale invio via e-mail, all'indirizzo specificato sul Metodo di Distribuzione di ciascun Cliente (Conto Consegna o Rapporto Contabile). L'elaborazione interesserà solo Fatture e Note Credito, che risultano «validate» dall'apposita funzione.

In caso di rinvio delle Fatture/Note Credito, invece, sarà utilizzato l'indirizzo indicato sul Metodo di Distribuzione in corrispondenza del campo (se valorizzato). Inoltre, sarà utilizzato come Protocollo SMTP quello dedicato al rinvio delle e-mail, se indicato, altrimenti quello standard.

NOTA


 

Vedi tabella procedurale .

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Modalità Operativa

In fase d'accesso alla funzione, è richiesto d'impostare il Periodo (Data inizio - fine) entro il quale elaborare le Fatture/Note Credito emesse, ai fini della generazione dei files PDF destinati all'invio e-mail.

Indicato il Periodo d'interesse, il programma visualizza, nel data-grid in alto a sinistra della videata, tutti i Conti candidati alla Generazione dati PDF, con possibilità di escluderne uno o piú di uno, disattivando il check-box corrispondente.

NOTA


 

Allo scopo di semplificare la selezione dei Conti da elaborare, mediante i check-box Fatture e Note Credito, nella parte superiore della videata, è possibile selezionare/deselezionare massivamente tutti i Clienti, per i quali è prevista la generazione in PDF, rispettivamente, delle Fatture o delle Note Credito.

Gestione Distribuzione Documenti - generazione dati PDF: selezione Clienti

Con la Convalida dei soggetti da elaborare, il programma visualizza, nel data-grid in alto a destra della videata, tutte le Fatture e/o Note Credito da interessare alla fase di generazione PDF, con possibilità di escluderne una o più di una, disattivando il check-box corrispondente.

È prevista la possibilità di richiedere la generazione delle e-mail al Conto Consegna e/o al suo Interlocutore, in alternativa al Conto Rapporto Contabile e/o al suo Interlocutore.
Più precisamente, se nella colonna MailCCons del data-grid è presente un «Sì», la mail sarà inviata al Conto Consegna, se è presente un indirizzo e-mail sul Conto, e al suo Interlocutore, se ne ha uno e se è stato indicato anche l'indirizzo e-mail di quest'ultimo.

Gestione Distribuzione Documenti - generazione dati PDF: selezione documenti

In seguito alla Convalida dei documenti d'interesse, il programma procede all'elaborazione e all'invio e-mail delle Fatture/Note Credito:

Gestione Distribuzione Documenti - generazione dati PDF: fine elaborazione

Nel data-grid in alto a destra della videata, le righe dei documenti inviati correttamente sono evidenziate a sfondo verde, mentre lo sfondo rosso serve a segnalare i documenti per i quali Non è riuscito l'invio e-mail. In quest'ultimo caso, inoltre, nella colonna Note del data-grid, è descritto l'errore riscontrato.

NOTA


 

Nel Log Documentale, il mancato invio dell'e-mail è registrato con la Causale 61 ed è visualizzata, nella descrizione, la causa dell'errore.

La generazione dei documenti in formato PDF, con conseguente invio via e-mail, puó essere richiesta anche per singolo Cliente, impostandone il Conto nel campo Codice Rapporto, posto in basso a destra della videata. Inoltre, è prevista la possibilità di generare piú volte un file PDF, generato in precedenza, mediante attivazione del check-box Rigenera.

L'utilizzo di una stampante che genera un file sul server permette d'inviare direttamente una e-mail al Cliente, allegando ad essa il file generato in questa fase. Per avvalersi di questa funzionalità, è necessario che:

• sia codificato un Interlocutore della Ditta, con Codice Ruolo «1701 - Direttore commerciale», sul quale specificare l'indirizzo e-mail del mittente
• sia indicato, sul Metodo di Distribuzione del Cliente, l'indirizzo e-mail del destinatario; oppure, anzichè indicarlo sul Metodo di Distribuzione, è possibile codificare un Interlocutore del Cliente con Codice Ruolo «1701 - Direttore commerciale», sul quale indicare l'indirizzo e-mail del destinatario